利用財務(wù)軟件的輔助核算實現(xiàn)業(yè)務(wù)進(jìn)程監(jiān)測

【摘要】傳統(tǒng)會計核算是以科目為核算內(nèi)容的體系。這種核算只能提供法人單位的綜合財務(wù)信息。由于現(xiàn)代管理工作的精細(xì)化要求，對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行核算的需求越來越多。但使用設(shè)定子科目核算的方式收集業(yè)務(wù)進(jìn)程的會計信息，存在著信息歸集困難和僅能對一類業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的限制。本文利用主流財務(wù)軟件提供的自定義項輔助核算的功能，提供了解決這一問題的應(yīng)用案例，說明利用軟件的各種功能設(shè)計出不同的核算方案，以滿足管理者對會計信息的各種需求，應(yīng)該是現(xiàn)代會計的主要職能。

【關(guān)鍵詞】輔助核算;自定義項;核算元

一、會計科目核算體系在現(xiàn)代企業(yè)管理中的局限

會計科目是對會計對象具體內(nèi)容分門別類進(jìn)行核算所規(guī)定的項目，傳統(tǒng)的會計核算對象是法人單位，所以，會計科目體系核算的內(nèi)容僅是法人單位總體的財務(wù)狀況，比如，銷售收入科目反應(yīng)的是所有銷售產(chǎn)品的收入情況。如果需要詳細(xì)掌握各產(chǎn)品的銷售情況，則通常是以下設(shè)子級科目的方式加以解決。比如:為了對每種產(chǎn)品銷售收入進(jìn)行核算，可以在銷售收入科目下設(shè)定產(chǎn)品二級科目，即:6001 主營業(yè)務(wù)收入、600101 產(chǎn)品1、600102 產(chǎn)品2，等等。

然而，子級科目核算的結(jié)果只能從一個會計事項的角度進(jìn)行展示。但當(dāng)需要對一項業(yè)務(wù)過程，比如一個產(chǎn)品從采購、入庫、出庫、銷售、繳稅和收、付款等一系列使用資金的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行核查時，這種單一會計事項細(xì)分的方式就顯得不完善了。為了解決對整個業(yè)務(wù)活動進(jìn)行會計核算的監(jiān)測要求，可以采用業(yè)務(wù)所涉及的所有科目進(jìn)行子科目細(xì)分的方法核算，比如對產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)涉及的采購、庫存、銷售、應(yīng)收、稅金、相關(guān)費用等科目設(shè)定產(chǎn)品子科目，以記錄業(yè)務(wù)進(jìn)程的會計信息。雖然這種方法記錄下業(yè)務(wù)發(fā)生的會計資料，但受限于傳統(tǒng)會計核算方法，設(shè)定子級科目的方案存在著許多不足，其中最主要的缺陷是:

(一)業(yè)務(wù)進(jìn)程的會計信息查詢困難

由于業(yè)務(wù)對象以子科目形式核算，分布在不同科目的不同級次賬下，傳統(tǒng)會計核算方法沒有提供子科目歸集信息的方法，所以查詢業(yè)務(wù)進(jìn)程(將產(chǎn)品進(jìn)貨、庫存、銷售和收款等環(huán)節(jié))的綜合會計信息十分不方便，必須另設(shè)個性化的賬表以幫助查詢。

(二)不能同時進(jìn)行多類業(yè)務(wù)核算

由于下設(shè)的子科目只能是一種類型，如果還需要其他類型的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，比如，在對銷售產(chǎn)品業(yè)務(wù)進(jìn)行核算時，還需要按合同進(jìn)行核算，這種方式就無法滿足要求了。所以，傳統(tǒng)的會計科目核算體系不能適應(yīng)多種業(yè)務(wù)類型的核算需求。

二、利用財務(wù)軟件中的輔助核算功能進(jìn)行指定業(yè)務(wù)項的業(yè)務(wù)過程會計監(jiān)測

輔助核算是現(xiàn)行的財務(wù)軟件常采用的功能，常用的輔助核算項目有個人、部門、項目、供應(yīng)商、客戶等。但要對指定業(yè)務(wù)項進(jìn)行核算，這些項目顯然不夠。所以，主流的會計軟件又提供了自定義項的輔助核算設(shè)置。如用友ERP-U8 V8.71中，提供了多達(dá)16條自定義項的選擇設(shè)置。軟件可以針對設(shè)置為輔助核算的自定義項提供期初錄入、憑證錄入的必錄控制，提供自定義轉(zhuǎn)賬、匯兌損益、期間損益、銷售成本等結(jié)轉(zhuǎn)按自定義項結(jié)轉(zhuǎn)等會計核算方法，也提供對賬及多輔助賬查詢等結(jié)果查詢的方法。利用對自定義項的會計核算功能，可以便利地實現(xiàn)對特定業(yè)務(wù)項的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行跟蹤和和核算的管理需求。

首先將需要核算的業(yè)務(wù)對象定義為“核算元”。對核算元的業(yè)務(wù)過程核算的原理是通過一組反應(yīng)業(yè)務(wù)進(jìn)程的會計科目的核算，提供以核算元為信息匯集點的相關(guān)科目查詢，以掌握業(yè)務(wù)(“核算元”)的業(yè)務(wù)進(jìn)程狀態(tài)。比如，以銷售的產(chǎn)品為核算元，銷售的業(yè)務(wù)過程包括采購、庫存、銷售、成本、支付費用、繳納增值稅、應(yīng)收、應(yīng)付等環(huán)節(jié)，在用友U8ERP-871軟件中，可以用以下四個步驟完成核算設(shè)置及核算。

第一步:確定業(yè)務(wù)過程核算的會計科目。依據(jù)“產(chǎn)品”銷售過程中的主要環(huán)節(jié)，確定需要記錄的會計事項，即會計科目組。

第二步:在自定義項中定義“核算元”和檔案。用“銷售產(chǎn)品”作為核算元，核算元的檔案為具體產(chǎn)品，如:產(chǎn)品1、產(chǎn)品2。

第三步:在相關(guān)會計科目中綁定核算元。即在會計科目設(shè)置中，將核算元設(shè)定為輔助核算項。

第四步:制單中輸入相關(guān)的核算元檔案。

完成這四步操作后，只要按照正常的會計核算處理流程，在會計賬目查詢中選擇“多輔助核算明細(xì)賬”或“多輔助核算匯總賬”查詢，即可獲得核算元(產(chǎn)品)銷售進(jìn)程中，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的執(zhí)行狀況。

三、實例操作

下面介紹用友ERP-U8 V8.71軟件中，利用自定義項輔助核算功能，對“產(chǎn)品”核算元進(jìn)行業(yè)務(wù)過程核算的具體操作內(nèi)容。

(一)確定“產(chǎn)品”銷售業(yè)務(wù)的核算科目

根據(jù)管理要求，產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)經(jīng)歷庫存、銷售、相關(guān)費用、稅金以及收、付款情況，所以在2007新會計制度科目中，確定采用庫存商品(1405)、主營業(yè)務(wù)收入(6001)、主營業(yè)務(wù)成本(6401)、銷售費用(6601)、應(yīng)繳稅費(增值稅)(2221)、應(yīng)收賬款(1122)、應(yīng)付賬款(2202)、銀行存款(1002)等作為核算科目;

(二)定義“銷售產(chǎn)品”為核算元

進(jìn)入企業(yè)平臺后(圖1)，通過①基礎(chǔ)設(shè)置——②基礎(chǔ)檔案——③其它——④自定義項，打開自定義核算單元窗口。

進(jìn)入“自定義項檔案”窗口(圖2)后，按照以下順序操作完成對核算業(yè)務(wù)項的定義:

① 在左邊窗口的“自定義項類別”中，選擇表“單據(jù)頭”類別;

② 在“自定義項檔案”窗口的項目(共有16條)中，雙擊“自定義項1”條目，打開“自定義項設(shè)置”窗口;

③ 在“自定義項設(shè)置”窗口中的“項目名稱(簡體)欄下，輸入核算元的名稱“銷售產(chǎn)品”;

④ 在輔助窗口的“數(shù)據(jù)來源”欄目中的下拉列表中選擇“手工輸入”，

⑤ 在右邊的復(fù)選項目中，選擇“必輸”;

⑥ 選擇“需要建檔”;

⑦ 選擇“檢查合法性”。

“必輸”、“需要建檔”和“檢查合法性”三個選項，保證在輸入過程中核算元數(shù)據(jù)的唯一性。

當(dāng)完成對核算元的定義和操作設(shè)置后，在“自定義項類別”窗口的菜單中，點擊“檔案”菜單，進(jìn)入核算元檔案的輸入窗口(圖3)。按照下列步驟操作:

① 點擊增加菜單;

② 在“自定義值”欄位置，輸入核算元的具體值，即品名—產(chǎn)品1;

③ 在“代碼”欄位置，輸入產(chǎn)品編號001(可以自行定義);

④ 點擊存盤圖標(biāo)，保存輸入的內(nèi)容;

⑤ 在下部的展示窗口中，會列出剛剛輸入的產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品編號。

依次重復(fù)以上5步，可建立完成核算元的基本檔案。

(三)選定的會計科目中綁定核算元

在“基本設(shè)置”菜單中(圖1)，選擇基本檔案——財務(wù)——會計科目，選出需要修改的會計科目，雙擊該科目進(jìn)入科目修改窗口(圖4)。在本窗口中，點擊“修改”功能鍵，然后按照①選擇“銷售產(chǎn)品”核算元;②按“確定”按鈕保存已作的修改。

(四)制單

打開“業(yè)務(wù)工作”臺上的財務(wù)會計—總賬—憑證菜單，選擇“填制憑證”，進(jìn)入制單操作。當(dāng)在科目名稱欄選擇科目時，只要選擇綁定“銷售產(chǎn)品”核算元的科目，系統(tǒng)將自動彈出“輔助項”輸入窗口，在此，只要用參照按鈕①打開產(chǎn)品檔案，并選擇合適的產(chǎn)品名，并按②“確定”按鈕確定輸入即可完成檔案輸入操作。操作結(jié)果可以用③的副窗按鈕，打開憑證副窗口看到④的顯示。

(五)核算元(銷售產(chǎn)品)業(yè)務(wù)核算查詢

與會計處理的流程一樣，制單完成后，通過審核和記賬，完成會計核算，同時也完成了“核算元”的核算。核算元核算的結(jié)果可以直接通過總賬菜單中的①賬表——②綜合輔助賬——③多輔助核算明細(xì)賬，進(jìn)入查詢定義窗口(圖6)。在此窗口中，首先選擇④多欄賬賬類，然后在條件頁面選擇“過濾條件2頁簽，從⑤銷售產(chǎn)品參照檔案中選出需要查詢的產(chǎn)品，按⑥確認(rèn)按鈕，便可得到圖7所示的查詢結(jié)果。該結(jié)果以一個產(chǎn)品為對象，列出該產(chǎn)品業(yè)務(wù)過程中的各個環(huán)節(jié)相關(guān)的會計科目核算結(jié)果，可以一目了然地看到業(yè)務(wù)進(jìn)展的狀況。

四、總結(jié)

由于計算機(jī)的應(yīng)用，傳統(tǒng)手工會計核算的工作已接近完全被取代。適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，會計人員應(yīng)該將其職能轉(zhuǎn)移到及時、準(zhǔn)確地提供管理需要的會計信息上來。以上案例是以會計核算的方式監(jiān)測業(yè)務(wù)進(jìn)程的一種管理應(yīng)用，說明現(xiàn)代企業(yè)的會計人員應(yīng)該掌握好軟件的各種功能，不斷根據(jù)管理要求，設(shè)計出不同的核算方案，以滿足管理者對會計信息的各種需求。●

【主要參考文獻(xiàn)】

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