淺談和諧社會服務型檔案管理

戴　玫

[摘 要] 如今,檔案信息的需求量日益增長,創建“服務型”檔案管理模式,為構建和諧社會服務。針對當前檔案管理形式提出了服務型檔案管理,并且分析了和諧社會構建服務型檔案管理模式的必要性和基礎,最后結合某城建檔案工作實例分析了新形勢下服務型檔案管理的可行性。

[關鍵詞]和諧社會;服務型;檔案管理;構建

2004年我們黨正式提出和諧社會,即“民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處”的社會,構建和諧社會是我國長期的重大策略。在這一戰略思想的指導下,重新審視我們的檔案管理,傳統的“重藏型”檔案管理模式難以實現檔案信息資源的價值,不利于構建和諧社會,已不能適應社會發展。因此研究新的檔案管理模式的構建有助于我們創新檔案管理,使其跟上時代的步伐,更好地滿足社會發展需求。而新時期的服務型檔案管理很好的發揮檔案的資源化優勢,加速了和諧社會的進程。

一、和諧社會服務型檔案管理的必要性

1.從社會效益看。很顯然只有當檔案信息資源投入到經濟建設和科研生產中,并對社會進步、科技發展、文化繁榮等起到促進作用,檔案資源方可轉化為效益。服務型檔案管理能夠最大限度地實現檔案利用效益,促進社會和諧發展。同時,當前經濟高速發展,社會各部門急需檔案部門為他們提供科學技術、文化教育、經濟建設等信息咨詢。

2.從信息不對稱來看。目前,檔案信息資源開發利用中存在嚴重的信息不對稱現象,首先,檔案用戶不了解檔案,也不能預先知道他自己的利用需求是否能夠通過利用檔案得以滿足;同時,檔案部門不了解檔案用戶,許多用戶可能會因為覺得利用檔案太麻煩而干脆放棄利用檔案,這樣也會導致檔案利用的減少。另外,檔案用戶的行為也不為檔案部門所掌握。從而導致檔案利用不足的情況發生。

3.從以人為本的角度出發,新的歷史時期,在檔案信息的利用服務中,要改變檔案館的冷漠服務態度和坐等用戶上門的陳舊服務模式,必須“以人為本”,為人服務。這就要求檔案部門和檔案工作者注重人文關懷,處處體現以人為中心,事事考慮人的需要。隨著國家政治民主進程的加快,“以人為本”管理理念的實施,以及信息技術

革命推動的檔案利用手段的提高,檔案館逐步向“面向和諧社會”的服務型檔案管理的方向發展。

二、構建服務型檔案管理的基礎

1.經濟保障。《檔案法》明確規定:檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。從這一點出發,國家出資建立檔案中心,把檔案管理作為國家公共事業是在情理之中的,這樣新時期的檔案工作才能更加促進和諧社會的構建。

2.法律保障。當前,在我國的檔案管理彈性很大,檔案工作者只是做好檔案宣傳工作、提高思想認識、增強檔案服務意識,卻忽視檔案法律法規的運用。其實,單憑教育遠不能達到給予社會人以壓力,迫使他們的行為合乎法律法規的目的,尤其在構建和諧社會中檔案管理是更加需要這種法律保障。

3.群眾基礎。我們應該正視人事檔案制度改革是一項全國性的艱巨的任務,并非一蹴而就,所以要借鑒國外先進的理念與做法,結合我國實際,取長補短、開拓進取、積極創新,運用各種手段、方式與方法,使人事檔案工作獲取廣大民眾的支持與認同,使檔案意識完全融入我國社會主義社會,深入人心。

三、檔案管理“重藏型”向“服務型”的轉變(以南京某局城建檔案館為例)

1.該檔案管理目前實際模式。該局采取傳統管理模式,即將各種類別的城建檔案收集起來,統一保管就夠了。對于城建檔案的利用服務則基本屬于“守株待兔”型的模式,被動而又死板的工作方式致使不少的城建檔案信息得不到及時有效的利用。用一種新的主動服務型的方式代替舊的被動等待型的方式已經成為該城建檔案館可持續發展的首要問題。

2.服務型檔案管理模式的構建。

(1)檔案管理服務方式轉變。必須要加強宣傳工作,社會對一個實體的了解很多時候是通過宣傳得知的,城建檔案工作要在社會中取得自己的地位,必須借助輿論和媒體的宣傳,定期或不定期的舉辦一些城建檔案利用成果的展覽活動,通過圖片、資料等向社會公眾進行宣傳。利用現有的計算機信息網絡建立數字檔案系統來參考咨詢服務。以解決用戶在利用數字檔案館的各種資源、工具與服務過程中所遇到的疑難問題, 讓更多的人來認識和了解城建檔案工作,主要有以下幾種形式:(1)在網上對各個信息數據庫本身如何查找、操作步驟等作介紹、說明;(2)匯總常見問題, 用于解答用戶詢問頻率較高的問題;(3)實時文字互動咨詢。能進行實時文字交流, 用戶可以與參考咨詢中心進行點對點的文字交流, 實時解決問題數字檔案館根據用戶的不同需求特點,有針對性地采取主動推送檔案信息的服務模式。同時,向用戶對信息進行感知、捕獲、分析、重組、傳遞、應用的全過程及其個性化信息服務,這樣也有助于信息利用的反饋,這是城建檔案工作的重要內容。做好信息利用的反饋工作,不僅有利于檢驗城建檔案的利用效果,更重要的是有利于進一步促進城建檔案的再利用。通過利用,產生效益,用事實說話,就能提高社會的檔案意識,使大家引起重視,擴大城建檔案信息資源利用的范圍。這樣也就實現了城建檔案利用的可持續發展。

(2)轉變檔案管理服務內容。盡量多提供業務指導和培訓機會,作為城建檔案工作的重要組成部分,在新形勢下,要求我們的城建檔案工作者深入基層,進入施工現場,對有關單位進行必要的業務指導。對于建設單位而言,他們的主要目標是建房、經營、賺錢。而對于其中應該歸檔的資料卻不那么重視,這就要求城建檔案工作者通過電話服務、上門服務甚至現場服務等多種形式,對其進行業務上的指導。另外就是以舉辦培訓班或通過自己的網站向社會提供有關城建檔案管理利用方面的一些相關知識和技能,一方面可以進行正常的業務培訓,另一方面也可以交流經驗,吸引更多的單位、個人及經濟組織來主動利用城建檔案。

3.轉變成果深思。從建立服務型模式的基礎來看,豐富的館藏是城建檔案館進行業務工作的物質和經濟基礎,是該城建檔案工作進行轉變的重要資源;現在檔案的社會需求越來越大,而城建檔案館的館藏與檔案提供利用的效果是成正比的,館藏越齊全、越豐富,為社會提供利用服務的機會就越多,為老百姓提供了便利和好處,當然就有了相當的群眾基礎;相關法律的出臺也為服務型檔案管理提供了很好的平臺。所以,整個城建檔案利用服務工作的轉變也有了堅實的基礎。做到把好數量關,把好質量關,提高服務層次,顯然該檔案館管理模式轉型是成功的。

四、結語

綜上所述,我們必須轉變檔案管理的傳統觀點,變“重藏型”向“服務型”。隨著和諧社會的進程,檔案的社會性特征也將尤為顯著。因此,檔案工作者必須從構建社會主義和諧社會的高度認識新時期的檔案工作,把構建社會主義和諧社會的思想、觀點和方法運用到檔案理論研究、檔案政策確定、檔案制度建立、檔案管理等各項檔案工作中,使檔案工作緊緊圍繞和諧社會的構建展開。服務型檔案管理是檔案管理發展中的一個創新,也是新時期檔案管理走向更高層次的必然產物。我們認為這種新的管理模式不僅是可行的,我們期待著這種管理模式的拓展,更好地服務于社會、服務大眾,促進社會和諧發展。

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