如何成功撰寫商務報告

[摘要] 在繁忙的商務活動中，相關工作人員需要了解很多重要的有價值的商業信息，商務報告正是信息交流的有效手段。文章從商務報告的寫作程序、語言風格、寫作原則等幾個方面入手，介紹如何成功撰寫商務報告。

[關鍵詞] 程序 風格 原則

商務報告是國際商務活動中對已經完成的工作向上司作的書面匯報，是公司中一種篇幅較長的、更深入的、有事實和觀點的溝通方式，通常作為決策和行動的基礎。寫商務報告的目的在于通過對有關事情的調查研究、獲取有用信息，并在此信息的基礎上得出結論，同時還需要提出建議，以便為商務報告讀者提出工作上的思路，為工作中的下一步決策提供可以參考的信息。因此，對于國際商務工作人員來說，學會成功撰寫商務報告是必備的基本技能。

一、熟悉商務報告的寫作程序

1.限定范圍，確定報告內容。報告的寫作者和要求寫報告的一方必須就報告的范圍達成一致。如果不限定范圍，最后的報告可能就太寬泛，沒有價值，或者包括了不相關的內容。如，關于新產品投放到市場的情況，或關于人力資源培訓，或關于產品銷售情況。

2.做研究計劃并進行材料的收集。根據報告的內容，對此做細致的研究，進而計劃出報告的深度、復雜程度和研究方法。這直接決定參與報告的人員，報告所涉及的資金和需要收集的材料。

在決定了做什么調查和做多少調查之后，就可以開始收集材料了。收集材料可以從公司內部著手，也可以從生產部門獲取信息，還可以從一些政府部門，商業機構等處獲取信息，再就是通過問卷調查，來往函電，新聞資料，因特網等途徑獲取有用信息。資料的收集必須全面，收集的信息必須認真辯別真偽，所收集到的信息必須盡可能地反映事實的真相。

3.編輯加工材料。所謂編輯加工材料是對所收集到的資料進行科學處理。首先要根據所撰寫報告的主體，認真分析信息。接著按照所需，將資料分門別類。明確哪些資料重要，哪些資料次要，等等。加工資料是一個去偽存真，去粗取精的過程。

4.寫一個詳細的提綱和草稿。在將所收集到的資料加工完畢后，就開始初步擬訂報告的提綱和草稿。擬訂的過程中要注意條理性、邏輯性、按照事物，情況發展的先后順序進行編序。

5.編輯草稿，確定最后信息，最終定稿。一旦要求你寫報告的人同意了之前的草稿，就可以寫正式報告了。

6.得出結論。結論的質量能充分反映報告撰寫人的工作水平。寫結論可以根據不同的內容列出項目，所得出的結論必須符合事實，令人可信。

7.提供建議。建議是寫報告的目的之一。建議的根據就是報告的主體和結論。如果所提供的建議合情合理，有充分的事實依據，那就為公司在該方面的決策提供了良策，是對公司的一大貢獻。

二、把握商務報告的語言風格

商務報告屬于應用文體，文中體現比較正式的語體，不能使用艱澀，古板的詞，不具有文學語言的夸張，渲染功能。一般來說應體現以下語言風格。

1.簡單，多樣化。簡單是所有商務寫作的基本原則，不管是正式的還是非正式的報告，都要遵循這個原則。多樣化指根據報告的讀者，報告的寫作風格也可以有所變化，不要千篇一律。

2.不同句子長度。句子要多樣化，這也是商務寫作的原則之一。全部用太復雜的句子結構，令人費解，而太簡單的句子用多了又顯得不正式，所以要注意句子結構有變化，簡單句和復合句搭配使用，力求生動。

3.用格式劃分長文章。有時可以通過用一系列的數字把內容分成一些標題。比如：

(1)Introduction(介紹）

(2)Discussions(討論）

a．Establishment of company catering facilities

b．Arrangements of seating

(3)Conclusions(結論）

(4)Recommendations(建議)

4.應用圖表。借助表格、圖表、照片等來縮短報告的篇幅，講明報告內容，增強文章的可讀性。報告中的圖表會簡化信息，增加視覺效果和趣味性。

三、遵循商務報告的寫作原則

1.報告中所提供的信息尤其是數據必須準確無誤。

2.報告必須完整、具體。作者必須陳述所有主要問題的各個方面，仔細得出結論，對建議提出詳盡的支持。

3.清晰易懂。商務報告寫作應盡可能使用常見的商務英語詞匯，寫報告的人必須要做到清楚地表達自己的意圖，任何文字不嚴密，含糊不清的詞句均應避免使用，不能讓讀者產生誤解。當你確定了想要傳達的內容之后，就應該用最樸實，簡單的語句表達出來，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。同時也要注意句子的結構安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的，直接的句式。應該注意恰當地劃分段落，通常情況下，一個段落圍繞一個主題。

4.簡明扼要。商務文本的寫作都講究時間效益。不管是信函還是商務報告或商務建議書，或其它商務文本都需要簡潔明了。不管是正式的商務報告還是非正式的商務報告都是如此。使用最簡潔的語句表達最完整的意思。能使用單詞的不使用短語，能使用短語的不使用句子，能用短句的不用長句。避免不必要的重復和過度的細節描述。但是簡潔的原則是以不影響清楚為前提。

5.果斷肯定。所謂果斷肯定指寫商務報告時對有些事實的描述和觀點的闡述必須確定，語氣果斷，不能使讀者感到所報告的內容難以決斷。商務報告作者必須果斷地表述自己的觀點。

總之，盡管商務報告有不同的格式和風格，但都必須遵循商業寫作的一些共同特點。報告作者還要對讀者有較清楚的了解—了解他們的要求、需要、背景知識等。必須適合接受報告的人閱讀，更要滿足他們的閱讀目的，并據此進行計劃和交流。

參考文獻:

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