淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在各類(lèi)信息管理中的相關(guān)應(yīng)用

摘要:該文通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理、降低物流成本、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理及提高商業(yè)效率的分析，使讀者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀和發(fā)展有了一些大概的了解和掌握。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù);信息;管理

中圖分類(lèi)號(hào):TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-3044(2009)15-4030-02

Computer Technology in All Types of Information Management Applications

CHEN Shui-yang

(Chinese Communist Party Training School in Xiangtan，Xiangtan 411100，China)

Abstract: Based on computer technology in records management， reduce logistics costs， project management， financial management and analysis to improve business efficiency， so that readers on the status of the application of computer technology and development has some understanding and knowledge of the approximate.

Key words: computer technology; information; management

1 引言

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在各項(xiàng)信息管理中的作用正逐步被人們所認(rèn)識(shí)。實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)采集和網(wǎng)狀的信息傳遞結(jié)構(gòu)，徹底改變了數(shù)據(jù)的生成方式和以往的線性傳遞模式，從而大大提高了各單位和企業(yè)管理信息的效能。信息使用效率的提高，則可以大大縮短決策時(shí)間，加快企業(yè)對(duì)于環(huán)境變化的反應(yīng)速度。因此未來(lái)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力將不取決于企業(yè)的規(guī)模，而取決于企業(yè)的數(shù)據(jù)傳遞速度和信息的整合能力。

2 在檔案信息管理中的應(yīng)用

檔案信息作為一種重要的信息資源在社會(huì)的信息系統(tǒng)中占有特殊的地位和作用。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實(shí)施的重要工作，已經(jīng)成為人們的共識(shí)并顯示出非常顯著的成績(jī)。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)，這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門(mén)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。其主要功能有:

1)信息檢索網(wǎng)絡(luò)化

運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到檔案資源共享。

2 檔案信息數(shù)字化

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化后，通過(guò)軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行加工合成出信息產(chǎn)品與紙制檔案相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。檔案數(shù)字化存儲(chǔ)不僅可以提高檔案的利用率，降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失，并可超越時(shí)間、空間等因素，滿足用戶的需要。

3)檔案管理自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)是信息化先進(jìn)技術(shù)手段的核心，因?yàn)樗哂懈咝У男畔⑻幚砟芰Γ芤詷O快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進(jìn)行邏輯推理和判斷，由計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、提取、分析、加工后，可大大提高檔案資源管理的效率，大大提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用的效率。

3 在物流業(yè)的應(yīng)用

現(xiàn)代物流是以計(jì)算機(jī)信息管理和通信技術(shù)為核心的產(chǎn)業(yè)，但目前的企業(yè)物流尚處于傳統(tǒng)的傳遞、送貨階段。因此，第三方物流企業(yè)要有嚴(yán)格的、科學(xué)的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理信息化、信息處理電子化的能力，充分利用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理信息，降低成本以提高自身競(jìng)爭(zhēng)力。

1)高效率的配送降低物流成本

運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)合理安排配車(chē)計(jì)劃，選擇最佳的運(yùn)送手段和途徑，從而降低配送成本。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，進(jìn)行物流信息收集的數(shù)據(jù)庫(kù)化和代碼化、物流信息傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)時(shí)化、物流信息存儲(chǔ)的數(shù)字化等。因此，條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、電子定貨系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)交換等先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)將在我國(guó)的物流業(yè)中得到普遍的應(yīng)用，從而縮短物流時(shí)間，降低物流成本。如:計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供的正確、及時(shí)的采購(gòu)、銷(xiāo)售信息，提供適時(shí)、適量、適價(jià)的采購(gòu)、銷(xiāo)售信息，及時(shí)了解供應(yīng)商和銷(xiāo)售商的績(jī)效，幫助物流管理者制定科學(xué)的策略和行之有效的方案。

2) 進(jìn)行最優(yōu)控制，降低物流成本

在傳統(tǒng)的手工管理模式下，企業(yè)的成本控制受諸多因素的影響，往往不易也不可能實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的最優(yōu)控制。企業(yè)采用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)一方面可使各種物流作業(yè)或業(yè)務(wù)處理能準(zhǔn)確，迅速的進(jìn)行;另一方面通過(guò)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯總，進(jìn)行預(yù)測(cè)分析，可控制物流成本。例如，將全世界的電腦資源都利用起來(lái)，采取外包的形式將一臺(tái)電腦的所有零部件、元器件、芯片外包給世界各地的制造商去生產(chǎn)，然后通過(guò)全球的物流網(wǎng)絡(luò)將這些零部件、元器件和芯片發(fā)往同一個(gè)物流配送中心進(jìn)行組裝，再由該物流配送中心將組裝好的電腦迅速發(fā)給訂戶。

3)實(shí)行智能化管理

物流作業(yè)過(guò)程大量的運(yùn)籌和決策，如生產(chǎn)、庫(kù)存水平的確定，運(yùn)輸工具、路徑的選擇，自動(dòng)導(dǎo)向車(chē)的運(yùn)行軌跡和作業(yè)控制，自動(dòng)分揀機(jī)的運(yùn)行，物流配送中心經(jīng)營(yíng)管理的決策支持等問(wèn)題都需要借助于計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)才能解決。在物流自動(dòng)化的進(jìn)程中，物流智能化是不可回避的技術(shù)難題。任何一種物流設(shè)備都必須接受物流系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的管理控制，接受計(jì)算機(jī)發(fā)出的指令，完成其規(guī)定的動(dòng)作，反饋動(dòng)作執(zhí)行的情況或當(dāng)前所處的狀況。智能程度較高的物流設(shè)備具有一定的自主性，能更好地識(shí)別路徑和環(huán)境，本身帶有一定的數(shù)據(jù)處理功能。

4 在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

1)辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用

大型項(xiàng)目的文件信息和資料相當(dāng)多，項(xiàng)目部可以充分利用AutoCAD軟件進(jìn)行文字、圖像、語(yǔ)言等處理。施工組織設(shè)計(jì)、方案和各種日常項(xiàng)目文件均采用計(jì)算機(jī)編制、修改、排版和打印。項(xiàng)目部的每個(gè)管理人員都應(yīng)經(jīng)過(guò)辦公自動(dòng)化的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，使文件、資料和報(bào)表正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化，且修改簡(jiǎn)單，查找方便，管理便捷可靠。

2)工程項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)是對(duì)工程的進(jìn)度進(jìn)行安排和控制，以保證實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的科學(xué)計(jì)劃管理技術(shù)，它為現(xiàn)代管理提供了科學(xué)的方法。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)計(jì)算復(fù)雜、畫(huà)圖量大，因而利用工程項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行繪圖、計(jì)算、優(yōu)化、調(diào)整、控制、設(shè)計(jì)與分析等大為便利。在方案的編制和實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)該軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃的編制，同時(shí)以施工進(jìn)度計(jì)劃為依據(jù)，在考慮留有充分余地的基礎(chǔ)上優(yōu)化資源、支持關(guān)鍵工作、另行編制施工進(jìn)度控制計(jì)劃，降低成本、確保施工進(jìn)度按期進(jìn)行。

3)定額預(yù)算軟件的應(yīng)用

用定額預(yù)算軟件只需輸入定額號(hào)和工程量，軟件就能夠自動(dòng)檢索出子目的名稱(chēng)、單位、單價(jià)及人材機(jī)消耗量。計(jì)算機(jī)通過(guò)分析處理自動(dòng)得出下列內(nèi)容:①工程費(fèi)用表;②建筑工程造價(jià)書(shū);③主要材料分析表;④主要材料匯總表;⑤主要材料差價(jià)表;⑥人機(jī)材消耗表;⑦人工機(jī)械匯總表;⑧次要材料匯總表等。預(yù)算軟件的運(yùn)用，能使各項(xiàng)報(bào)價(jià)準(zhǔn)確、合理、快捷，為今后的工程結(jié)算、成本管理提供科學(xué)的依據(jù)。

5 改善財(cái)務(wù)管理

企業(yè)財(cái)務(wù)信息是各類(lèi)信息的交匯點(diǎn)，也是支撐經(jīng)營(yíng)決策的基礎(chǔ)，企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心，財(cái)務(wù)管理以資金管理為中心的理念，已成為目前企業(yè)界的共識(shí)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理軟件是先進(jìn)的管理思想、管理模式和管理方法的有效載體，也是實(shí)施資金集中管理和有效監(jiān)督控制的必然選擇。財(cái)務(wù)管理軟件的推廣使用，不單純是推廣軟件本身，更重要的是推廣一種科學(xué)、先進(jìn)的管理理念、管理方法和管理技術(shù)。應(yīng)用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理軟件、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)流程一體化，進(jìn)而逐步引進(jìn)、消化、開(kāi)發(fā)使用國(guó)際先進(jìn)的ERP系統(tǒng)軟件，是企業(yè)內(nèi)部信息化發(fā)展的基本方向。積極引進(jìn)開(kāi)發(fā)運(yùn)用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預(yù)算、結(jié)算、監(jiān)控等財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化、高效化。

6 結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)深化發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式面臨十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。千方百計(jì)調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)，積聚技術(shù)力量各類(lèi)信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用，適應(yīng)時(shí)代的要求，切切實(shí)實(shí)地提高各項(xiàng)工作的質(zhì)量。

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