外包一定可以節(jié)約現(xiàn)金嗎？

在企業(yè)正因為外包而節(jié)約很多成本時，他們似乎忘記計算因外包而增加的成本

Emily McHugh真后悔當(dāng)初她在決定實施外包前，未做足功課。2004年，以設(shè)計筆記本電腦包和旅行袋的Casauri公司首席執(zhí)行官McHugh，把6個人的公司從新澤西州搬到佛羅里達州的皮爾斯堡。為節(jié)約開支和省去麻煩，McHugh決定不再租賃倉庫，而是雇用外部公司來管理庫存和完成訂單。

不幸的是，McHugh很快發(fā)現(xiàn)自己陷入庫存短缺和運輸錯誤中。她收到了諸多客戶投訴，抱怨其所收到的包或顏色錯誤，或樣式錯誤，甚至尺碼錯誤，于是McHugh不得不找其他辦法。經(jīng)研究她計算出，何不在自己房里完成工作。現(xiàn)在，她無需給外包供應(yīng)商每年支付80萬美元，取而代之的是花40萬美元租賃倉庫和聘請一位運輸工人。“有趣的是，如果外包商做好了其本職工作，我們或許永遠(yuǎn)不會想到，自己可以做得更好、更便宜。”McHugh說。

身處經(jīng)濟低迷期，許多企業(yè)家都在尋找新方法來削減開支，外包是個熱門選擇。但它并不一定真能節(jié)約成本。像McHugh一樣，一些企業(yè)主不能準(zhǔn)確計算出外包成本。“通常，就在企業(yè)正因為外包而節(jié)約很多成本時，他們似乎忘記計算因外包而增加的成本，很顯然這種成本使得外包價格昂貴”，哥倫比亞大學(xué)商學(xué)院的副教授Rita Gunther McGrath說。在實施外包前，請詳細(xì)計算以下三項經(jīng)常被忽視的費用：

1 、審查供應(yīng)商：有時企業(yè)家低估了審查供應(yīng)商的成本，審查可能要花上數(shù)周甚至數(shù)月，由此將產(chǎn)生實地考察和旅行費用。此時，企業(yè)家還需要準(zhǔn)備更多預(yù)算并花費更多時間摸清每個供應(yīng)商的財務(wù)能力，位于馬薩諸塞州貝德福德的MindLeaf Technologies公司總裁Paresh K. Shah如是說。該公司為醫(yī)院安裝電子記錄系統(tǒng)，它已經(jīng)外包出多項功能，包括薪酬和IT系統(tǒng)。

Shah一直都會問外包供應(yīng)商兩個關(guān)鍵問題：“你當(dāng)前的工作量？”和“你的客戶支付及時嗎？ ”他希望聽到，該公司有穩(wěn)定的收入流和健康的現(xiàn)金流。“一旦你外包出部分功能，你將依賴于供應(yīng)商”，他說，“你需要問各種問題，以便你晚上睡得著覺，而不是擔(dān)心供應(yīng)商第二天可能倒閉。”Shah還補充說，最好與已運營多年的供應(yīng)商合作，而不要因為價格低，選擇與暴發(fā)戶合作。

2、合同錯誤：“協(xié)議細(xì)節(jié)不明確，能輕易摧毀你在外包項目上的預(yù)算”，位于明尼蘇達的商業(yè)資源管理公司CEO肯科克說。他還表示，當(dāng)公司不能具化需求、交貨期限和預(yù)算限制時，這通常導(dǎo)致供應(yīng)商花費更多時間和收費更多。當(dāng)一開始難以明確協(xié)議的每條準(zhǔn)則時，專家建議只在開始時制定臨時協(xié)議，以便在數(shù)月后外包工作的各項參數(shù)一旦明確就重啟談判。McGrath建議向律師尋求幫助，以保證那些可能影響費用的重要細(xì)節(jié)具有法律約束力，如：與海外供應(yīng)商約定一個固定匯率。

3、制表追蹤：“許多企業(yè)家沒有意識到，與外包供應(yīng)商們的溝通順暢之重要”，位于新澤西州的全球外包委員會的主席Christine Bullen說，“每周甚至每天例行檢查以確保外包工作走在正軌上。”他的三名工作人員每月要花費10小時來管理外包供應(yīng)商。

不過不這樣，代價更昂貴，就像Pedro Sostre去年所發(fā)現(xiàn)的一般。為削減成本，他的網(wǎng)站設(shè)計公司將項目中的一部分外包給印度程序員。就在客戶最后期限的4天前，Sostre卻發(fā)現(xiàn)一切都變得混亂起來。為保證準(zhǔn)時交貨，Sostre不得不從其他項目中出調(diào)四個全職程序員在周末趕工，當(dāng)然周末薪酬更昂貴。最終Sostre在此項目上損失15，000美元。他還外包了其他項目中的部分。如今吸取教訓(xùn)后的他在預(yù)算中增加了額外的百分之二十到三十，以支付一個全職員工管理外包供應(yīng)商和檢修某些錯誤。(編譯：子昱)