改變立卷方法的思考

陶秋萍

【摘要】文書檔案本身的特殊性決定了案卷具有無可替代的功能和作用。過去,在文書檔案管理中,案卷發揮了重要的作用,今天,案卷仍然具有自己的價值。近年來,傳統立案方法幾經改革,但是仍然繁瑣復雜,改革還存在相當空間。

【關鍵詞】立卷方法 改革 條件 思路

1.改革的基本條件

20年來機關水平有了很大提高:機構職能明確;規范化、制度化管理;人員素質和專業水平提高,立卷工作難度系數降低;計算機的普及和應用水平的提高,為立卷工作提供了理想的工作。

2.改革的基本思路

立卷是文件檔案管理的基礎,影響各個環節工作的開展和檔案價值的保護,舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢,共同為案卷診病療疾。

2.1 明確案卷概念

應當取消案卷“保管單位”的屬性,明確其文件“組合體”的功能與作用,同時要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.2 明確組卷規則

目前,職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄,應該反映真實情況。同時,文書立卷也是機關工作的組成部分,兩者應該融為一體。因此,在分類方案中,應該以“職能”替代“問題”。并且通過“職能”類別發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

2.3 簡化立卷方法

電子文件歸檔并建立管理系統后,紙質檔案的利用價值永久性降低。因此可以按照《歸檔文件整理規則》簡化立卷方法。

2.4 應用計算機輔助立卷

無論是電子文件歸檔,還是完成紙質文件的立卷工作,都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面電子案卷的建立是人工不可能實現的,另一方面是,要利用計算機替代手工操作,提高工作質量和效率。