強化大中型企業檔案管理的四要素

梁紅艷　張　赫

隨著社會主義市場經濟的建立和完善,國有大中型企業的改革已進入攻堅階段。面臨新的形勢,企業內部的檔案管理工作能否順應改革的大趨勢,盡快建立起一整套適應現代企業管理體制的檔案管理模式,是我們當前和今后一段時期要解決的嚴峻課題。因此,必須改變傳統的、僵化的檔案管理方式,強化國有大中型企業檔案管理的“四要素”。即:精干有力的組織機構、集中統一的管理模式、高效迅捷的現代化手段:一專多能的復合型人才。

一、精干有力的管理體系,是立足之本

國有大中型企業深化改革、轉機建制、強化管理的主要內容之一,就是精減機構,形成高效的、新型的企業管理框架。在改革過程中,企業內部的檔案管理部門不可避免的會受到一定的沖擊和影響。為適應新體制的建立和發展,我們必須認真領會和貫徹“精簡”的原則,結合檔案工作的性質、任務、內容、范圍及職責,從實際出發,建立起一個精干高效、運作有力的檔案管理體系,這是搞好企業檔案管理的根本保證。一是要堅持統一領導。成立以企業主要負責人直接領導、具備一定行政管理職能的檔案管理機構,將檔案管理納入企業發展規劃,為企業檔案管理工作的法治化、正規化建設,提供可靠的組織保障。二是要加強依法治檔。健全完善的規章制度是企業檔案管理的行為準則,是企業檔案管理機構行使職能的依據和手段。值得注意的是,由于國有大中型企業生產經營特點不盡相同,所以,依法治檔不能搞“一刀切”。既要堅持原則,又要靈活運用,形成適合本企業生產經營特點的檔案管理制度。三是要實行網絡控制。強化基層檔案組織建設,建立橫向協作、縱向統一的網絡系統。在橫向上,加強與各業務部門的監督和指導;在縱向上,搞好企業檔案整體工作的統一領導、統一部署和統一考核。

二、集中統一的管理模式是客觀需要

企業檔案由分散型管理向集約化管理的轉化,反映了市場經濟體制下企業經營管理和運行規律的集約化。社會主義市場經濟體制下的企業,作為獨立的經濟實體,直接參與激烈的市場競爭,客觀上要求檔案部門提供綜合性、宏觀性、整體性的信息。企業檔案集中管理,既要考慮現實生產經營的需要,實現企業檔案的現實價值,又要考慮企業的長遠發展,實現企業檔案的歷史文化價值。也就是說,企業檔案管理要以集中的信息整體形式來支持總體目標的實現,并延續和反映企業整體的發展。由此可見,企業檔案集中統一的管理模式是客觀需要。

三、高效迅捷的現代化手段,是必由之路

當今社會已進入科學技術高速發展的信息時代,“科學技術是第一生產力”已成為社會進步、企業發展的主旋律。企業的生存發展越來越趨向于以科技取勝,企業的競爭實質上就是科技的競爭、信息的競爭。新的社會環境、企業環境賦予檔案工作新的活力和新的使命,如何擺脫落后的管理方式,運用現代化管理手段,不斷提高工作效率和質量,是企業檔案管理工作求生存、求發展的必由之路。一是技術設備的現代化。信息處理、網絡技術在國有大中型企業中的應用和發展,形成了軟盤、光盤、網絡郵件等多種新型的檔案載體,這就要求檔案管理必須開發、應用現代化的技術設備、保護措施,以營造一個安全、完善的檔案管理和保護環境。二是業務管理現代化。隨著企業集約化、規模化改組、改制工作的縱深發展,企業檔案信息庫存量激增,傳統的管理手段與客觀現實的需求之間的矛盾日趨尖銳。開發和應用微機軟件管理企業檔案,對庫存檔案實行數據庫管理;是提高檔案工作效率的有效手段。三是檔案利用現代化。就是要充分利用現代網絡信息傳遞技術,實現檔案信息的異地查詢和

資源網上共享。這是檔案工作今后發展的途徑和方向。

四、一專多能的高素質人才,是必要條件

現代化國有大中型企業的集約化、信息化管理以及精簡高效運作框架,意味著企業檔案管理工作不能再停留在傳統的專一化、保守型的管理模式。檔案人員的個人素質和檔案隊伍的整體水平必須有所優化和提高,以適應新時期企業檔案工作的需要。因而,對檔案管理人員提出了高層次、多方位、復合型的要求;。即一人多崗、一專多能。一是要熟練應用現代化技術設備。這是現代企業檔案管理人員必須具備的基本素質,是實現企業檔案現代化管理的前提條件。二是要全面掌握現代化管理業務。檔案管理人員要學會應用信息處理技術,實現企業檔案的微機立卷、查詢、調卷等業務管理。三是要及時更新知識結構。現代國有大中型企業的檔案工作者,要順應時代的需要,及時轉變守舊、封閉的思想觀念,不斷地學習新知識、吸收新經驗;充分發揮主觀能動性,積極開拓、勇于創新,使自身的知識結構始終與客觀需求保持同步。這是廣大檔案工作者必備的職業修養,也是推動檔案事業蓬勃發展的動力源泉。(編輯/永安)