基于ＩＴ環境下風險管理導向型企業業務流程的特征

【摘要】 在企業戰略發展及組織設計中，企業業務流程的設計是企業管理的關鍵問題。然而，隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，基于IT環境下的業務流程的設計已經成為理論界和企業界關注的焦點。基于這個考慮，本文從IT技術與業務集成的角度，分析了在IT環境下企業業務流程的四個特征：不是標準化的業務流程；不是最長的業務流程；至少是包含風險控制點的業務流程；是融合先進管理思想的典型的業務流程。

【關鍵詞】 業務流程；風險控制點；先進管理思想

在企業戰略發展及組織設計中，企業業務流程的設計是企業管理的關鍵問題，然而，隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，基于IT環境下的業務流程的設計已經成為理論界和企業界關注的焦點。如，由于單獨考慮業務流程或信息技術，從而導致企業信息化或企業內部控制制度的失敗。基于這個考慮，本文從IT技術與業務集成的角度，分析出基于IT環境下企業業務流程的四個特征：不是標準化的業務流程；不是最長的業務流程；至少是包含風險控制點的業務流程；是融合先進管理思想的典型的業務流程。

一、基于IT環境下的業務流程的凸現：IT技術與傳統業務流程的集成的必然

（一）內部控制發展的必要

自20世紀90年代以來，隨著信息技術的飛速發展和知識經濟時代的到來，人們獲取信息的渠道和手段日益便捷和多樣化，影響人們決策的因素越來越難以確定，其行為的可預測性也越來越低。在如此快速巨變的環境中，企業要生存與發展，必須根據不斷變化的環境及時對自身的管理架構與制度加以調整。而傳統的管理體制最大的特征就是制度化與理性化，對任何問題都要按照現行的制度及組織規程處理，并設立專門機構加以解決，忽視了自身管理制度與組織結構與外界動態環境的對接與契合。因此，當企業的內部分工日益趨于細密化，必將導致業務流程愈發復雜，最終人們的行為將被制度條文規則嚴格地限定于內部控制規范的既有框架之內，使組織及個體喪失了靈活、主動地解決問題的能力。于是，一種新的管理理論和帶來管理革命的業務流程再造(BPR)理論應運而生。BPR的理論核心就在于梳理和整合企業已被傳統的“金字塔”型組織架構分割得支離破碎的業務流程。

隨著信息技術的進一步發展，內部控制也在發展。在新的環境下，內部控制要想取得效果，要想讓企業在IT的環境中立于不敗之地，企業必須要把業務流程放入基于IT的環境中來考慮，只有當我們基于IT的環境下來考慮它的時候，業務流程才會表現出柔性，才能讓我們更好的適應環境的變化來發展企業。內部控制的最終目的是為了控制好企業的各個流程，讓每個流程發揮最大的作用，而基于IT環境下的柔性的業務流程正是內部控制在尋找的最有效的方法。在IT環境下要想讓內部控制起到其應有的作用，必然要求在內部控制中把IT技術和業務流程一體化。這也是基于IT環境下業務流程凸現的一個主要的原因。

（二）企業信息化過程中需要解決的問題

對一個企業來講，信息化是提高企業市場適應能力和國際競爭力的戰略選擇，是引領和改造傳統企業實現跨越式發展的強大推動力，是21世紀企業取得生存權的法寶。但是中國的企業在信息化的過程中出現了各種各樣的問題，使得我們不得不為了解決這些問題而來進一步思考對策。企業信息化，有很多人以為就是在現行的業務流程中增設一套并行的業務流程，然而事實并非如此。企業信息化要求我們按照現代企業制度的要求，適應市場競爭的外部環境，對工作的業務流程進行改革和優化，以此來提高企業的信息化效率。企業信息化也決不是簡單地采用先進的信息技術，重要的是建立起與之相適應的組織結構模式。國內外管理學界近年來提出的“企業再造”，就是徹底地改造傳統的企業組織，以適應信息技術的發展對企業提出的要求。

然而，隨著IT技術的普及，以往基于傳統企業來研究業務流程的東西漸漸不能適用于基于IT環境的企業的發展，因為基于傳統企業的模式下，容易造成業務流程和信息化脫節，造成企業信息化變革的失敗，不能解決在IT環境下出現的問題。為了彌補這一缺憾，本文試圖給出基于IT環境下的業務流程的四個特征，給業務流程理論注入信息化的溪流。

二、基于IT環境下企業業務流程的特征

在信息化的條件下企業要發展就要運用先進的管理思想，包含了先進的管理思想的業務流程也是企業在發展過程中必不可少的。正是由于IT環境下的業務流程對企業的發展有重大的作用，筆者在這里主要分析基于IT環境下的業務流程的四個特征。

（一）基于IT環境下的業務流程不是一個標準化的流程

所謂的流程，即指工作之間傳遞和轉移的關系，它分為業務流程和管理流程。業務流程就是“工作的流動”（work flow），即業務與業務之間的傳遞或轉移的動態過程，它是面向用戶和市場的日常經營生產的流程，體現市場導向，以客戶為中心的流程，例如客戶獲取與管理的流程、新產品開發及推廣的流程。管理流程就是“管理工作的流動”，管理流程是管理工作之間的傳遞或轉移的動態過程，它支持業務流程，面向內部管理，體現效益中心，從廣義上講，企業業務流程包含管理流程。本文所提到的業務流程是廣義上的業務流程體系，它包含狹義的業務流程及與之配套的管理流程。

標準化流程的主要特點是流程的標準化，它具體到每一步如何執行，沒有改動的余地。然形成標準化后，往往流于一種官僚架構，不能優化管理，造成一些不必要的人力物力的浪費。標準化業務流程的執行就是按照事先制定好的流程來運作，極大的方便了企業管理，所以它在一定的時期內起到過很大的作用。但由于它在具體實施過程中的僵化越來越適應不了信息化條件下管理的需要。基于IT環境下的業務流程正是為了改變傳統的標準化流程的弊端而產生的，在IT環境下的業務流程不是一個標準化的流程，它是為企業服務的，只是一種工具，一種管理方法。而過去的標準化的業務流程好象是一個主體，人員好象是為這個體系服務，從而使標準化流程變成了一個阻礙企業發展的桎梏。

（二）基于IT環境下的業務流程不是最長的流程

現在很多國內的研究認為，企業的業務流程應該是標準化的，應該是包含了所有控制步驟的流程，這個流程應該是全能的，能解決企業出現的一切問題，其實這是一種錯誤的流程觀。 試想一下，讓一個流程來解決所有的問題會有什么后果？這樣的做法好比“削足適履”，即沒有把可能出現的問題考慮在內，當新的問題出現時，再從已有的流程中找解決的辦法。這種方法從理論上來說也許是可能的，因為理論畢竟是完美的，想找到一個能解決一切的方案。然而事實上卻是不可能的，我們可以想象，用一種方案去解決所有的問題會出現什么情況？會計實務中會碰到各種各樣的問題，具體問題具體對待才應該是我們處理問題的原則，所以在現實中是不存在一個最長的業務流程的。在IT環境下我們對待流程的觀點應該是沒有最長的業務流程，只有能解決問題的流程。

基于IT環境下的流程管理強調打破原有的職能界限和任務劃分，盡可能將跨越不同職能部門，由不同專業人員完成的工作環節集成起來，合并成單一任務。這也就相對要求流程的多樣化，要求流程的簡潔，要求在IT環境中要推行和信息化相適應的企業組織架構，消除傳統的組織結構中的冗余部門，快捷、精確地完成企業的任務。

（三）基于IT環境下的業務流程至少是包含了風險控制點的業務流程

任何一個流程都是包含了控制點的一個流程，因為流程告訴我們一些關鍵的控制點，讓我們更好地控制企業的運作。但傳統的流程沒有考慮到風險控制點的問題，這往往導致在實際操作中出現了各種風險，不利于企業的生產運作。然而基于IT環境下的業務流程是一種智能化的業務流程，它能識別企業中的風險，當業務流程操作時能很好的控制可能出現的風險，從而防止那些可能出現的風險，使企業避免一些無謂的損失。一個企業只所以會出現風險管理是因為其內部控制出現了一定的問題，根據COSO委員會的《內部審計——一體化框架》研究報告，它是從對風險評估的討論入手的，它指出，每一個組織都是面臨來自外部和內部的必須進行評估的各種風險，風險評估的前提是目標的建立，該目標與組織的不同層次相聯系，并在組織內部協調一致。然而一個企業如果不了解什么處于危險之中，那么對風險的確定是不可能的，一旦風險被識別，唯一合理的步驟是創建控制風險的工具，也就是建立包含風險控制點的業務流程。

（四）基于IT環境下的業務流程是融合先進管理思想的典型的業務流程

所謂的先進的管理思想是指包含了先進的管理理念，像ERP，BPR，JIT，全面質量管理等都是屬于先進的管理思想。用這種理念能為企業帶來利益的各種管理方法的集成。只有當每個員工認識到先進管理思想的重要性，先進的管理思想才能發揮出最大的作用。只有當員工認識到流程管理對企業的重要性，只有當流程和先進的管理思想融合了，才能發揮出最大的作用。

業務流程只有融合了先進的管理思想才能有更多的柔性，然而，許多人把業務流程融入先進管理思想混淆于依賴于先進的管理思想，造成具體實施企業再造或上馬ERP項目的失敗。融入先進管理思想的業務流程是以理念來指導業務流程，依賴于先進管理思想只是把現有的流程予以信息化，這樣容易造成“信息化黑洞”。

有的企業應用的管理思想可能很先進，但流程仍然是基于落后的管理思想而來的，這樣容易造成一種不倫不類的感覺，而且流程也很難發揮應用的功能，造成“換瓶不換酒”的局面，實際上企業沒有得到根本的進步。所以，我們在具體進行企業的流程管理時，不應該忽視其是否融合了先進的管理思想，只有這樣才能讓企業在流程管理上更上一層樓。

三、結論和啟示

基于IT環境下的企業業務流程有以上四個特點，我們在進行流程管理時應予以關注。基于IT環境下的業務流程不是標準化的，說明它是具有先進的管理思想的流程，能為企業管理服務具有更大的柔性；不是最長的業務流程，說明它應該融合了先進的管理思想，一切以企業為主，忽視流程本身的存在，而以整體的利益為落腳點，以給企業帶來增值為最終目標；具有風險控制點能為未來發生的各種風險融合先進的管理思想的理念。總之，一個基于IT環境下的業務流程應該融合先進的管理思想。只有融合了先進的管理思想，業務流程才會是企業的價值源泉，這也是讓企業進行信息化建設、實施ERP的堅強支柱。

然而，目前國內很多企業沒有意識到這個特點，開展ERP時往往中途夭折，不能不令我們惋惜。流程對于企業的ERP而言，猶如大廈的基石，只有當企業具備了豐富的流程知識，對IT環境下的流程特點有了清醒的認識，才能在上馬ERP時得心應手，在進行流程重組時找到一個標準，并在重組后得到一個適合現代管理思想的流程！●

【參考文獻】

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