職業學校人事檔案管理策略探究

【摘要】 職業學校人事制度改革，給人事檔案管理工作提出了更高的要求。因此，必須更新觀念，改革人事檔案中不合理的制約著人事檔案工作的發展，推動人事檔案工作合理有序向前發展。

【關鍵詞】 職業學校;人事檔案;問題;對策

【中圖分類號】 G271【文獻標識碼】 A【文章編號】 1005-1074(2009)04-0098-01

1 前言

人事檔案不僅是一個單位人力資源情況的載體，而且也反映和記錄了這個單位的歷史沿革。職業學校的人事檔案管理工作在我國職業教育管理體制的改革中發揮著重要的作用，它有效地促進了我國職業教育結構的完善和教育資源配置的優化。提升人事檔案管理工作的效益，有利于提高學校的辦學質量。因此，在進一步做好職業學校人事檔案管理工作、充分發揮其應有作用的同時，還必須重視人事檔案管理工作中的重要環節及難點所在，以便找出相應的思路及解決問題的方法。

2 現階段職業學校人事檔案管理的主要難點

2.1 人事檔案工作環節存在困難 檔案工作的環節包括：檔案材料收集、整理、分類、編目、裝訂等八個工作程序，目前，學校人事檔案中存在著三個環節的難點：一是檔案材料難收集。收集是檔案工作的第一環節，也是檔案管理的基礎，難點最大，要將分散在各部門的人事檔案資料收集起來，既要求檔案管理人員要有耐心負責的精神，又要求各部門的積極配合，但在實際工作中，學校的有些部門由于思想上不夠重視、工作繁忙或其它因素，延交和漏交甚至丟失檔案材料的現象嚴重，造成檔案材料收集不齊，影響到檔案工作后面幾項環節的開展；二是檔案材料難催補。檔案材料的催補工作也存在難點，對由于歷史原因而造成缺損的檔案材料：如缺頁、無公章、無簽名、無影像等進行催補，在實際操作中所遇到的困難很多，工作量也非常大，牽制了檔案管理人員的精力；三是檔案材料難裝訂。因收集環節的影響，直接給人事檔案材料的裝訂成冊帶來了困難，許多案卷因缺頁等原因，不能按時裝訂。

2．2 檔案信息落后，不能提供有效的服務和利用 職業學校的人事檔案工作尚未跟上教學改革的步伐，主要表現在所保管的人事檔案的信息化程度及提供服務上，從目前職業學校的人事檔案所提供的信息來看，內容過于單一，過于格式化，千篇一律地如學歷、履歷、職務、職稱、工資和政治面貌等基本情況，由于教職人員的人事檔案中，不包含業務檔案、科研檔案，缺乏作為一個生動的人，其所經歷的所有活動中的表現、成績、成果、特長、能力等，所以，人事檔案并不能立體顯示案卷人物的全貌。由于這種片面、貧乏而且過時的人事信息，很難為用人部門時提供客觀、真實和詳盡的參考，人們無法了解教職員工的具體業績，無法考查其在學術上和教學能力上的具體情況，而人事調動所遇到的調檔困難，更加深了人事檔案服務低下的矛盾，要了解調動人員的具體情況，必須到多個部門調閱有關的教學、科研等資料，降低了人事檔案的利用率。

2．3 檔案管理手段落后，管理人員技能有等提高 由于檔案管理工作的特殊性及管理人員辦公自動化技能的不足，造成目前職業學校檔案管理現代化程度低下、管理人員勞動強度過大等問題。主要表現在：人事檔案的載體仍停留在紙質化，雖配備了現代辦公設備，但由于管理人員大多年齡偏大，辦公自動化技能不足，因此，人事檔案尚未實現電子化和網絡化管理，檔案管理的每個工作環節，仍停留在手工完成階段。因此，目前人事檔案管理工作的進度已明顯落后于職業學校的現代教育的發展速度。

3 人事檔案管理的幾項策略

3.1 制定嚴謹的人事檔案管理工作制度 鑒于人事檔案工作在教學發展中的重要作用，應根據職業學校檔案管理的要求，盡早制定出一套嚴謹的人事檔案管理工作制度，將人事檔案管理工作納入學校日常管理的范疇，建立起科學、規范、系統的一系列人事檔案管理制度，以檔案工作的八個環節為抓手，如收集、整理、歸檔、分類、編目、立卷、裝訂、保管等，每個環節設立程序化細則，并相應制訂人員分工、責任追究等條款。通過建立健全規章制度，使職業學校的人事檔案工作走上現代化和科學化管理的軌道。

3．2 完善職校用人制度和政策，減少“棄檔”的形成 雖然不能和高校相比，但是職校也是人才聚集的地方，教師進修的機會多，出國深造的機會也多，因發達國家職校、國內名校薪金高，有些教師取得學歷、學位證書后不再愿回原單位工作，而單位為他們進修深造支付了工資和培養費，不愿輕易放走，他們就會選擇不辭而別，個人檔案只好被遺棄在原單位。針對這種情況，筆者建議學校在指定人才引進政策時，應結合本校的實際情況，采取適用本校的人才培養政策，如將出國學習、提高學歷看作是個人提高業務水平的事情，這個期間，學校不給工資、獎金和培養費，檔案轉入人才交流中心，完成學業后愿意回來的，學校根據當年的進人計劃選擇。這樣做一方面有利于人事檔案管理，另一方面為職校節約大量的培養經費，保證了職校的主動性，減少人才流動過程中，職校與教師之間的摩擦，減少“棄檔”的形成。

3．3 職校人事檔案工作必須由現在的分散管理過渡為統一管理 學校應設立專門的人事檔案中心，規定人事部門和其他各部門按《檔案法》統一標準，統一規范并整理好各類高級人員的檔案，送交人事檔案中心統一管理。中心必須建立健全人事檔案管理制度，確保校內校外人員的有序流動。加強對檔案工作人員的現代化技能培訓，努力改變手工操作檔案管理的方式，積極推進檔案工作的電子化、網絡化管理，將現存個人檔案中能夠反映人才基本情況的信息進行數字化處理，建立學校所有人員的人事檔案信息庫。按照《檔案法》的規定，開放人事檔案信息網，變人事檔案被動服務為主動服務，實現人事檔案信息的資源共享。

參考文獻

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