現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)方案設計

劉 慶 劉開芳

[摘 要]二十一世紀是信息化時代,信息時代的核心技術是計算機網(wǎng)絡技術,利用計算機網(wǎng)絡技術特別是局域網(wǎng)技術實現(xiàn)信息化辦公,有效的提高工作效率,規(guī)范工作流程。現(xiàn)代化辦公有利于工作的程序化、規(guī)范化和科學化,減少失誤,提高工作質(zhì)量和效率。當然這需要一個科學的、完善的辦公自動化系統(tǒng)方案設計來解決這些問題。一個辦公自動化系統(tǒng)應完成信息采集、信息傳輸、信息存儲、信息發(fā)布、信息共享等基本功能。

[關鍵詞]計算機網(wǎng)絡技術 辦公自動化系統(tǒng) 方案設計

[中圖分類號]TP317.1[文獻標識碼]A[文章編號]1007-9416(2009)11-0025-02

0 引言

現(xiàn)代企業(yè)講究企業(yè)成本,特別是辦公成本,由于傳統(tǒng)辦公具有組織龐大、機構(gòu)復雜、人員臃腫、信息共享困難等諸多缺點,從而導致辦公成本大大提高,較高的辦公成本,在當今激烈的競爭環(huán)境中,使企業(yè)處于劣勢地位,因此,建設適應新形勢下的辦公自動化系統(tǒng),以實現(xiàn)辦公流程化、簡單化、信息共享化、移動化等現(xiàn)代化辦公,是現(xiàn)代企業(yè)急待解決的問題。新型辦公自動化系統(tǒng)依托計算機網(wǎng)絡技術,提供辦公信息采集、信息傳輸、信息存儲、信息發(fā)布、信息共享等功能,為企業(yè)提供全方面的辦公服務。

1 基于局域網(wǎng)技術的辦公自動化系統(tǒng)的框架

辦公自動化簡稱OA,是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)路功能結(jié)合在一起的新型辦公方式,是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域,是信息化社會的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡,組織機構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時間、地點和空間協(xié)同工作。一個現(xiàn)代化的辦公自動化系統(tǒng)要完成其基本功能,必須依托網(wǎng)絡平臺和信息處理平臺,來實現(xiàn)信息的采集、信息存儲、信息傳輸、信息的發(fā)布、信息共享等功能。一個基于局域網(wǎng)技術的辦公自動化系統(tǒng)的基本框架如圖1所示。

1.1 網(wǎng)絡平臺

網(wǎng)絡平臺是信息處理的基石,網(wǎng)絡技術是信息技術中最重要的技術,也是發(fā)展最快的技術之一,它為各種信息應用提供信息傳遞和資源共享服務,各種網(wǎng)絡應用層出不窮,對網(wǎng)絡的傳輸能力要求越來越高,高帶寬、光交換、延遲小、高吞吐率是對現(xiàn)代通信網(wǎng)絡的總體要求。對網(wǎng)絡平臺的設計要采用科學和標準化的手段,使之具有靈活性、可擴展性、可實現(xiàn)性等特點,目前對于復雜系統(tǒng)設計一般采用分層的觀點,對網(wǎng)絡平臺的三層架構(gòu)設計如圖2所示。

圖2 網(wǎng)絡平臺的三層架構(gòu)

(1)核心層:核心層構(gòu)成網(wǎng)絡平臺的主干,采用當代先進的路由設備、交換設備和防火墻設備,傳輸鏈路采用光路,速度考慮1000Mbps,網(wǎng)絡采用高速以太網(wǎng)技術。核心層設計應考慮帶寬寬、吞吐率大、低延遲等因素,同時通過租用專線與本地ISP商連接到Internet。

(2)匯聚層:匯聚層由各樓層的交換設備和通信線路構(gòu)成。考慮到技術的發(fā)展和應用技術的深入,采用1000Mbps的速度,匯聚層設備通過光纖與核心設備相連,為信息傳輸提供充足的帶寬。

(3)接入層:接入層是樓層各辦公室設備接入的接口,速度考慮100Mbps,通過超5類或更高雙絞線與用戶設備相連,同時最好采用光纖與匯聚層設備連通。為了實現(xiàn)基于用戶設備的管理,交換設備采用可管理的智能型交換機。

(4)網(wǎng)絡安全:隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展,人們越來越依賴先進的辦公技術和網(wǎng)絡技術,各種網(wǎng)絡安全事件層出不窮,網(wǎng)絡安全也就成了人們高度關注的話題,同時也是網(wǎng)絡工程技術人員必須研究的課題,采用集中式和分布式相結(jié)合的防火墻體系結(jié)構(gòu),可以最大限度保護網(wǎng)絡的安全和用戶終端設備的安全。

2 信息平臺

信息平臺是構(gòu)建在網(wǎng)絡平臺基礎之上,主要提供信息存儲、信息發(fā)布、消息傳遞等服務功能。

2.1 信息存儲

一個辦公自動化系統(tǒng)將產(chǎn)生大量的信息,這些信息必須安全存儲,以便查詢和決策之用。這類信息主要有兩類:

(1)辦公文件信息:這類信息不便于使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行存儲,一般采用文件傳輸協(xié)議存儲在FTP服務器上。

(2)數(shù)據(jù)文件:這類信息如職工檔案、學生成績、財務報表等,便于使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存儲,一般采用關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行存儲。

2.2 消息傳遞

在辦公過程中將有大量消息需要傳遞,如企業(yè)文件、通知、公告、員工交流等。這類需要傳遞的消息可以分為以下兩大類,分別采用不同的技術實現(xiàn)。

(1)即時消息:如文件、通知、公告等,這類消息可以采用在線消息傳遞技術實現(xiàn),同時應提供消息提醒手段。

(2)離線消息:這類消息可以使用Email系統(tǒng)來傳遞,采用SMTP技術傳遞消息,而采用POP技術收發(fā)消息。這種技術目前較為完善和成熟。

2.3 信息發(fā)布

在辦公過程中產(chǎn)生的計劃、安排、規(guī)劃等公告信息,需要長期向員工和社會發(fā)布,信息發(fā)布采用Web技術實現(xiàn),通過Web網(wǎng)站將這類信息以HTML或數(shù)據(jù)庫方式存儲,并采用Web技術發(fā)布。

2.4 信息安全

信息安全是保證信息的完整性、保密性、可用性和可控性而采用的安全技術。

(1)完整性:信息在傳遞過程中不免被修改,被破壞,需要采用一些數(shù)據(jù)完整性驗證機制。目前廣泛采用報文摘要協(xié)議來保證數(shù)據(jù)的完整性。

(2)保密性:涉及到保密信息,在存儲或在傳輸過程中必須要經(jīng)過加密處理。目前加密技術非常的完善,為了安全和便于密鑰分發(fā)的實現(xiàn),可以采用非對稱加密算法,實現(xiàn)非對稱加密,從而保證信息的保密性。

(3)可用性和可控性:通過網(wǎng)絡操作系統(tǒng)的訪問控制和授權(quán)訪問來實現(xiàn)。

3 辦公自動化應用系統(tǒng)

辦公自動化應用系統(tǒng)是實現(xiàn)高效率辦公的關鍵所在,有了高速的網(wǎng)絡平臺和信息處理平臺,為實現(xiàn)辦公自動化提供了硬件和軟件環(huán)境,同時還需要將這些資源有機的集成起來,使之成為一個辦公系統(tǒng)整體,即辦公系統(tǒng)集成。

3.1 辦公自動化應用系統(tǒng)的框架

人們對現(xiàn)代辦公具有豐富需求和個性化追求,設計一個滿足不同用戶和用戶群需求的辦公自動化系統(tǒng),是對系統(tǒng)設計人員的嚴峻挑戰(zhàn),根據(jù)現(xiàn)代辦公需求,一個辦公自動化應用系統(tǒng)的框架如圖3所示。

3.2 辦公自動化應用系統(tǒng)的功能模塊

一個辦公自動化應用系統(tǒng)應該具有個人辦公、協(xié)同辦公、公共信息服務和輔助辦公等模塊。

(1)個人辦公模塊:如個人文檔管理,個人名片管理,個人通信錄管理,個人計劃管理,日程安排,個人郵件管理等。通過個人辦公模塊完全實現(xiàn)個人無紙化辦公。

(2)協(xié)同辦公模塊:如部門計劃,部門工作安排,部門考核指標,部門工作流程,部門工作進度跟蹤,電子文件審批,各種請示和回復管理,電子印章管理等,通過該模塊可以實現(xiàn)各部門間的協(xié)同工作。

(3)公共信息模塊:企業(yè)新聞動態(tài)、部門新聞動態(tài)、工資信息查詢、生產(chǎn)資源共享、各類信息查詢等,通過該模塊可以實現(xiàn)信息資源共享,提高工作效率。

(4)輔助辦公模塊:如用戶管理,權(quán)限管理等,通過該模塊可以實現(xiàn)應用系統(tǒng)的安全管理。

3.3 開發(fā)模式

程序的工作模式已經(jīng)由傳統(tǒng)的兩層C/S模式向多層的B/S模式發(fā)展,所以辦公自動化應用系統(tǒng)應該在.NET或Java環(huán)境下開發(fā),底層采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),中間層采用XML技術實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理。

3.4 運行平臺

利用.NET開發(fā)環(huán)境,運行平臺采用windows的IIS,利用Java開發(fā),運行平臺采用Linux的apache,數(shù)據(jù)庫最好采用SQL server或Oracle。

3.5 審計和日志

對于辦公自動化應用系統(tǒng),應該具有審計和日志記錄功能,企業(yè)文件的分級審閱和分級批示等,這就涉及到審計。同時,對文件的閱讀、批示、修改等,應有詳細記錄,這就是日功能。

4 結(jié)語

現(xiàn)代辦公自動化是一個系統(tǒng)化工程,既要有支持平臺,又要有應用系統(tǒng)開發(fā),是企業(yè)各類信息資源的系統(tǒng)集成過程,涉及的技術較多,需要合理規(guī)劃,科學開發(fā),更要有熟練使用信息化系統(tǒng)的技術人員,才能有效發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的功能,真正實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、低成本辦公,造福人類。

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