協同軟件應用的春天還未到來

支 論

微軟Office部門高級副總裁史蒂文·斯諾夫斯基說,微軟認為協同的目標是幫助人們在一起更為有效地工作。為了實現這個目的,微軟在四個方面提供了協同解決方案,包括集成通信、協同辦公環境、訪問信息與人員以及人員流程控制。

國內相關研究人員對協同軟件的定義是:協同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協作為目標的協作軟件工具,主要包括群組協作管理,如:工作流管理、項目管理等等;各種通信軟件,如E-Mail、即時通信、VoIP等。

隨著網絡、通信技術的發展和用戶全球化等新需求的提出,協同軟件概念也賦予了新的含義,例如結合了Internet、工作流、即時通訊和SOA 等多種技術和手段。

無論是從微軟提出的協同解決方案的四個構成要件,還是從國內研究界對協同軟件的定義來看,都認為協同軟件包含兩個主要的組成部分:一個是協同通訊機制,即提供協同的通訊環境;另一個是信息交互的平臺,提供協同的信息交流。由于協同通訊很大程度上依賴于硬件設備的提供與網絡通訊設置等高技術通訊手段,國內專注于協同通訊領域的公司并不多見。那么在信息交流軟件平臺方面,國內軟件公司的發展水平怎么樣呢?

從以上協同軟件的定義中可以看到,信息交流的軟件平臺必須具備的四個功能是工作流管理、項目管理、知識管理與信息門戶。

工作流(Workflow),是指工作的次序、步驟等工作過程,也常常被稱為工作流程,工作流管理有時也被稱為業務流程管理(BPM,Business Process Management)。因為工作流能夠使工作事務在多人之間有效流轉,而帶來協同應用效果,從而占據協同軟件的“核心”地位,也成為協同軟件驅動各項應用步驟與程序的引擎。

在工作流引擎基礎之上,企業的重大生產經營活動中,如新產品的研究開發、新產品的試生產、采購項目監控、重大銷售項目追蹤等,無一不與項目管理技巧與項目管理方案密切相關。

任何一個企事業單位的協同能力,無疑要靠其員工的知識管理來支撐。任何單位的業務或事務處理都是由人來完成的,怎樣確保處理過程中的知識被有效存儲,得以在員工中繼承和發揚,是每個企事業單位需要解決的重要問題。而這一切,需要協同軟件的知識管理功能來得以實現。

當前,信息門戶的概念被濫用了,很多場合下甚至成為網站的代名詞。筆者認為信息門戶最起碼要具備集成的功能——將企事業單位的信息系統應用集成在統一的門戶上,這一門戶成為唯一的內外信息交流窗口。信息門戶其次要具備權限分配功能——不同的使用者雖然面對的是同一交互門戶,卻可獲得與權限相對應的不同交互信息。

以上四個功能是協同軟件必須具備的基本功能。目前國內眾多的協同軟件提供商大都宣傳其軟件同時具備了四個功能,但仔細研究其產品,會發現這些功能或多或少會有缺失,即使有些軟件勉強具備這些功能的雛形,其完善程度和實用性方面離顧客的需求也有相當大的差距。這些狀況說明,在協同軟件這一領域,國內軟件行業整體競爭實力尚不強大,由于缺乏深厚的研究基礎,缺乏對顧客需求的深刻研究,盡管業內一直宣傳協同軟件前景如何如何廣闊,但協同軟件應用的春天遠遠還未到來。