關子重構企業管理信息系統的思考

王凡林

摘要：信息經濟時代，企業正經歷著一場變革，在這場變革中打破原有信息系統，重新構筑基于網絡、通信和計算機集成技術的現代管理信息系統是非常必要的。從新舊兩個系統對比入手，分析闡明了重構管理信息系統的價值、意義和步驟。

關鍵詞：管理信息系統；價值鏈；企業再造

中圖分類號：F272.9文獻標識碼：A

隨著我國宏觀經濟體系的逐步完善和企業微觀治理環境的深度變革，謀求企業再造和提升企業核心競爭優勢的變革氛圍空前高漲。與此同時，以互聯網絡、計算機技術和無線通信為代表的信息化環境的普遍建立，同樣顯示著企業的生存環境正在發生著深刻變化，表現最為突出的當數組織信息資源的基礎作用日益受到管理當局的推崇和關注。為了達到這種重視與提升，作為提供企業管理信息資源的工具平臺——管理信息系統的適應性和變革性應是當前一段時期需要重視和研究的重要課題。

一、傳統管理信息系統的不適應及瓦解趨勢

在傳統企業運作過程中，處于價值鏈各環節上的企業實體的物流、資金流，特別是信息流的流動均受到較為明顯的時空限制，因此參與價值鏈條增值活動的供應商和分銷商日益增多，拉長了生產和消費之間的中間鏈條，也造成了交易成本的增加和缺乏個性的“批量化產品”。而基于網絡和信息技術的現代管理信息系統削減了生產和消費之間的冗余環節，價值鏈縮短并虛化，交易成本降低，交易效率明顯提升。

在傳統商務信息交流中管理層的層次較多，管理成本較高而效率低下，導致對客戶需求及市場變化的反應遲鈍。現代管理信息系統使信息交流不再受時空限制，企業內部的設計、采購、制造和銷售部門之間信息溝通順暢，界限變得模糊而具柔性，從而降低管理成本，提升對市場的響應速度。商業研究

傳統企業的信息處理系統實際上是企業組織管理信息系統的各個功能子系統的簡單拼接，缺乏各子系統之間的橫向交流和信息共享，造成事實上的“信息孤島”，信息技術與信息系統只是產生價值的輔助因素，其本身不是價值的來源。在采用了現代信息系統(例如ERP—Enterprise Resources Planning企業資源計劃)后，使各功能子系統(如HRM、CRM、AIS)的信息在整個企業管理系統中實現無障礙交流與共享，形成“信息大陸”，發揮使各子系統實現信息對接的平臺作用，信息資源通過聚合、組織、選擇、合成和分配后創造新的價值。

二、重構現代管理信息系統對組織管理的影響

基于互聯網絡和通信技術為支撐基礎的現代管理信息系統有助于信息資源在企業價值鏈內部各個活動之間以及各企業價值鏈之間準確及時地共享，它至少從以下幾個方面對企業組織管理產生影響：

(一)模糊企業功能邊界，擴展業務之間關聯度

信息系統突破了企業組織子功能間的信息壁壘，使各功能單元相互靠攏。“毫不相關”的“信息孤島”之間由于計算機、網絡、通訊等信息技術的滲入，而引起技術開發、原料采購和零部件制造方面共享機會的增加。同時，新的管理理念的運用和現代信息處理技術的介入改變了傳統產品的功能，使之成為更大系統的組成部分，企業功能部門之間的界限不再涇渭分明。

信息系統突破了企業組織子功能間的信息壁壘，使各功能單元相互靠攏。“毫不相關”的“信息孤島”之間由于計算機、網絡、通訊等信息技術的滲入，而引起技術開發、原料采購和零部件制造方面共享機會的增加。同時，新的管理理念的運用和現代信息處理技術的介入改變了傳統產品的功能，使之成為更大系統的組成部分，企業功能部門之間的界限不再涇渭分明。

(二)降低企業價值鏈間信息通訊成本，減少因信息延遲帶來的損失

現代信息系統和技術使獲取和傳播信息的成本大幅降低，實時交互級的通訊速度極大地提升了企業對市場需求的敏感度。例如，(1)通過CRM(客戶關系管理)系統，可以加速資金在資金循環鏈條上的周轉效率，提高回款速度。企業將訂單信息(如合同要素、預計成本、實際成本、交貨進程安排等)存入CRM的計算機數據中，并以此為條件，模擬實施物流方案、最佳庫存水平、制造周期、成本水平、不良庫存排空安排等一系列關聯環節，提高客戶需求的滿意度和及時性。這里的關鍵點是將買方和供應商的需求信息直接迅速地反饋到信息控制中心，以便及時預警和控制，不斷修正生產計劃，提高對市場的響應速度，打破傳統系統下因為等級關系而造成的顧客意見上傳困難而形成的信息傳遞瓶頸。(2)企業ERP系統中的JIT(Just In Time)管理思路認為銷售決定生產，生產提示供應，供應引導物流的線路和方式。在這種管理思路的影響下，企業可以追求到零庫存的最佳效果，做到這一點，必須有科學完善的管理理念以及現代管理信息系統的高效運轉，傳統信息系統是無法實現的。

(三)降低人力資源管理成本，提高企業學習能力

持續旺盛的學習能力，是企業持久保持競爭優勢的關鍵。而傳統企業往往面臨難以抉擇的兩難境地：一方面擔心人才流失帶來培訓支出的浪費，另一方面如果不對員工進行培養，提高企業的“團隊學習能力”，企業又不可能做到“開拓創新”和“可持續發展”，最終喪失曾經有過的輝煌優勢。利用現代信息系統可以幫助企業在兩者之間做出平衡。可以利用MIS系統建立員工潛力評估檔案，對企業忠誠度檔案，發展能力、學習能力檔案等，做到實時監控和及時預警。即使員工分散于世界各地，也可以像管理本地企業那樣，實現組織內部的信息零距離共享。

(四)快速實現從“大魚吃小魚”到“快魚吃慢魚”的角色轉變

企業對市場需求變化的反應速度決定了企業的利潤水平和運作效率，基于互聯網絡和通信技術的現代管理信息系統可以幫助企業克服因距離遙遠而帶來的物流不暢和交貨延遲。同時信息系統使企業組織規模對空間地域的依賴程度、敏感程度降低，既可使企業組織擴大甚至實現全球化，也可使它變小，只針對某細分市場進行價值鏈的重建。企業應用信息系統技術增大了對較大地域空間的控制力，不僅讓自己的有形資產得到更充分的使用，而且企業的無形資產也能在更大范圍內發揮作用，避免了重復建設和資源閑置，不再扮演“大魚”，而向“快魚”進行角色轉變。

三、重構現代管理信息系統的實施步驟

現代管理信息系統是一個具有高度復雜性、多元性和綜合性的人機系統，它全面使用現代計算機技術、網絡通信技術、數據庫技術以及管理學、運籌學、統計學、模型論和各種最優化技術，為經營管理和決策服務。這要求構建企業現代管理信息系統要具備系統的思想和遵循一定的步驟。

(一)管理理念建設

在現代企業制度下開發建設管理信息系統是一項綜合復雜的系統工程，為了保證未來系統的高效運轉，必須對企業的組織重整和系統再造過程有一個充分的理解和科學規劃，明確系統再造的目的和未來系統的目標。例如，目標可以定為：通過新系統的實施，使2／3以上與供貨商的交易借助于新系統；通過CRM的實施，使客戶流失率降低15％；通過ERP的資金電子匯劃子系統，使回款效率提高一倍，等等。表達不明確的目標如

籠統地獲得更多市場份額、較大提高管理水平等，因缺乏量化指標日后難以反饋和考核而應盡量避免。同時，重構中的管理信息系統應基于對企業現有資源和外部環境的分析，即企業的這個目標必須是切實可行的(包括技術可行、經濟可行、管理可行和環境可行)。目標確定之后，要由企業高層通報所有相關人員，使大家統一認識，明確努力的方向。

(二)管理信息系統建設

明確目標和統一認識后便進入管理系統的構建階段。信息系統的建設是一個逐步提高的循序漸進過程，是一種有效的信息系統的建設思路，表達了從信息系統的基礎網絡建設到核心和增值業務的循序延展模式。

至于建設過程，信息系統的建設開發往往采用系統工程的結構化方法，該方法將其過程分為三個階段：系統分析階段、系統設計階段和系統實現階段。信息系統的成功實施取決于三個因素的統籌安排，第一是前期的系統分析階段，包括諸如對現有業務流程的初步和詳細調查，流程瓶頸的分析，業務流程的整合再造，員工觀念的培訓和轉變，技術上的教育和疏導，等等。理論和實踐都表明，前期分析準備工作越充分，后期風險越小，系統成功的可能越大。第二是以原系統為依托，以確定的新系統目標為開發方向，創新突出，設計出實用可行而且具備一定前瞻性和靈活度的新系統方案。第三是具體實施已通過的設計方案，選擇優秀的實施顧問和技術指導，該顧問和指導必須具備相當的專業知識和豐富的系統成功實施的經驗，例如專業機構或同行業中的成功實施企業。

(三)管理信息系統后續管理

前期的管理準備和方案分析工作固然重要，但科學完備的后續管理對系統的成功運行同樣不可或缺。管理信息系統按其在企業中發揮的作用可分為三大組成部分：Back Office(后臺)、Front Office(前臺)、No Office(虛擬)。

應針對不同的組成部分實施不同的管理手段。以ERP系統為代表的企業內部信息管理系統，又稱后臺管理系統，包括財務管理、采購管理、庫存管理、生產管理、人力資源管理和項目管理等。它主要用于管理企業內部運營的所有業務環節，并將各業務環節的“信息孤島”聯接成“信息大陸”或“信息對接平臺”，而此時后續管理的主要任務應是保證各種業務的信息能夠實現集成和共享。

以CRM為代表的企業前臺管理系統實施于企業的市場、銷售和技術支持等與客戶有關的職能部門。它一方面通過提供更快速和周到的優質服務吸引和保持更多的客戶，另一方面通過對業務流程的全面管理降低企業交易成本，而該系統后續管理的重點則應是收集、追蹤和分析每一客戶的需求信息(包括現實的和潛在的)，同時觀察和解析客戶行為及其對企業利潤的影響，使企業與客戶的關系及企業盈利達到最優化。

No Office原意是指虛擬的、無實體的辦公環境，而放在整個管理信息系統中則是指企業與企業間的電子商務B to B系統，它利用更好的方式和技術不斷完善Back Office和Front Office，將企業與相關業務伙伴聯接成緊密的供應鏈，在經濟全球化大市場環境下實現企業再造和系統重構。