淺談企業辦公自動化

摘要：互聯網的出現與迅速發展，信息技術步伐的加快，使得企業面臨著眾多的挑戰與競爭，在競爭過程中，對于一個集團企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。隨著中國加入WTO，各行各業都在努力提高自身的競爭力，電信的重組、企業信息化管理進程的加快都在說明一個趨勢：傳統以紅頭文件為主的、強調公文處理的辦公自動化將從主導地位逐漸減弱，以強調信息服務、知識管理為主的企業信息服務系統將逐漸代替原有的辦公自動化。商場如戰場，新一代的戰爭是信息化戰爭，如何通過互聯網這一利器，使企業信息化建設完善起來? 這就需要一種高效，穩定的辦公自動化系統！該系統應具有：公文流轉、文檔管理、財務數據統計與分析、信息發布、人力資源管理、郵件等功能為一身的辦公自動化系統。

關鍵詞：計算機；企業辦公；自動化

中圖分類號：F270文獻標識碼：A文章編號： 1009-3044(2009)04-1016-02

Enterprise Office Automation

YAN Shao-wen

(Anhui Huaibei Mining Group Company in Luling Coal Mine Bureau of computer communications， Huaibei 234113，China)

Abstract:The emergence of the Internet and the rapid development of information technology to speed up the pace， making enterprises face many challenges and competition， in the course of competition， a group enterprises， to grasp the extent of information， access to information is timely， information can be fully The use of sensitive information in response to whether or not accurate， but also increasingly becoming a measure of the market competitiveness of enterprises an important factor. With China's accession to the WTO， businesses are making efforts to improve their own competitiveness， the reorganization of the telecommunications， enterprise information management are in the process of accelerating a trend that: Hongtouwenjian mainly to the traditional， official documents dealing with the stress of office automation will From a dominant position gradually weakened， to emphasize information services， knowledge-based enterprise management information system will gradually replace the existing office automation. Shopping malls such as the battlefield， the war is a new generation of information warfare， and how this tool via the Internet to enable enterprises to improve the information construction ?This requires an efficient and stable office automation system! The system should have: Documents， document management， financial data and statistical analysis， information dissemination， human resources management， e-mail， and other functions as an office automation system.

Key words:Computer;enterprise office;automation

1 引言

隨著信息網絡技術的應用，目前許多政府部門、企事業單位已建立局域網絡，并直接與internet相連接。為了充分發揮網絡的作用，提高辦公處理效率，建設辦公自動化管理系統已經是迫切需要。只要有上網條件就可以利用網上辦公系統，及時有效地對各種文件、報告進行處理，同時也將徹底擺脫桌面上沉沉繁雜的紙張文件，使得繁重的工作變得輕松自如，極大地提高工作效率。

2 簡介

現代企業在Internet應用方面的發展，大部份企業已陸續建立了自己的局域網、Web服務器和網站，例如我們淮北礦業集團也有自己的門戶網站（www.hbcoal.com）和內部網站（www.hbky.com），有的還實現了一些簡單的網上業務。總體來說，不少企業站點在規劃建設、管理維護以及安全性方面上有了較高的水平，各級部門建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發，安全性保證和后臺應用系統的辦公自動化（如淮北礦業集團公司的協同辦公軟件），支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。

以淮北礦業集團公司的協同辦公軟件為例，它集成了日程安排、名片管理、聯系人管理、文檔管理、即時通訊、手機短信、電子郵件、公告板、論壇、視頻會議、投票箱等功能，面向分布環境，支持靜態組織結構和動態協作區，支持群組之間的高效率的作業協同，為用戶提供了高效的網絡協同工作環境。本系統就是要整合現有的信息資源，更快、更好的加強人與人之間的交流、協作，共享現有的資源。同時對人與人之間的交流、協作進行管理，最大限度地為人們提供信息資源為我所用的目的。本系統可在整個企業集團及其各部門內部，以及企業與企業之間、部門與部門之間，實現安全、高效、方便的信息交換與流程控制，從而全面提升企業的敏捷性，使應變更靈敏、決策更準確、管理更高效。

3 功能

企業的辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與發布、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。也就是說，現代企業需要的是一個具有支持管理創新特征的辦公自動化系統。本人基于多年從事網絡技術管理的工作經驗，從以下幾個方面淺談這一系統應具有的功能。

集成應用系統：是方便用戶對多個應用系統進行一次性登陸的作用，添加其他應用軟件的配置信息，實現軟件的一站式登錄，幫助用戶管理登錄多個軟件。

本人信息維護：對管理員的用戶管理操作功能的延續，它只能是用于對自己的信息進行管理。用戶還可以在此設置許多個性化信息，如可以設置個人圖像、是否公開、公開用戶、是否隱身、修改個人口令。

個人事務助理管理：方便用戶處理待辦事項的一個輔助工具，顯示用戶當前工作聯系信息、工作聯系及留言提示、待處理業務以及系統信息公告。所以信息自動及時更新，輔助用戶及時完成各項工作。

文檔管理：用來管理個人文檔資料。在日常工作中，整理和保存大量文檔是一件繁瑣的事情。本產品提供快捷簡單的管理工具，幫助您提高文檔管理的效率和質量。它類似一個個人的記事本，但比記事本的功能強

名片管理：管理個人用戶的名片信息，以及對其他用戶共享本人的名片，達到信息的共享。

聯系人管理：包括查看聯系人信息、添加聯系人分組、增加聯系人、刪除聯系人等管理和用戶本人聯系的用戶信息，并且可以在聯系人管理中于自己的聯系人發送及時消息、留言信息、工作聯系等。

我的協作區管理：是本系統的核心系統，它是體現本系統主要功能的地方。協作區人員可以創建共享數據（包括：日程任務、論壇、投票箱、電子白板、視頻會議、共享名片、共享文件所產生的共享數據），讓協作區人員都能查看。協作區人員還可以通過聊天室來發表個人意見；也可以使用管理員設置的共享工具（日程任務、電子白板、論壇、投票箱、共享文件、共享名片、視頻會議、即時通迅、電子郵件、手機短信等）。對于共享的數據共享者本人和協作區管理員均可維護。

工作聯系：用于非流程性的文本交換，如工作交流、工作安排、文檔稿件、報表。

日程管理：是類似于備忘錄形式，用戶通過此日程管理系統把自己要做的事情事先記錄下來，讓系統在適當的時候進行提醒。日程管理的內容分為任務和提醒兩類；任務是不僅要提醒，而且更關心事情的結果；提醒只是為了提示自己即將要干的事情，對事情的結果并不關心。對事情的重要程度能直觀的顯示出來，對日程的查看要有多種方式如：日方式、周方式、月方式等；提示方式和提示時間也能設置。

即時通訊管理：即時通迅管理系統是對類似QQ的一種交流工具，它包括聊天、語音視頻、和文件傳輸等功能。對聊天的選擇人一定要是系統用戶，被接收人可以是在線，也可以是不在線；但在傳文件和語音視頻時一定要是在線的用戶。文件傳輸能支持斷點續傳功能。

電子郵件管理：一個郵件客戶端管理軟件，簡單地說它具有的功能類似于Windows下的outlook；此客戶端郵件管理軟件與其它郵件服務器相連接，方便用戶在使用協同系統時可以管理自己的郵件信息。

手機短信管理：提供一個利用現有網絡平臺發送手機短信的一個軟件工具，這個軟件是可以建立在開元公司自己的手機短信平臺的基礎上，也可以建立在手機短信服務商的基礎上。

論壇管理：用于人們通過計算機網絡，對某一議題自由的發表見解。

投票箱管理：協作工具的一中，用戶在協作區內既可以發起投票，也可以參與別人發起的投票，還可以查詢每次投票活動的結果。

視頻會議管理：適用于小型會議交流，人數在9個人以下最佳，可支持到十幾個人。對于大型會議建議采用專業視頻會議系統。

信息匯編管理：是關于本人及其他人的信息的一個匯總，它包括查看內容（本人或其他人的詳細信息）、備注（本人的相關文檔記錄或本人與當前個人名片相關文檔記錄信息）、活動（本人的或與其他人相關的日程安排信息）、通迅記錄（本人或與其他人相關的往來電子郵件、即時通訊信息、短消息等通訊記錄）。它實際是與名片、聯系人、用戶表相關聯一起使用的工具

4 結束語

上述關于支持管理創新特征的系統，是具有知識管理能力的辦公自動化系統一定是一個基于Internet的系統，正是因為只有在Internet上才具有支持我們所說的創新特征的充分能力：靈活應變、開放交互和知識中心性。淮北礦業集團公司的協同辦公軟件在具體使用過程中取得了良好的效果，全面提升企業的工作效率。

參考文獻：

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閆紹文（1980-），男，安徽淮南人，大學本科，計算機科學與應用，助理工程師，從事計算機網絡與軟件、分布式監測監控系統。