基于內部行文管理系統的設計與應用

楊隆平

[摘 要]本文闡述了以PowerBuilder為開發工具,采用模塊化程序設計方法來創建企業內部行文管理系統。以實現企業內部行文的編寫、審核、發送等全過程的有效跟蹤和控制,并對需要永久性記錄的文件實現歸檔管理。

[關鍵詞]內部行文 程序 設計

在競爭日益激烈的今天,企業如何提高辦公效率顯得越來越重要,企業內部機構眾多、條文眾多。僅通過文件發放,既浪費時間又浪費紙張,為了達到快速可靠的信息交互目的,就需要一套可靠的內部行文管理系統,以實現內部行文管理的電子化、自動化,從而提高部門之間的辦公效率。

1 PowerBuilder的特點

PowerBuilder是一個用來進行客戶/服務器開發的完全可視化的開發環境,可以用一種可視的直觀的方式來創建應用程序的用戶界面和數據庫接口,它具有以下特點:事件驅動的應用程序;功能強大的編程語言與函數;面向對象的程序設計;支持Internet應用;跨平臺開發;開放的數據庫連接系統等。

2系統分析

2.1目標和范圍

按照管理企業內部行文的原理和方法,采用成熟的信息技術和手段,在提高企業辦公效率的基礎上,優化人、財、物和信息資源在企業內部各個交流環節的運行機制。在為企業各項活動提供全面信息服務的基礎上,提供信息管理決策支持功能,并為企業的辦公自動化發展在信息交互方面進行技術準備。

本系統主要是為企業內部各部門間信息交流提供方便,它可覆蓋企業內部各個部門的信息交流工作,能夠幫助各個部門進行擬文、對擬文修改、發送、查詢等工作,適用范圍很廣。

2.2設計思路

采用企業現有的軟硬件環境和先進的系統開發方案,達到充分利用現有資源,提高系統開發水平和應用效果的目的;應符合企業內部收文和發文的管理規定,滿足企業日常工作需要,并達到操作過程中的直觀、方便、安全、實用等要求。采用先進的兩層體系結構,Client(客戶端)負責提供表達邏輯、顯示用戶界面信息;Server(服務器端)負責實現數據服務;采用模塊化程序設計方法,既便于系統功能的各種組合和修改,又便于未參與開發的人員日后補充、維護。

2.3系統功能

包括員工基本信息的輸入;文稿的撰寫;文稿的修改、發送;對方部門所發布行文的接收、查看以及評論回復;行文的查詢;行文管理系統的使用幫助等。

3系統設計

3.1功能模塊設計

在系統功能分析的基礎上,考慮PowerBuilder程序編制特點,可構建如圖1所示功能模塊。

圖1

3.2數據庫設計

通過對企業內部行文管理的內容和數據流程分析,設計的數據項和數據結構一般為:員工基本狀況,其數據項有員工號、姓名、性別、部門、電話等;用戶口令信息,其數據項為用戶名和口令;企業部門信息,其數據項為部門代號、名稱、經理等;內部行文信息,其數據項為文件號、撰寫人、標題、正文、日期、發送標志等;內部行文處理信息,其數據項為文件號、撰寫人、接受人、標題、正文、日期、審核意見等。

3.3應用程序設計

3.3.1創建應用程序對象

在應用程序對象的變量定義窗口中定義內部行文管理系統的全局變量,這些全局變量用于應用程序不同對象間參數的傳遞。

3.3.2登錄模塊的設計

在應用程序對象的Open事件的程序代碼有下面一條語句:Open(w_login),該語句就是打開登錄窗口的語句。還可在此設計修改用戶口令等。

3.3.3程序主窗口的建立

用戶輸入正確的用戶名和口令,登錄成功之后,可進入程序的主窗口。系統應用程序的主要功能都是通過主窗口w_main上菜單來完成的。每個功能模塊由一個或多個窗口來完成。

3.3.4菜單的設計

在菜單畫面中設計應用程序主窗口所連接的菜單m_main。該菜單的結構如圖2所示。

3.3.5數據窗口的創建

建立數據窗口對象是程序設計中極為重要的一個部分。數據窗口對象是PowerBuilder編程的精華所在,針對不同的情況選擇不同類型的數據窗口對象,會使程序的實用性和直觀性大為增強。此數據窗口用來實現讀取、修改、查詢數據庫中的數據等功能。

為了能在該數據窗口對象中修改所顯示的記錄,需要設置Allow Updates屬性。單擊“Rows”菜單下的“Update Properties”菜單,我們只要保留系統默認屬性即可,這樣一個數據窗口對象就創建完畢了。應用程序中窗口上的數據窗口控件可以連接和使用這個創建好的數據窗口對象。其他數據窗口的創建過程與此類似。

4設計過程中的一些技巧

4.1設置數據窗口中某列不可編輯

進行開發創建過程中,在PowerBuilder的DataWindow里將某列的Tab值置為0,即可讓該列變為不可編輯,使其無法進行增、刪、改等操作,以防止用戶由于誤操作而刪掉數據。

4.2設置具有提示功能的按鈕控件

單擊工具欄上的“New”彈出對話框,選擇其中的標準可視對象“Standard Visual”,在出現的對話框中選擇可視對象的類型commandbutton,然后單擊“OK”按鈕,進入用戶對象畫筆窗口。該對象在具有PowerBuilder通用按鈕控件功能的基礎上,增加了用戶定義的事件功能。當鼠標移到該控件上,在主窗口下面的幫助提示信息欄中就會出現屬性Tag中的內容。

5結語

現代企業需要一套可靠的內部行文管理系統,使其所屬的部門管理人員在信息系統的輔助下進行工作。本系統的開發和應用也正是為了提高企業領導決策水平,提高企業內部辦公效率,達到快速可靠的信息交互目的,進而促進企業各個方面快速發展。

[參考文獻]

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