超級替換，合同／價目表／報表快變身

上期，我們介紹了word多人協作的使用方法。在企業中，一個項目方案書、一個報價表、一個合同書往往經過數個人的修改才能成形，而在這么多人協作的文件改動中，如何快速鑒別每個人修改的痕跡并對其取舍已成為提高工作效率的關鍵因素。如果只是簡單把個人修改的部分用不同顏色標記，對于稍微復雜的文案，只有事倍功半。

本期，我們介紹另一個高效辦公常用的神奇工具——“超級替換”。

如果你是公司的銷售助理，經常被要求準備一些Word合同、價目表、數據報表。對于這些經常用到的Wora內容，我們可以通過word中的“超級替換功能”，使用時，只需輸入事先設定好的縮寫，回車之后，你會驚奇地發現，縮寫被一個個自動替換成你預先設定好的各類合同、價目表等信息，大大節約了你的時間。

那么我們一起來看看如何實現word的超級替換吧。

我們打開“工具－自動更正選項－自動更正”，就會發現，原來秘密都在“替換”和“替換為”中，只要輸入預先定義好的字母組合，就能自動替換為我們需要的內容。

如何才能讓我們自己定義的特定標記出現在此處呢?

我們只需要在word正文中選中需要自動標記的內容，再進入“工具－自動更正”選項，我們會發現，之前選中的內容已經出現在“替換為”的選項中。在“替換”的選項中輸入自定義的快速替換內容，如“我的表格”，那么，當你下次在Word中輸入“我的表格”這幾個字的時候，就會自動替換為剛才定義的圖表了。

另外—種“超級替換”的方法

Word還提供了一種神奇的“超級替換”標記的方法，稱為自動圖文集。

選中需要標記的內容，按“ALT+F3”，輸入需要替換的標記名稱即可，比如“我的簽名”，使用時，當我們輸入“我的”兩個字的時候，Word已經可以感應到這是個自動標記并提示我們，此時我們只需要按回車，自動標記就生效了。