Ｅｘｃｅｌ集成服務器對企業信息管理的創新

[摘 要] 信息技術已經促使全球化市場競爭和企業管理模式發生了深刻的變化。企業管理信息化實質是企業對信息資源在深度和廣度上的開發利用，近年我國推出Excel服務器信息系統設計工具與運行平臺，將電子表格Excel和數據庫SQL Server集成為一個網絡數據業務協同工作環境，用戶可以自主、輕松、快速構建適應市場變化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統。

[關鍵詞] Excel服務器 信息管理 管理創新

信息技術的日新月異和新經濟的迅猛發展，已經促使全球化市場競爭和企業管理模式發生了深刻的變化。企業管理信息化實質是企業對信息資源在深度和廣度上的開發利用，通過ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）、CRM(Customer Relationship Management，即客戶關系管理)、SCM（Supply Chain Management，供應鏈管理）等軟件系統，不斷提高生產經營管理的效率和水平，進而提高企業經濟效率和競爭力的過程。近年我國也推出Excel服務器企業電子表格集成化的軟件系統，它是為企業管理人員設計的一個工具平臺，提供了一個沒有預先設定具體的業務模塊的信息系統的框架，通過企業管理人員把自己實際業務中用到的單據、表格等做成一個個“模板”，加入到框架中，逐步搭建出適合自己管理理念的管理信息系統。

一、管理信息化的創新與矛盾

1.ERP等管理信息系統對企業管理的變革與矛盾

隨著企業信息化進程加深，企業往往針對不同的業務系統采用漸進方式采購相應信息系統平臺。比如ERP，它是以對整個企業的資源進行規劃與控制的信息管理軟件系統，它是一種基于企業供應鏈的管理思想，是在MRPⅡ(Manufacture Resource Planning，制造資源計劃)的基礎上由面向企業內部轉向面向整個供應鏈，且擴展了管理范圍的現代化管理軟件工具。無疑，ERP的使用，促進企業管理思想和方法以及企業商業運營模式變革、促進決策的科學化，實現企業管理創新；可以幫助企業實現跨國、多廠的合作經營管理，幫助企業方便地開展網上門貨、配貨、結算等數字化網上交易，在線客戶支持與服務，將極大地改進客戶服務效率與質量，實現價值鏈的增值，提高企業的競爭力，更好地滿足顧客的需求。

然而，不可否認，ERP等管理信息系統對我國許多企業來說，存在著許多管理上的矛盾。ERP是一項浩繁的工程，對于各方面基礎較好的企業來說絕非易事；對于管理基礎薄弱和數據準備不充分、企業業務流程再造工作粗糙、缺乏自己的ERP隊伍或者培訓工作不到位的企業，只能把目前的業務邏輯生搬硬套到ERP軟件邏輯上，使得軟件開發困難，實際應用效能低下，不能很好的體現ERP系統的決策支持功能和優勢。以上這些原因，使我國企業使用ERP失敗率居高不下，加上ERP很難適應企業不斷變化需求，昂貴的ERP的長期成本致使許多中小企業廠商難以承受，對財力雄厚的大企業也感到力不從心。

2.Excel電子表格的方便性與單一性

Excel是人們很熟悉的辦公和數據處理軟件，它提供許多基本的數據處理功能，如排序、篩選、分類匯總、圖表等操作， 這些功能為我們處理數據提供了方便。通過使用簡單的Excel電子表格軟件， 就可以將手工中復雜的數學計算轉為簡單的對單元格公式的確定， 即用計算機為企業管理建模。許多企事業單位的日常管理工作中，都在大量應用Excel填寫各種單據，制作各種統計報表和圖表，解決作業研究的多種問題，諸如市場需求預測、生產與庫存決策、購銷存報表、設備管理中等與生產、制造、分配、財務、工程等有關的問題。

但Excel在處理數據還存在一些局限性，如要同時處理的數據不在同一張工作表時就無法操作。像財務系統、人力資源系統、考評系統、生產系統等等。這種信息平臺的分散開發和引入必然使企業的信息被封存在不同的應用電子表格中，定義和采集相互獨立，從而形成了許多信息孤島，大量有用的信息數據被分散在各個“死角”，不能被有效地利用和共享。就無法有效利用現有的業務系統，同時企業需要花大量的人力、物力采用手工方式在不同的應用系統之間切換進行信息分析。這樣不但效率低下，而且容易出錯，還造成了企業資源的浪費。

二、Excel服務器在企業管理的創新

1.何為Excel服務器

Excel服務器就是Excel+數據庫+網絡。將電子表格Excel和數據庫SQL Server集成為一個網絡數據業務協同工作環境，用戶可以自主、輕松、快速構建適應市場變化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統。與Excel軟件不同，Excel服務器服務于一個組織，通常在企業的網絡環境中使用，可以是一個辦公室、辦公樓內的局域網，也可以是跨省市、地區，連接總部和分公司、辦事處的廣域網（廣域網上的使用需要增加一定的配置）。

隨著信息技術的快速發展，在一個較大規模的信息處理系統中，經常會涉及到源于不同地點，以不同格式存儲并隸屬于不同數據庫管理軟件開發的數據信息，不同格式的數據無法集中處理，影響了系統的正常運行；有時數據需要由多種數據管理軟件共同處理來完成任務。

Excel網絡化，是把Excel文件存到服務器上通過程序把它的數據能夠傳到數據庫里，當 Excel要同時處理多張工作表中的數據時，使用 SQL Server 共同解決問題。新的Excel報表生成的時候可以從數據庫里直接提取出數據來。這樣的話可以構成企業以Excel為終端界面的這樣一個系統。因為在企業里Excel幾乎用的非常之廣泛，所以這個東西它就很容易的將企業的Excel連起來，變成網絡系統，實現企業信息化。

2.Excel服務器的特點

(1)用戶自主，易學易用

由于Excel界面簡單、清晰，已經滲透到了每個行業和企業的普通工作人員中了，大部分人都可以無障礙的操作。而Excel服務器是為企事業單位中的管理人員和業務人員設計的工具，不要求用戶掌握過多的計算機專業知識。只要會使用Excel，僅需要很少的培訓就可掌握使用Excel服務器，懂得業務需求，就能做信息系統。

(2)按需構建，應用廣泛

Excel服務器不是一種固定的應用軟件，不限制應用的行業，不限定所實現的功能，而是根據需要迅速搭建出信息系統的工具和平臺。如：生產管理、工資管理、公司的全面管理、進銷存業務管理、統計管理、客戶關系管理、財務管理等系統。

（3)數據集成，高效安全

采用MS SQL Server2000作為系統數據庫，相對于僅靠Excel文件夾共享的方式而言，具有豐富的權限管理和安全設置；相對于利用桌面數據庫（如Access、FoxPro等）開發的應用軟件而言，具有大型關系型數據庫具備的事務管理、并發控制、安全管理和效率方面的長處；同時Excel表格上的數據已存儲到數據庫中，被其他應用程序利用，也可以讀取其他應用程序產生的數據（如常用的財務軟件中的數據）來制作Excel服務器中的報表。

(4)隨需應變，與時俱進

信息化是一個持續的過程，而不是某個階段性的目標。市場和競爭環境在變化，企業生產經營模式在變化，員工素質在提高，信息系統也需要相應地變化、改進和完善。用Excel服務器實現信息化，可以根據組織的實際情況，漸進地來做，起步容易、實施簡便、擴展靈活，讓信息化的進程和企業發展歷程融為一體，讓信息系統永遠適用、永不落伍。

3.Excel在企業管理的作用

(1)建立一個信息系統。建立一個信息系統所要完成的四個方面：建立部門、角色、用戶等基本信息；建立基礎數據；管理業務單據；完成統計、匯總、查詢。在信息系統通過表間公式在整個企業組織的范圍內，設計、規范Excel表格的填寫、流轉、統計、查閱等相關工作。表間公式使用戶能夠任意引用權限范圍內的企業單位內的業務數據。一個Excel模板可以定義多個表間公式。表間公式可以大大提高工作效率，減少人為錯誤，降低勞動強度。

(2)公用數據和信息權限設計與管理，例如，組織機構、人員、角色、系統日志、備份與恢復等統一管理；數據類型、數據規范、用戶詞典、自動編號規則可以根據權限進行分散管理；業務表單、臺帳和報表由用戶根據權限設計、管理。大大增強了系統的適應性和可用性。

(3)實現Web化信息管理。通過設計Excel服務器模板，ESWeb系統支持遠程辦公的人員，如外地的辦事處與總部、分公司與總公司、子公司與母公司等之間的數據報送?？梢允褂脩敉ㄟ^互聯網進行填報 、修改、應用表間公式、圖表、工作流、交叉表、查詢數據和引用外部數據源。

(4)外部數據源集成。外部數據源可以使用戶非常方便地將已有的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統的數據集成進入Excel服務器，實現數據集成。

三、Excel服務器的的應用案例

目前，Excel服務器部分典型用戶主要分布在電信、電力、IT、能源、石油、化工、冶金、礦產、金融、保險、制造、貿易、服務等行業。

1.溫州華邦電子有限公司用Excel服務器打造信息管理平臺

溫州華邦電子有限公司是一家從事單，雙面印刷線路板和電子閃光禮品的生產企業，同時配套IC邦定。自1997年成立至今，華邦以其高質量的服務贏得了眾多電子商家的信賴。并先后為海爾，長虹等知名企業生產配套產品。 多年來，華邦依賴嚴格的科學管理，于2001年順利通過ISO9001國際質量體系認證。公司可承接PROTEL，PADS，PCAD，Smart-Work 等各類軟件設計生成的PCB文件。在管理信息化方面，溫州華邦最早投入50萬元購買外國軟件，但是，這個軟件不能適應企業管理不斷變化的需要。后來投資2萬購買Excel服務器，主要應用訂單跟蹤、生產進度表、銷售日報、庫存管理、財務管理等等100多個模板，他們越做越深入，已經把Excel服務器這個軟件進入到了生產車間管理的程序。

2.寧波海力工具有限公司用Excel服務器進行生產管理

寧波海力工具有限公司是一家專業制造精密氣動工具的公司，由于所產工具繁多，生產任務的安排與實施有相當大的難度，產品種類繁雜、制造工藝復雜。無法制定準確的生產計劃，難以合理地組織生產，制造資源協調和調配困難。公司在很早就開始注重信息化的建設，早期就上了傳統的ERP軟件，但原有ERP固化的管理思想和公司現有的現實相沖突。通過勤哲Excel服務器這一管理軟件平臺設計了生產管理系統，生產模塊包括配方管理、裝箱清單生成、工作中心管理、工藝管理、物料清單管理、需求管理、MRP計劃、生產訂單管理、車間控制、訂單信息系統，通過自己設計的系統真正的做到了個性化管理，維護好了公司的生產。

3.北京華夏迅達商貿有限公司用Excel服務器建立市場信息管理網絡

北京華夏迅達商貿有限公司主要經營金烏炭雕、玩具等，在各地級市有終端賣場、專賣店以及總代理。隨著公司規模的擴大，業務量急劇上升，終端賣場的數量也在增加，同時產品種類也在增加，一方面，各大賣場每天的訂貨量和訂貨的產品種類變化加快；另一方面，總部和分公司終端賣場的分離使得各個辦事機構之間的信息傳遞也不及時，而總部的決策又需要及時的信息，以決定資金的使用和產品的采購。公司決定用信息系統來解決這種局面，希望上了信息系統后能夠清楚及時的掌握幾百種產品的庫存和在各大賣場的銷售狀況，同時要知道各大賣場總體上的銷售狀況，從而決定在各個區域采取什么樣的商貿政策。于是選擇了Excel服務器自主設計信息系統，解決銷售和庫存問題，首先解決基礎信息的問題，建立產品模板和加盟店信息模板。掌握各賣場、專賣店和總代理的銷售狀況，建立好加盟店訂貨和退貨的模板，各分支機構遠程及時填報，這樣公司可以及時的掌握各地的銷售和補貨情況，公司及時制定好銷售計劃和產品報價，通過信息系統的報表分析可以進行比較準確的市場預測，根據加盟店的訂貨退貨信息，形成單據轉交庫存，根據訂單組織庫存的進貨和出貨，根據自身業務人員建立的信息系統簡易實用，很好的解決了目前業務中的銷售庫存采購問題。

四、結論和展望

我國企業管理的信息化建設，引進、應用ERP、CRM、SCM等軟件的根本目的就是在學習、研究和應用國外現代企業管理思想和方法的基礎上，盡快改變我國落后的企業管理模式，進而建立起一套新的符合市場經濟體制的企業管理模式。我國推出的Excel服務器，用戶自主、輕松、快速構建適應市場變化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統，帶動企業信息管理的創新，促使企業管理水平和生產力水平的跨越式發展，必將推動我國新型工業化發展進程。

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