績效導向的物流組織結構設計模型

李文靜

摘要:物流組織結構在一定程度上反映了企業計劃、組織和控制物流活動的指導思想,決定了企業物流活動的具體運作方式,而這種運作方式與組織內外環境要求的匹配程度對企業的物流績效會產生直接影響,進而影響企業的整體績效。通過以權變理論為基礎,整合與企業物流組織結構相關的自變量、中間變量和因變量,構建企業物流組織結構設計的權變模型,可以為企業物流組織結構的選擇提供一種整體思路。

關鍵詞:績效導向物流組織;權變理論;組織結構設計模型

中圖分類號:F506文獻標識碼:A

所有組織結構都具有兩項基本功能:第一,最小化或者至少是控制個體差異對組織的影響;第二,使權力得以實施、決策得以制定、組織任務得以完成。而這兩項基本功能都會影響組織中個體的行為和組織績效[1]。當然,組織結構也會影響部門層面的績效,如效率、士氣和效果,等等[2]。因此,組織的生存和績效有賴于組織結構與一系列因素之間的匹配程度[3]。

物流組織是指專門從事物流經營和管理活動的組織機構。從廣義上講,既包括企業內部的物流管理和運作部門、企業間的物流聯盟組織,也包括從事物流及其中介服務的部門、企業以及政府物流管理機構[4]。作為描述物流組織框架體系的物流組織結構在一定程度上反映了企業計劃、組織和控制物流活動的指導思想,決定了企業物流活動的具體運作方式,而這種運作方式與組織內外環境要求的匹配程度對企業的物流績效會產生直接的影響。Bowersox(1989,1992)等人的研究表明,績效處于領先地位的企業在組織結構特征方面都有其獨到之處,這些組織結構特征包括將大量的物流活動整合于一個物流職能部門,并且有高層管理人員支持物流部門的各項管理活動。Stank和Traichal(1998)根據Chow(1995)等人提出的物流組織結構概念框架,對263個企業進行了實證研究,其研究結果證實,整合各項與組織結構相關的要素,如集權程度、正式程度、管理幅度等,有利于提高組織的物流績效。

可見,選擇或設計一種與所處環境相適應的、能夠整合各組織要素的物流組織結構可以確保物流績效的提高,進而有利于提高組織的整體績效。

權變理論在物流組織結構和績效關系的研究中具有很高的價值(Chow, Heaver& Henriksson,1995),其核心思想是:組織是一開放的動態的系統,作為社會總系統的一部分,組織與社會環境各部分之間存在相互依賴和相互影響的作用;并且,組織本身也是由各個子系統有機聯系而成的一種系統,各子系統之間也存在相互依賴與相互影響的作用。因此,組織不是固定的、靜態的,而是始終處于一種內部與外部、內部與內部之間的調整和適應的運動過程中。組織結構與環境因素之間存在著一種函數關系。就物流組織結構而言,環境變量是自變量①,物流組織結構的要素是中間變量,具體的物流組織結構類型是因變量,環境變量的變化會影響物流組織結構的各個要素,進而形成不同類型的組織結構。因此,企業在設計其物流組織結構時,需充分考慮自變量、中間變量和因變量的構成要素及其相互關系。

一、物流組織結構設計權變模型的自變量

(一) 組織戰略

在組織的所有層面,戰略和組織結構之間的匹配可以提高組織的績效[5]。關于物流能力與績效之間關系的各種研究也表明,物流組織的設計必須與組織戰略保持一致,這樣才能實現企業的績效目標[6]。組織戰略對物流組織結構設計的影響具體體現為:實施不同戰略的企業,對物流活動的專業化程度、集中化程度和一體化程度有不同的要求,進而選擇不同類型的組織結構。例如,如果企業的戰略是防衛型的,則其所處行業結構和未來發展均被視為已知事實,其經營環境相對穩定,企業的產品范圍有限,主要采取低成本或高效率的競爭策略,則物流活動的正式化和集中化將有利于組織績效的提高,物流組織結構也多選擇機械式。反之,如果企業實行前瞻性的戰略,則其所處的經營環境具有高度的不確定性,企業的目標通常為使行業結構朝著自己設計的新結構發展,這類企業總是尋找和創造新的市場機會,所采取的競爭戰略可能是差別化的,此時,滿足客戶要求的重要性將遠遠大于物流活動正式化和集中化所形成的成本優勢,物流組織結構的選擇也傾向于有機式②。

(二) 技術

包括生產技術和信息技術。就生產技術而言,企業生產中使用的工藝和流程的數量和種類會影響物流活動的數量和復雜性,從而影響企業物流組織的規模、集中化程度和一體化程度,其工具和設備的空間安排對上述三個方面亦有影響。例如,采用常規技術的企業,物流活動的復雜性較低,程式化和集中化程度較高,相應地,其組織結構的復雜程度也較低,適于采用機械型組織結構。而采用非常規技術的企業,物流活動的復雜性大大提高,程式化和集中化程度較低,因而其組織結構也相對復雜,適于采用有機型組織結構。再有,如果按照流程來設計各種設施和設備的空間布局,物流活動的數量和復雜性較都將大大低于按照產品所進行的布局設計。就信息技術而言,由于其發展能促使企業同時實現信息處理能力的提高和信息處理成本的下降,并且增強高層的控制力,使管理幅度變寬,因此,信息技術的使用可以改變物流組織的特征。具有強處理能力的信息系統能夠支持物流活動不斷地向合作與聯合的方向發展,使一體化物流運作系統成為可能[7]。換而言之,對信息技術的采用至少會對物流組織規模、物流組織結構的層級和物流活動一體化等方面產生影響,從而影響其物流組織結構。

(三) 產品

企業生產或經營產品的數量及其標準化程度是影響物流組織結構的重要因素。企業生產或經營產品品種的多少決定了其物流活動的數量和復雜性,進而影響物流組織的規模、專業化程度、集權化程度和一體化程度。企業生產產品的標準化程度或產品的定制化程度會對物流組織的集中化程度、一體化程度產生影響。

對于生產或經營產品品種較多的企業,物流活動的數量相應較多且較為復雜,要求較多的協調。相應地,物流組織的規模較大,專業化程度、集中化程度較高。反之,生產或經營產品品種較少的企業,物流活動的數量較少且相對簡單,協調起來比較容易,因此物流組織的規模較小,專業化程度和集中化程度較低。另一方面,如果企業產品的標準化程度高,即企業更多地按計劃或按庫存生產,則有可能集中地對物流活動進行計劃和協調,因此,其集中化程度和一體化程度也相應較高。反之,如果企業產品的標準化程度較低,即企業更多地按訂單生產,則要求物流活動的計劃和協調具有較大的靈活性,因此,其集中化程度和一體化程度也相應較低。

(四) 物流活動的重要程度

對于不同的企業,物流活動的重要性會有所差別。這種重要性可界定為“物流活動在企業價值增值活動中所占的比重” [8]。如果物流成本在總成本中的比重較大,則制定物流決策時所需考慮的因素就多,對合理協調的需求也相應較高,從而需要將物流功能定位于較高的管理層級以有效保證這種協調。相反,如果物流活動只占企業價值增值活動的一小部分,則在設計組織結構時,決策者就必須更多地權衡其他因素[9]。因此,物流活動對于企業的重要程度會直接影響物流組織結構的各個方面。

二、物流組織結構設計權變模型的中間變量

本文所探討的中間變量是指物流組織結構的各個要素。組織結構的不同要素受自變量(環境因素)的影響,共同決定因變量(物流組織結構的類型)。

Dalton等人(1980)在梳理有關組織結構的早期研究文獻的基礎上,從兩個方面歸納了組織的要素,即“結構的”(Structural)和“結構性的” (Structuring)。結構的要素是指組織的物理性特征,即組織規模、管理跨度、管理層級和行政強度③。結構性的要素則是指那些規定或約束組織成員行為的規則和活動,包括專業化程度、正式程度和集中化程度[10]。在Chow等人(1995)的研究中,還加入了一體化程度(Integration),并指出其在提高企業的物流績效方面具有重要的作用。

就物流組織結構而言,其具體要素至少應包括以下幾個方面:

(一) 物流組織的規模④

對組織規模的描述有多個維度,本文所討論的物流組織規模主要以從事物流活動的人員數量及所使用的設施設備的數量為判斷依據。物流組織規模通常受技術、產品和物流活動重要性的影響。

(二) 物流組織的層級

不同的物流組織層級(高聳或扁平)對應著不同的管理跨度和正式化程度,從而決定了物流主管所處的管理層級和管理權限以及物流活動的目標、程序、政策、規則在多大程度上被精確而具體地闡述[11]。物流組織的層級通常受技術和物流活動重要性的影響。

(三) 物流組織的專業化程度

專業化程度被定義為組織內不同職位的數量或不同功能的活動數量[12],具體而言即組織內勞動分工的細致程度。物流組織的專業化是指物流活動根據其具體功能進行細分的程度。這一中間變量通常受戰略、產品和物流活動重要性的影響。

(四) 物流組織的集中化程度

集中化指的是將物流活動集中于單獨物流功能領域或部門[13]。集中化程度與組織的決策方式有關,在一定程度上反映了組織的集權程度。此中間變量受戰略、技術、產品和物流活動重要性的影響。

(五) 物流活動的一體化程度

即企業或供應鏈各環節的物流任務和物流活動的協作程度[14]。這一中間變量較多地受戰略、技術、產品和物流活動重要性的影響。

三、物流組織結構設計權變模型的因變量

組織結構的具體類型有多種,包括直線制組織結構、職能制組織結構、、事業部制組織結構、矩陣式組織結構、網絡性組織結構等。但就其應對環境變化的能力(即彈性)而言,通常可分為機械型組織結構與有機型組織結構兩大類。機械型組織結構具有高度復雜性、高度正規化和高度集權化的特點,這類組織堅持統一指揮的原則,具有正式的職權等級鏈,從而保持了較窄的管理幅度,這種較窄的管理幅度增加了組織的管理層級,因此高層管理者只能依靠各類規則和條例來控制各管理層,高度的集權使組織的穩定性、高效率達到極高的水平,同時也導致了組織僵化、反應遲鈍。而有機型組織結構則以低復雜性、低正規化和分權化為主要特征,這種組織結構類型雖然也存在分工,但是沒有高度的標準化程序和嚴格的規章制度,以員工之間的縱向和橫向溝通取代層級控制,經常地使用工作團隊,授權員工開展多樣的工作活動和處理各種問題,所以具有高度的適應性。

但是,這兩大類組織結構類型又不是絕對地完全

割裂開來的,如果以一個坐標軸表示組織結構的彈性,將典型的機械型組織結構和典型的有機型組織結構置于坐標軸的兩端,則可以得到若干具有不同彈性的組織結構類型(如圖1所示)。因此,企業設計物流組織結構時,在理論上就能夠根據前述自變量的變化及其對中間變量的影響作用,選擇一種“最合適”的類型。

四、物流組織結構設計自變量和因變量的整合模型

依據組織結構的權變理論,可將前述自變量、中間變量和因變量以如下方式整合(圖2),供企業選擇其物流組織結構時參考:即組織內部環境因素(組織戰略、技術、產品和物流活動的重要性)應對外部因素(不確定性或復雜性)的影響產生適應性變化,這種變化作用于物流組織結構的各個要素(規模、層級、專業化、集中化和一體化),這些要素共同決定物流組織結構的具體類型。

綜上所述,物流組織結構的選擇是每個企業都可能面臨的問題。這種選擇會影響企業的物流績效乃至整體績效。面對日益復雜多變的外部環境,企業內部環境各要素的變化也趨于頻繁。因此,系統地考慮各種影響物流組織結構的變量及其相互關系,并將其納入一個整合模型可以為企業的物流組織結構選擇提供一種整體性思路,從而更好地實現企業既定的績效目標。

注釋:

①物流組織所處的環境包括企業的外部環境和內部環境。于企業而言,外部環境通常是不可控的,其影響往往通過對內部環境各要素的影響而體現出來。在各種文獻中,對這種影響的討論多集中于其“不確定性”或“復雜性”,外部環境的不確定程度或復雜程度會影響企業內部環境的各個因素,如企業的目標、戰略、技術等等。因此,討論的物流組織所處的環境主要是指企業的內部環境。這實際上暗含著一個假設:企業內部環境各要素隨著外部環境的變化而適應性地產生變化。

②國內外學者對企業戰略的分類有多種,采用Miles & Snow(1978)的分類方法,即將企業戰略分為四類,除所列舉的兩類以外,后兩類戰略分別為精打細算型和被動反應型,前者是前瞻型和防衛型戰略的結合,在最有效地利用盈利機會的前提下,努力使企業風險最小化;后者則為一種不成功的戰略類型,實施此類戰略的企業缺乏一貫的企業戰略,其組織結構與戰略目標不匹配,面對變化的環境,缺少一套穩定的、行之有效的反應機制,在激烈的市場競爭中,往往喪失機會。

③即Administrative Intensity。Dalton等人將其界定為:行政人員數量與生產工人之比。前者包括經理,專業人員和從事文書工作的人員,后者則包括工匠,技工和從事體力勞動的工人。

④組織規模在諸多文獻中被視為影響組織結構的重要權變因素,但從某種意義上說,它也是特定的組織戰略和組織結構的結果(Germain,1989)。此處的“物流組織規模”即被視為其他權變因素發生作用的結果,但作為中間變量,它又對物流組織結構的類型產生影響。

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[13] 同[8].

[14] 同[11].

(責任編輯:陳樹明)