商務英語電子郵件寫作

[摘要] 本文簡要介紹了商務英語電子郵件的格式，提出了郵件正文寫作應該遵循的五C原則，即Correctness（準確）、Conciseness（簡潔）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（禮貌）原則。

[關鍵詞] 商務英語 電子郵件 格式 五C原則

商務英語電子郵件以其方便快捷，在現代商務活動中起著重要作用。商務往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務電子郵件的寫作在業務往來中占據著舉足輕重的地位。據調查，約有88%的互聯網用戶使用電子郵件，而在商務領域中約有90% 的員工通過電子郵件的形式來聯系公務。隨著全球經濟一體化的發展，商務英語電子郵件的寫作越來越受到重視，本文將著重探討商務英語電子郵件寫作的格式和應遵循的相關原則。

一、商務英語電子郵件的格式

常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題（Subject）。③稱呼（Salutation）、開頭（Beginning）、正文（Body）、結尾句（Ending）。④禮貌結束語（Complimentary Close）。⑤寫信人全名（Writer’s Full Name）、寫信人職務及所屬部門（Writer’s Title and Department）、地址（Address）、電話號碼（Tel）、傳真（Fax）等。

其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用“Dear + Title”作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用“Dear + 全名”，如郵件為一封通函，則用“Dear All”作為郵件稱呼；正文應結構清晰，便于閱讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則

商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness（準確）、Conciseness（簡潔）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（禮貌）原則。

1.準確原則

由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務管理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。

2.簡潔原則

簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫作者的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

另外，為了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P\\C 表示piece，L\\C表示Letter of Credit（信用證），FOB 表示Free on Board（離岸價格）。

例1. It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.

例2. Price: FOB Shanghai USD 1.96\\PC.

例3. Hope you can accept it.

例１中的兩個單句具有明顯的因果關系，但寫作者并不使用表達因果關系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例２中縮略語的使用，例３中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

3.完整原則

商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像報盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who， when， where， what， why和how。

4.清晰原則

商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：

(1)結構方面，盡量使用短段落。分段的格式使文章條理清晰，看起來更容易理解。必要時使用主題句，因為主題句的使用可以使郵件內容更加一目了然，否則，如果一篇較長的電子郵件通篇只有一個段落，即使用詞簡潔、準確，也會讓讀者產生厭倦，不愿讀下去。

(2)詞匯方面，用詞要肯定準確，切忌使用語義模糊、模棱兩可的詞或詞組， 以免產生歧義， 造成誤解，延誤商務溝通和貿易。

例1. The figures show a significant increase.

例2. We will deliver your goods soon.

例１中“significant”一詞意為“明顯的、不小的”，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中“soon”表示“不久、很快”，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

5.禮貌原則

商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗， 買賣雙方應十分注意措辭方式， 要婉轉、禮貌， 使對方容易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。

例1. If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers， we could not have quoted for supplies even at that price.

例2. I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

例１中虛擬語氣和例２中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很容易為對方接受。

三、結語

隨著國際商務活動的不斷擴展，商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時，電子商務的普及，往往會讓寫作者忽視商務英語電子郵件應有的規范和格式，難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規范的英文郵件，不僅能反應寫信人的英語及業務水平，還可以體現寫信人為人處事的態度和風格，有助于建立良好的商務關系，最終對達成貿易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規范和格式，遵循郵件的寫作原則。

參考文獻：

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