以ISO9001:2000質量管理體系構建高職院校財務管理體系

許風軍 齊 梔

ISO9001:2000質量管理體系(下稱體系)是ISO9000族標準之一,適用于企業、事業、團體等各類組織。它雖然是一個基礎性的管理標準,并沒有對哪個行業定出具體的執行標準,但能使組織內部各類人員的職責明確,降低組織的各種管理成本和損失,提高組織效益,使產品或服務質量得到根本的保證。

筆者所在學校——濟南技術學院,是目前山東省唯一一家通過體系認證的高職院校。學院財務處是唯一一家用體系標準構建財務管理體系的單位(因體系覆蓋范圍未明確包含財務和工會部門,財務管理體系的認證由學院內審員依據學院通過體系認證的《質量管理手冊》完成)。下面筆者就以濟南技術學院為例,具體闡述如何以2000質量管理體系為標準構建財務管理體系。

一、體系標準主要內容

體系中的“產品”指財務管理過程及所產生的結果,包括以下內容:為教職員工及學生提供的各種服務;會計核算過程及其所產生的記賬憑證、賬本、會計報表等紙制和電子數據;票據領購過程及日常管理過程;資產管理過程及結果、學費收繳過程及記錄、財務報銷過程及所取得的報銷憑證等。

體系中的“顧客”指財務管理的服務對象、會計核算結果需求方,具體包含:學生、教職員工、管理層;學院財務處本身、各級主管部門及監督部門;其他與財務處產生聯系的單位或個人。

體系最終要求形成《濟南技術學院財務處質量管理手冊》(簡稱《質量管理手冊》)、《濟南技術學院財務處程序文件》(簡稱《程序文件》),這兩個文件涵蓋了財務處日常財務管理的全部內容。其中,《質量管理手冊》主要涵蓋財務管理過程的具體工作規范、流程,體現出體系標準的所有細節;《程序文件》是指財務管理過程所有相關的管理制度、細則、辦法,是財務管理的法律依據。

以體系為標準構建財務管理體系要遵循PDCA方法,即計劃、執行、檢查、改進。對財務管理過程中的所有內容都要予以分解,層層落實標準,做到標準全覆蓋。

用體系為標準構建的財務管理體系,要在實踐中證實具有提供滿足顧客要求和會計法規要求的產品的能力,目的在于提高顧客的滿意度。內審員指標準認證實施過程中,對體系建立的全過程進行監督、檢查、提出修正意見的人員。

二、構建財務管理體系應遵循八項管理原則

1.以顧客為關注焦點

組織依存于顧客,因此要組織理解顧客當前和未來的需求,滿足顧客的需求并爭取超越顧客的期望。

2.領導作用

領導者確立組織統一的宗旨和方向,應當創造并保持使員工能充分參與和實現目標的內部環境。

3.全員參與

各級人員都是組織之本,只有他們參與,充分發揮智慧和才干,才能為組織帶來效益。

4.過程方法

將活動和相關的過程以及資源進行有效的管理,更有可能得到期望的結果。

5.管理和系統方法

將相關互聯的過程作為系統加以識別、理解和管理,有助于組織提前實現目標。

6.持續改進

持續改進總體業績是組織的一個永恒追求目標。

7.基于事實的決策方法

有效的決策是建立在數據和信息分析的基礎上的。

8.與供方互利的關系

組織與供方是相互依存的互利關系,可增強人文創造價值的能力。

三、財務處以體系為標準構建財務管理體系過程

1.成立認證機構,培訓相關人員

財務處成立以分管財務的院長為組長的領導小組,委托財務處長具體負責體系的建立實施,工作機構設在財務處。同時,對領導層、全體財務人員進行培訓,要求所有與產品質量形成有關的人員具有顧客意識、持續改進意識,并進行相關的職責培訓。

2.確定財務處工作職責和目標

財務處工作目標是在學院黨委領導下,財務管理工作的一切將圍繞學院發展的大局,為各層次對象提供優質的服務,為各層組織提供高質量的會計成果,并圍繞這個目標制定《質量管理手冊》和《程序文件》。

3.明確各崗位工作人員的工作職責、權限及相互關系

根據《會計法》《會計基礎工作規范》要求,明確財務處應設置的工作崗位,各崗位的工作職責要體現出會計的相互牽制原則,同時又要將整個財務管理過程作為一個有機整體考慮。因財務處工作人員分布在市區三個分院辦公,經過重新設置崗位,財務處設置了出納員、記賬會計、非稅收入管理、固定資產管理、物價及票據管理、預決算及報表管理、學費收繳管理、工資核算發放等崗位,根據工作量的大小、日常工作的緊密程度、會計相互牽制原則將上述崗位分配給財務處五名工作人員擔任。

4.編寫《質量管理手冊》和《程序文件》

財務處需要建立文件化的體系,而不是只建立體系文件。編制體系文件不是目的,而是一種手段。通過文件,制定方法,然后按文件試運行,有利于體系的實施、保持和改進。因此,體系文件的方式和詳略程度必須結合財務處的現狀,財務管理的復雜程度和會計人員的素質等綜合考慮。整理、分析現有財務管理文件,對以前行之有效的文件要盡量保留。根據財務管理現狀,制定、修訂財務管理文件,按規定對文件進行審查,經分管院長批準后報院黨委會或院長辦公會討論通過,并以學院文件方式予以發布執行。

財務處根據當前學院分散辦公的現狀,修訂并按相關程序批準發布了《關于加強學院及各分院財務管理的實施辦法》《濟南技術學院財務管理制度》《濟南技術學院固定資產管理辦法》《濟南技術學院采購管理辦法》《濟南技術學院非稅收入管理辦法》等財務管理文件;修訂并規范了全校通用的表格樣式,如《政府采購審批表》《固定資產增資表》《學生退學退費審批表》等。其中,《濟南技術學院財務管理制度》將會計人員的崗位職責重新修訂,并第一次用制度的方式規定了出納員報銷工作流程和標準、記賬憑證制作流程和標準、會計賬務處理工作流程和標準、會計賬簿輸出及打印標準、票據領購及票據填制標準、工資核算及發放工作審批流程等。同時,財務處建立了首問負責制,任何單位或個人到財務處辦理業務,第一位接待的會計人員負責協調安排到相關會計人員處理,不能推諉或拖延。

5.建立財務管理體系后的運行與評價

體系運行三個月后,由財務處內審員進行一次內審和管理評審,對體系進行自我診斷和自我評價。經財務處內審員審核認為體系運行正常、有效時,就可以請學院派由組織人事處、辦公室、學生處、教務處及各院系代表組織的審核組進行現場審核評價。同時制作《財務處工作績效考核表》發放到學院各部門及部分學生代表處,對財務處實施體系認證以來的工作予以評價,找出不足,整改提高。

6.財務管理體系的持續改進

經學院內審員審核,經過學院各級部門及學生代表的評議,財務處的質量體系認證獲得通過,體系的運作基本符合ISO90001:2000質量管理和《濟南技術學院質量管理手冊》的要求,財務處各工作崗位配合密切,相互支持,沒有出現重大不合格項目,也存在一些一般不合格項目,如在財務處的服務態度有很大的改觀的同時,仍有部分工作人員在收繳學費或報銷過程中不夠耐心,解釋不夠全面等現象。在繼續執行體系規定時,要不斷發現問題并不斷改進。在體系的日常運作中, 財務處的內審員和學院的內審員仍要嚴格按照標準要求對財務處的工作進行持續審核、持續改進,以求不斷完善財務處的運作體系,提高運作功效。

(作者單位:山東省濟南技術學院)