快速校驗Ｅｘｃｅｌ數(shù)據(jù)的兩種方法

摘要:在日常工作中，我們經(jīng)常要使用Excel錄入大量的數(shù)據(jù)，如客戶信息、學(xué)生成績等。由于信息量大，在錄入過程中，我們不可避免的會出現(xiàn)一些錯誤。如何快速、有效的檢查、校驗錄入的信息是值得研究的。這里文章介紹兩種輕松、高效的數(shù)據(jù)校驗方法——公式審核法和語音校驗法。

關(guān)鍵詞:校驗;公式;語音

中圖分類號:TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)15-4069-01

Two Ways of Checking Excel Data

WANG Yang

(Bengbu Naval Petty Officer Academy， Bengbu 233012， China)

Abstract: In daily works， we often want to use Excel to do a lot of data entry， such as customer information， the grade of students. because Informative， in the entry process， we will inevitably be some errors. How fast and effective inspection， checking the information input is worth studying. This article describes two easy and efficient data validation methods - formula for checking a parity and voice.

Key word: parity; formula; voice

1 引言

在我們平時錄入數(shù)據(jù)時。要求錄入的數(shù)據(jù)要符合一定的條件。超出條件會出現(xiàn)不符合邏輯性的信息，更會造成難以想象都后果。如工資金額，學(xué)生成績單中的數(shù)據(jù)等。但是在錄入的過程中，由于錯誤的按鍵或重復(fù)按鍵等一系列都原因，我們很可能會錄入低于或超出指定范圍的數(shù)據(jù)。那么，對于這些有問題的數(shù)據(jù)信息，我們?nèi)绾伟阉鼈冋页鰜砟?首先來看第一種方法——公式審核法。

2 公式審核法校驗數(shù)據(jù)

2.1 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

這里，我們打開一張學(xué)生成績單，選取參與校驗的數(shù)據(jù)區(qū)域，注意對于第一行的標(biāo)題行則不需要選取。然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單選擇“有效性”菜單，在該對話框中的設(shè)置選項卡中，設(shè)置有效性條件。由于成績有小數(shù)值，所以在“允許”欄中選擇“小數(shù)”，數(shù)據(jù)“介于最小值0到最大值100之間。點擊確定。如圖1。

2.2 進(jìn)行公式審核

完成好數(shù)據(jù)有效性都設(shè)定后，執(zhí)行“視圖”菜單，選擇“工具欄”中的“公式審核”。點擊如圖2所示“圈釋無效數(shù)據(jù)“按鈕，這樣數(shù)據(jù)表中所有不符合數(shù)據(jù)有效性的數(shù)據(jù)就會被紅圈圈出。

此時，將無效的數(shù)據(jù)進(jìn)行改正。改正后數(shù)據(jù)上都紅圈就會自動消失來。使用這種方法就可以方便都進(jìn)行大數(shù)據(jù)量的有效性校驗了。其較之使用篩選等方法要快捷直觀都多。

3 語音法校驗數(shù)據(jù)

校驗數(shù)據(jù)不僅可以“看”數(shù)據(jù)，還可以“聽”數(shù)據(jù)。使用Excel的“文本到語音”功能，將Excel工作表中的數(shù)據(jù)讀出來給我們聽，這樣就可讓耳朵和眼睛并行工作，以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的校驗。

首先選定需要校驗的數(shù)據(jù)。然后點擊“工具”菜單選擇“語音”命令中的“顯示文本到語言”工具欄。如圖4所示。

這時，在該工具欄上前兩個按鈕是“開始朗讀”和“停止朗讀”。后面分別是“按行”、“按列”進(jìn)行朗讀都方式，最后是“按回車鍵開始朗讀”。此時，我們可以根據(jù)自己的需要，單擊工具欄上的“按行”或“按列”按鈕來設(shè)定朗讀順序。接著，選擇好原始數(shù)據(jù)，再單擊“朗讀單元格”按鈕即可開始數(shù)據(jù)校驗。

但是此時只能朗讀數(shù)字及英文單詞，若要朗讀中文必須要進(jìn)入“控制面板”進(jìn)行“語音”功能都設(shè)置。將默認(rèn)的“Microsoft Sam”更改為“Microsoft Simplified Chinese”，這樣就可以朗讀中文了。

用戶若要錄入時就進(jìn)行語音校驗可以單擊“文本到語音”工具欄的最后一個按鈕“按回車鍵開始朗讀”，此時，當(dāng)我們在單元格輸入數(shù)據(jù)并回車后，就可以立即讀出數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

在日常生活中，我們可以使用Excel中的許多功能方便我們的工作。使用此兩種方法在以后檢查數(shù)據(jù)中，就可以快速的查出錯誤的數(shù)據(jù)了。

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