員工走了,別留下“一地雞毛”

莊 嚴(yán)

員工因調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等原因而離開用人單位的行為,產(chǎn)生了員工的流動(dòng)。與之相對(duì)應(yīng),用人單位針對(duì)員工的流動(dòng)也采取了種種管理措施。在實(shí)踐中,大量的勞動(dòng)爭議在此過程中發(fā)生。和諧、穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系不僅存在于員工入職時(shí),也存在于離職時(shí)。妥善處理好員工離職問題,對(duì)雙方都相當(dāng)重要。

離職了,雙方都按規(guī)矩辦

離職是員工與用人單位利益、權(quán)益即將終結(jié)的環(huán)節(jié),用人單位更應(yīng)著力于規(guī)范運(yùn)作,從各個(gè)方面建立健全相應(yīng)的管理規(guī)章制度體系。

根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)、司法解釋,用人單位制定離職管理規(guī)章制度應(yīng)該符合以下條件。首先,規(guī)范離職行為的規(guī)章管理制度必須合法。其次,離職管理規(guī)章制度不得違反勞動(dòng)合同和集體合同的約定。若用人單位與員工的勞動(dòng)合同中就離職約定有相關(guān)的權(quán)利與義務(wù),應(yīng)按約定執(zhí)行。同時(shí),離職管理規(guī)章制度要向員工公示,未經(jīng)公示而在員工離職時(shí)才交予員工閱知的規(guī)章制度,不具有約束力。此外,對(duì)于掌握商業(yè)秘密的員工,用人單位可在勞動(dòng)合同中進(jìn)行約定以約束離職行為,進(jìn)行自我保護(hù),防范法律風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

人、財(cái)、物交接

員工離職需將其負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng)向用人單位做交接,其所在的工作部門及人力資源部門應(yīng)認(rèn)真處理。除了工作內(nèi)容的交接是必須履行的程序外,員工所領(lǐng)用的辦公物品也需要?dú)w還。

在實(shí)踐中,常發(fā)生員工帶走其在公司所領(lǐng)用的辦公設(shè)備、擅自離職而不回公司辦理離職手續(xù)的情況,給用人單位正常工作造成一定的負(fù)面影響與財(cái)產(chǎn)損失。針對(duì)此種情況,一方面用人單位在辦理員工入職手續(xù)時(shí)應(yīng)核實(shí)清楚相關(guān)證件材料,以作為聯(lián)系離職員工的線索;另一方面,在日常管理中也要建立起相關(guān)工作制度和物品管理制度。若員工利用原有的職務(wù)便利,離職時(shí)帶走單位財(cái)物數(shù)額較大、非法占為己有的,則可能構(gòu)成職務(wù)侵占罪,用人單位應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案以維護(hù)自身利益。

離職手續(xù)務(wù)求準(zhǔn)確完備

在員工離職時(shí),用人單位應(yīng)要求離職員工簽署必要的手續(xù)文件。在制作手續(xù)文件時(shí),應(yīng)考慮將勞動(dòng)關(guān)系雙方的權(quán)利義務(wù)的履行情況予以明確表述,內(nèi)容包括:工作材料、工作內(nèi)容交接的確認(rèn);離職薪資結(jié)算的確認(rèn);離職時(shí)雙方簽訂的協(xié)議文書;依具體情況需離職員工簽署的其他手續(xù)文件。

用人單位應(yīng)妥善保管這些離職文件材料,確保其在內(nèi)容及形式上均完整準(zhǔn)確地記錄下了整個(gè)離職環(huán)節(jié)。既便于規(guī)范管理,也能在員工離職后與單位發(fā)生勞動(dòng)爭議時(shí)派上用場。

人事檔案要及時(shí)轉(zhuǎn)移、保留備份員工離職,用人單位有義務(wù)為員工辦理相關(guān)手續(xù),包括為員工出具離職證明、轉(zhuǎn)移員工個(gè)人人事檔案等。用人單位無權(quán)以任何理由扣留已離職員工的檔案,若員工拒絕承擔(dān)違約責(zé)任或賠償責(zé)任不辭而別,正確的做法是通過勞動(dòng)爭議仲裁等法律途徑來維護(hù)自己的合法權(quán)益。

《勞動(dòng)合同法》第 50條規(guī)定,用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明,并在15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)按照雙方約定,辦理工作交接。用人單位依照有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)?在辦理工作交接時(shí)支付。用人單位對(duì)已經(jīng)解除或者終止的勞動(dòng)合同的文本,至少保存兩年備查。

別讓薪資留“后遺癥”

在實(shí)踐中,常因員工離職時(shí)雙方?jīng)]有就工資、補(bǔ)償金數(shù)額等問題達(dá)成一致意見引發(fā)勞動(dòng)糾紛。對(duì)此,用人單位可從以下幾點(diǎn)來考慮,以防范法律風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)于工資結(jié)算。勞動(dòng)關(guān)系雙方依法解除或終止勞動(dòng)合同時(shí),用人單位應(yīng)在員工離職時(shí)一次付清勞動(dòng)者工資。員工向用人單位提供了勞動(dòng),有取得勞動(dòng)報(bào)酬的權(quán)利,用人單位不得克扣或者無故拖欠工資。需要說明的是,用人單位向離職員工及時(shí)結(jié)清工資應(yīng)是離職手續(xù)中的必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容,有些單位習(xí)慣于要求離職員工在下月正常發(fā)薪日來領(lǐng)取工資,這樣辦理容易造成雙方關(guān)系緊張,還容易埋下勞動(dòng)糾紛的隱患。

關(guān)于經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金和賠償金。在員工離職時(shí),勞動(dòng)關(guān)系雙方應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及勞動(dòng)合同約定,明確是否存在勞動(dòng)關(guān)系一方應(yīng)向另一方支付賠償金的義務(wù)。不論是法定義務(wù)還是約定義務(wù),在樹立規(guī)范化運(yùn)作的人力資源管理理念的同時(shí),用人單位不應(yīng)推脫義務(wù),應(yīng)切實(shí)保障離職員工的正當(dāng)合法權(quán)益。

關(guān)于其他薪酬福利事項(xiàng)的處理。員工在用人單位工作期間,用人單位為員工繳納各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金等,在員工離職時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商確定轉(zhuǎn)移手續(xù)的辦理時(shí)間、雙方如何配合辦理等事項(xiàng)。