如何加強石油物流企業的信息管理

楊　碧　周益沖

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0320177－01

一、前言

21世紀，人類社會正進入一個信息化社會，信息成為比物質、能源更為重要的資源。發達國家正從傳統的經濟發展模式轉向信息經濟發展模式，信息化程度已成為衡量國家發展水平的重要標志，可以說沒有信息化便沒有現代化。

同時隨著互聯網絡的發展，信息為全人類所共享，誰掌握了信息，誰就會在競爭激烈的社會占領一席之地。為此，企業的經營管理必須樹立強烈的信息意識，搞好企業的信息工作，增強企業的信息能力。

二、信息在物流企業中的作用

信息是現代企業的重要資源，已和人、財、物、技術并列，統稱為企業的五大資源。物流企業可以利用所掌握的供求信息、供需雙方情況及運輸狀況等信息，以減少中間環節和避免迂回流通，從而最經濟地實現商品的流通和分配，使物流各環節的工作更加協調，達到信息共享，提高服務質量，改善客戶關系。

三、我石油物資企業的信息現狀及不足

信息在我國的分布是不均衡的：從信息的地域分布來說，東部優于西部、南部優于北部。從企業來說，外資企業、中外合資企業、新興民營企業等優于國企。

我石油物資企業在地域上處于西部信息比較落后的地區，屬于老牌國有企業，外部信息不靈，內部信息彼此傳遞不暢，還沿襲著原來的生產經營模式，嚴格來說，只能算作一個物資存儲企業，不是真正意義上的物流企業。具體表現在以下幾個方面：

1．企業獲取信息的方式落。目前，大部分石油物資企業獲取產品生產廠商的信息仍然以石油行業內部三級網絡為主，仍沿襲老式的洽商方法，部分部門不能主動地獲取所需信息。

2．對所收集到的信息缺乏組織能力。我們廣泛收集到的信息開始都是零散且五花八門的原始信息，并不能立即為我們所用。

3．信息利用率不高。這主要體現在我們企業管理部門和管理人員對信息的吸收程度和經營管理的信息效果等方面。我們往往只利用了信息的某一個方面，沒能充分發揮信息的功能。

4．信息的保密工作不到位。有些本屬于內部保密的信息，對外到處傳；內部資料在辦公桌上隨處可見，也不回避外來人員。

四、如何加強企業的信息管理工作

我們要解決以上問題，增強企業的信息能力，就必須增加信息工作的投入，注意搞好企業信息工作的各個方面：

1．要強化企業內部信息的收集和傳遞。

對物資企業來說，生產部門應為公司的生產提供資源市場價格、供求情勢；調度室應為公司提供運力、運距等信息，合理安排運力；庫房應定期為公司提供缺貨與積壓物資的品種、數量、及庫存等重要信息；財務室應為公司提供各類成本數據、采購與存貨變動額情況、等各種具體信息；經營管理部門應為公司提供庫存物資的周轉、公司各種生產指標的完成情況，為領導提供決策支持。

2．搞好企業外部信息的收集與利用。

物資企業要隨時掌握生產資料的市場動態、所訂購合同的產品與當地市場價格的差異、產品的質量問題、運距、運力、運費問題等。

3．采取有效措施，解決信息在傳遞過程中出現的障礙和失真問題。

要克服這一障礙：（1）建立規范的信息傳遞制度：如文件傳遞制度等。（2）根據信息的重要性和時限性分等級進行傳遞，規定文件傳遞所需的最長時間、超時傳遞的處罰措施等。

信息傳遞失真包括以下幾個方面：（1）信息傳遞者為隱瞞真相而故意傳遞失真。為此企業應對收集到的信息進行分析，去偽存真；另外也要建立并完善各種制度，如統計報告制度。（2）傳遞者和接收者對信息理解上不一致所造成的誤解。它的解決之道是要公司員工注重語言的規范性，熟悉不同專業業務語言，如倉儲語言等。（3）由于信息傳遞者詞不達意、筆誤等原因而出現的信息失真，解決辦法是定期對員工進行寫作和業務等方面的培訓，提高員工表達能力。

4．建立電子商務。

目前，外國物流企業的進入以及新型物流企業的興起，給我們傳統的物資企業帶來了活力和變革。我們石油物資企業也應采用計算機系統與通信網絡、數據庫技術、貨物動態跟蹤術等先進物流信息技術，建立起自己的電子商務，為傳統商務提供高水平的物流管理技術，向全世界展示本企業文化，介紹本企業產品信息，實行網絡招投標、網絡采購，溝通與客戶之間的關系，了解本行業的各種信息等，變物資企業為真正意義上的物流企業。

5．抓好信息管理的基礎工作。

公司有了大量的信息后，不能雜亂無章，需要進一步進行規范。這主要做好以下幾個方面的基礎工作：

（1）要有相應的信息工作組織機構。在企業中，文書檔案管理機構是信息工作的專業性組織機構。

（2）要制定完善的信息工作計劃。

（3）制定信息工作的規章制度。如：制度、文件檔案管理制度、對外信息交流與保密制度等。

五、結束語

綜上所述，我們要充分利用現有的信息管理渠道，克服企業在收集、利用信息時存在的問題，積極主動地收集企業所需的各種信息，為企業的生產經營服務。同時我們要在現有基礎上，加大信息設施、設備等的添置與更新，加強信息基礎工作的管理，強化員工的信息培訓，使企業在現代化的信息社會之中處于不敗之地。