如何做好辦公室的綜合管理工作分析

劉鴻飛

摘 要：伴隨企業(yè)的發(fā)展，辦公室也成了企業(yè)管理中的綜合管理部門，在企業(yè)內(nèi)部的行政管理體系當(dāng)中具有比較重要的效用，是企業(yè)整體行政業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)的主要構(gòu)成部分，其在行政管理過程中發(fā)揮著多元化功能。本文章首先對辦公室綜合管理工作中存在的問題進(jìn)行了深入的分析和研究，之后在此基礎(chǔ)上提出了提升辦公室綜合管理工作成效的方法。望可以為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室;綜合管理工作;問題;方法

企業(yè)辦公室部門的工作不但可以為企業(yè)內(nèi)部提供服務(wù)，同時也需為企業(yè)樹立對外的優(yōu)良形象。確切的說，辦公室部門是企業(yè)各個部門間及企業(yè)同外界環(huán)境進(jìn)行交流的橋梁。在企業(yè)經(jīng)營過程中，綜合辦公室部門具有承上啟下的功能，對企業(yè)整體運(yùn)營成效及穩(wěn)固性來說，具有非常大的促進(jìn)性作用。

1.辦公室的綜合管理工作存在的不足

1.1管理理念滯后

現(xiàn)時期情況下，一些企業(yè)仍把綜合辦公室部門的工作視為簡單性的內(nèi)勤機(jī)構(gòu)，對于其與各部門間的協(xié)調(diào)性、與外界環(huán)境的溝通、及得到對發(fā)展有價值信息等的重要性沒有充分的認(rèn)清。辦公室綜合管理思想的滯后，會對企業(yè)管理模式的創(chuàng)新與員工工作積極性的提升形成不同程度的阻礙性。企業(yè)綜合辦公室部門僅被動性的執(zhí)行上級部門部置的工作任務(wù)，并沒有確定性的管理規(guī)劃，由此使辦公室綜合管理效率非常低。同時企業(yè)相應(yīng)的制度規(guī)范也未隨企業(yè)和時代的發(fā)展而進(jìn)行創(chuàng)新，這樣不但與時代發(fā)展脫節(jié)，同時也會使企業(yè)內(nèi)部管理程序變得非常復(fù)雜，并且還會對企業(yè)利益與對外形象產(chǎn)生不利影響[1]。

1.2責(zé)任落實不清晰

第一，辦公室管理目標(biāo)并不確定。企業(yè)辦公室綜合管理并不僅僅只以實現(xiàn)工作排班、檔案管理和文件收發(fā)打印等工作為主，同時還負(fù)責(zé)為企業(yè)搜集有價值性的信息，并同時還可輔助企業(yè)做出正確決策。辦公室綜合管理的目標(biāo)如果不能確定，很可能會造成企業(yè)內(nèi)各類制度與管理的雜亂。第二，企業(yè)辦公室綜管理工作服務(wù)對象的不確定。很多企業(yè)的辦公室管理只把領(lǐng)導(dǎo)層當(dāng)作服務(wù)重點(diǎn)，卻對企業(yè)基層員工與客戶的需求忽略不記，如此便會造成企業(yè)辦公室管理工作與現(xiàn)實情況嚴(yán)重不符，同時企業(yè)形象也會受到不同程度的損壞。除此之外，還有一部分企業(yè)內(nèi)的辦公室把自身工作定義成指揮部門，僅單方的發(fā)號施令和設(shè)置決策，對于自身服務(wù)性質(zhì)并未清晰的明確。

1.3人員工作積極性不高

很多企業(yè)內(nèi)的辦公室綜合管理人員只做自己工作范圍內(nèi)的事情，或是上級領(lǐng)導(dǎo)督促一下便工作一下，在面對基層人員或是來訪的客戶人員采用敷衍的態(tài)度來進(jìn)行工作。辦公室部門與別的職能部門間缺少基礎(chǔ)性的溝通和交流，所以根本談不上協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各個部門做出規(guī)劃。企業(yè)內(nèi)辦公室綜合管理的工作人員對待工作的消極性，會對企業(yè)團(tuán)結(jié)協(xié)作與企業(yè)運(yùn)營成效產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響[2]。

1.4工作目標(biāo)和服務(wù)對象不明確

首先，辦公室部門的整體工作缺少具體的規(guī)劃和目標(biāo)，對于辦公室的工作具體應(yīng)做到什么效果及發(fā)展方向都并不清晰;其次，辦公室的工作人員對于本身的崗位并沒有明確的定位，對工作缺少應(yīng)有的規(guī)劃。并不能主動的進(jìn)行工作，和設(shè)計以后的工作事項。最后，辦公室的工作人員其服務(wù)對象并不只單單是企業(yè)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)層。大多數(shù)工作人員都始終認(rèn)為做好領(lǐng)導(dǎo)交待的事情便可以，對于其它的事情并不關(guān)心，對于基層人員的需求與社會對于本企業(yè)的需求都不關(guān)注。

2.提升辦公室綜合管理工作效果的方法

2.1對辦公室工作做好計劃

企業(yè)辦公室的工作非常復(fù)雜并且沒有規(guī)律可以遵循，不但要有效的做好企業(yè)外的宣傳工作及協(xié)調(diào)工作，構(gòu)建和保證企業(yè)的良好形象，同時還需做好企業(yè)內(nèi)的工作，確保企業(yè)內(nèi)各部門能夠協(xié)調(diào)運(yùn)行。在工作中，有些工作一定要做出及時性的處理，在處理過程中如想保證工作處理的有序性，便需要辦公室的工作人員合理的安排工作，周密的設(shè)置計劃，全方位的考慮，提前準(zhǔn)備，對于工作的緩急程度進(jìn)行合理區(qū)分，堅持結(jié)合計劃來開展具體工作。當(dāng)有突發(fā)性事件或是非常緊急性的事件發(fā)生時，才可以確保處理的有序性。保證問題能夠獲得快速的解決，保證辦公室綜合管理工作的有序性和有效性，由此為企業(yè)提供高效并且高質(zhì)的服務(wù)。

2.2以認(rèn)真負(fù)責(zé)的壓度對待工作

辦公室的工作人員其在實施工作的過程中，需始終保持認(rèn)真負(fù)責(zé)、實事求是的態(tài)度來開展工作。因為辦公室的工作非常繁瑣并且枯燥，所以便需要工作人員可以強(qiáng)化事業(yè)心、責(zé)任心，最大程度的有效完成工作。重視工作成效，對于文字性的工作需認(rèn)真對待，將企業(yè)相關(guān)會議精神、文件內(nèi)容或是指示進(jìn)行及時有效的傳達(dá)到個人，保證辦公室綜合管理工作能夠正常有序的實施。當(dāng)面對大量并且較重的工作時，需保證冷靜的思考，不可急躁，同事間需相互幫助共同完成工作，保證問題都能得到有效合理解決[3]。

2.3辦公室工作需遵從原則性

企業(yè)辦公室的工作人員，在處理平常工作的時候，需結(jié)合本企業(yè)的具體情況，在大原則及大方向的前提下，高效的執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)人員的管理思想，不管是人事管理、辦公用品的配置和添加、及制度的考核，或是員工的協(xié)作，辦公室的工作人員均需結(jié)合相關(guān)規(guī)定與方向來對其進(jìn)行判定和分析，一定不可以搞特殊化，采取公平公正的態(tài)度來對企業(yè)負(fù)責(zé)。如此辦公室部門需先依據(jù)企業(yè)的具體管理狀況，來設(shè)計和健全各項制度，將大原則有效的落實到各個制度規(guī)定當(dāng)中，保證任何事情的處理都能夠有章可循;其次在制度的實施與和管理流程當(dāng)中需實施周密性的調(diào)查和研究，對于相應(yīng)流程需實施合理性的引導(dǎo)和示范，保證可以不斷的實現(xiàn)規(guī)范化;最后，強(qiáng)化企業(yè)的制度性管理，在實施員工考核的過程中，需做到公平公正，不可以走后門搞特殊，好的制度同時也需公正執(zhí)行才可以獲得較高的效果[4]。

2.4強(qiáng)化協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力是指辦公室綜合管理能力的一方面，辦公室綜合協(xié)調(diào)能力的提升對于企業(yè)全面發(fā)展來說具有非常重要的作用。如想做好協(xié)調(diào)工作，首先便需對相關(guān)會議精神、重要文件、指示精神及時的貫徹和落實到企業(yè)的每個員工身上，保證企業(yè)內(nèi)的所有部門可以統(tǒng)一協(xié)作，有效保證領(lǐng)導(dǎo)層的工作可以有效落實和貫徹;其次，辦公室的工作人員需選擇適合的方法解決企業(yè)內(nèi)的各種沖突，當(dāng)企業(yè)內(nèi)利益出現(xiàn)矛盾時，需給予及時性的解決或是協(xié)調(diào)。

2.5對事務(wù)的處理需靈活且周到

雖然辦公室綜合管理工作需確保相應(yīng)的原則性與方向性，然而并不是所有事情都需向上級匯報。在對一些普通性事宜處理的時候，需堅持靈活性與實效性。在為企業(yè)做相應(yīng)的規(guī)劃和參謀的時候，方法要精，需要保證質(zhì)量和效果，不但要對管理層的精神有效落實，還需依據(jù)企業(yè)本身的具體情況來提出相應(yīng)的對策和方法，總之在處理問題的時候一定要靈活，如此才可以最大程度的提升自身的工作成效。

3.結(jié)語

總體來說，如果辦公室綜合管理的工作人員想提升自身的工作能力和工作效率，便需不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)，構(gòu)建和健全相應(yīng)的工作機(jī)制。現(xiàn)時期企業(yè)正面臨發(fā)展轉(zhuǎn)型期，為此企業(yè)內(nèi)的辦公室部門必須要清楚新時代下企業(yè)發(fā)展的具體方向和目標(biāo)，輔助企業(yè)順利的渡過這一關(guān)鍵時期。在平時工作當(dāng)中，企業(yè)內(nèi)辦公室綜合管理工作人員需不斷的提升自身素養(yǎng)，強(qiáng)化工作業(yè)務(wù)能力，確保能以高效有序、積極的態(tài)度進(jìn)行工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉恩齡.做好綜合辦公室管理工作思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016（34）：160-161.

[2]彭姣.試論如何做好企業(yè)辦公室行政管理工作[J].經(jīng)營管理者，2017（08）：143.

[3]張彬.如何提高綜合辦公室的工作效率[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（26）.

[4]任浩明.新形勢下如何做好辦公室管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016（12）.