高校檔案信息管理的邏輯起點分析

摘要：隨著高校教育教學和內部管理體制改革的深入發展，加強高校人事檔案管理工作對于加快高校人事制度改革，提高高校在實施科教興國戰略中的地位，具有十分重要而深遠的意義。高校檔案管理工作是建設先進大學的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的重要環節，也是衡量高校管理水平高低的重要標志之一。

關鍵詞：高校檔案 信息管理 動態平衡

一，引言

在高校人事檔案管理工作中，由于政策、技術和歷史等各方面的原因，還存在著一些問題：

1.檔案利用主體受到限制。

長期以來，檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，而為教學科研服務則相對較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的規定與制約，一些檔案利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手續才能得以實現，從而大大影響了檔案的利用效率。

2. 館藏檔案門類不全，利用受到限制。

據調查，目前不少學校檔案館館藏門類不全，內容單一，主要以黨政、教學、財會類檔案居多，其它檔案門類不全，數量有限，例如照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

3. 檔案收集工作受到限制。

過去，檔案的收集、整理、歸類、編目等工作全部靠手工，書寫速度慢，工作量非常大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。

4. 檔案開發利用受到限制。

以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，經常會遇到檔案的形成時間、題目說不清楚的情況，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。目前多數高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。

二，問題與追問：

針對如上問題，作為一名高校檔案工作者，深感肩上的責任重大，為了使干部人事檔案真正適應高等學校不斷發展的需要，更好的為師資隊伍建設和干部隊伍建設服務，應采取以下對策和措施：

1、開拓思路，更新觀念

由于高校檔案工作是一項基礎性的管理工作，同時又是一項服務性工作，因而很難產生明顯的直接的經濟效益，所以在學校工作大舞臺上，它是一項默默無聞、專為他人“鋪路”的工作。檔案工作者既是腦力勞動者，又是體力勞動者，要面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統計、利用等工作。這就要求檔案工作者要以事業為重，無私奉獻，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡薄名利，樂為人梯，甘為無名英雄。志存高遠、胸懷博大，重事業、輕名利的品格，應該成為檔案工作者的一種美德。有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態，寬大的胸懷，使自己腳踏實地、兢兢業業地做好檔案工作。

在做好檔案工作的同時要協調好各種關系。首先要協調好領導之間的關系，爭取良好的工作環境;再次是協調好與公文處理部門的關系，從管理制度化、規范化和標準化來加強公文處理的統一性;最后要協調好學校各職能部門的關系，確保歸檔文件的齊全完整。檔案來源于學校各職能部門的職能活動，從文件產生到歸檔要經歷一段時間，經過許多環節，每個環節都會影響文件材料的質量，影響文件材料的齊全性、完整性和準確性，如歸檔學生學籍的管理，教師和教職員工的人事檔案。檔案工作人員必須與各職能部門及時溝通，確保歸檔文件的齊全完整。

2、突出高校檔案室的雙重職能，強化行政管理

目前檔案工作在學校的地位還不夠高，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在學校機構改革中，不少檔案室的地位又被削弱，只看到其服務功能，而忽視了其行政協調、監督指導的職能。要把檔案工作作為學校內部行政管理的重要部門，因為法律要求其“對所屬單位的檔案工作進行監督和指導”，同時還要“負責保管本機關的檔案”。所以高校檔案機構具有雙重性，作為職能部門，它負有“監督和指導”的職能;作為業務部門，它具有“保管”的職責。因此，我們要理直氣壯地強調高校檔案室的雙重職能。

3、提高檔案管理的系統設置和技術手段

高校檔案資源要實現信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現計算機管理，而網絡化是計算機管理檔案信息的必由之路。現在高校都普遍配備了計算機等現代設備，但大多數高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等;有些管理系統和檔案數據庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須工作人員來檢索，這與手工檢索并無區別;許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現代信息技術，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應用現代化辦公設備，為利用者提供遠程服務。寬帶互聯網的開通，使我們在吸納信息的時空上產生了重大變革，表現出強大的優勢。聯網出現的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，使利用者可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。檔案信息數字化、網絡化是時代發展的要求 ，是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，提供利用。

總之，隨著時代的發展，網絡化、信息化必將在高校的檔案管理中占據主導地位。高校人事檔案管理要加快利用高科技手段的步伐，加大現代高科技裝備的投入，做好檔案信息資源的開發和利用，以適應人事檔案管理現代化的發展需要。在利用信息網絡管理檔案的過程中，應注意檔案信息的保密，保密制度作為一項重要工作，在網絡條件下必須根據實際情況準確地把握。在檔案信息直接上網的條件下，必須對用戶權限進行控制，影響集體利益，影響穩定與安定團結、涉及個人秘密的檔案，因其合法的權益受到法律保護，均屬于限制利用的范圍。由于檔案信息有別于圖書、資料，有一定的特殊性，因此對網上能查閱的檔案應區分內、外部檔案，不能公開的檔案信息應按保密法，嚴格界定使用權限。

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