淺析商務英語信函的語言特點

[摘要] 商務英語信函在對外貿易中起著很重要的作用。它具有其自身的獨特的語言特點。本文淺析了商務英語信函的詞法和句法特征，以期為商務英語信函的教學和寫作提供幫助。

[關鍵詞] 商務英語 信函 詞法 句法

國際貿易對一個國家經濟的發展起著重要的作用。作為商務世界有效的溝通渠道，商務信函在商務活動中起著越來越重要的作用。因此，如何最大限度地發揮商務信函的作用成了商業活動的重要組成部分。作為英語的一種特殊語體，商務英語信函有著自己獨特的文體特征。分析了商務英語信函的詞匯和句法特征，以期為商務信函的寫作提供一些建議。

一、商務英語信函的詞法特征

商業信函要注意意思表達準確，避免誤解。因此在英語商業信函的寫作時選詞要準確，避免造成歧義，或者意義表達模糊，影響雙方的有效交流。

1.選擇具體詞匯而不是抽象詞匯

抽象詞匯意義含混，意思表達不直接、不準確，具體詞匯意思明確，便于信函雙方的迅速溝通。使用具體的詞匯準確地表達己方的意愿，幫助雙方快速地交流，是商務信函的重要特征。因此，英語商務信函寫作應盡量使用具體詞匯準確、快速地表達意思，避免意義模糊。

請看例子：(1) The payment of the goods will be effected on July 1st.(2) The goods will be paid on July 1st.(3) The shipment was affected by weather.例1中作者使用了抽象名詞“Payment”表達付款的意思。但是名詞“Payment”不可以充當謂語獨立表達“付款”，作者必須借助動詞“effect” 表達意思。從文體的角度，例1比例2表述更正式，但是從意思表達的簡潔和準確層面看，例2意思簡潔明了，更有利于雙方的溝通。例3動詞 “affect”意思不明確，收信人無法明確了解天氣對貨物運輸產生怎樣的影響，也就無法采取相應的對策。因此寫信人應該使用精確的詞匯如 “hindered”， “delayed”或者“stopped”，便于收信人對此做出正確的回應。

2.避免使用歧義詞匯

歧義詞匯是指有些詞匯在同一個上下文語境中有兩種甚至多重意思的理解。商務信函中使用造成歧義的詞匯可能影響雙方的誤解，造成不必要的麻煩。例：We assembled them by the new machine. (“by” can mean “near” or “by means of”)上例中介詞“by”在英語中可解釋為“在…旁邊”和“通過…方法”。因此，上例分別理解為:(1)我們把它們集中放在這臺新機器旁邊。(2)我們用這臺新機器把它們組裝起來。為了準確的表達意思，商務信函寫作時應根據寫信人的意思將上例改寫成：(1) We assembled them near the new machine. 或者（2) We assembled them by means of the new machine.另外，商務英語信函要盡量避免一個句子中一個單詞多種意思。例如， “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good market in the European market”. 在這個句子中，“market”表達了兩種意思：第一個“market”的意思是“銷售”，第二個“market”表示 “市場”。為了便于理解，應該把這個例句改寫為 “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good sale in the European marketplace”.

3.避免形容詞或副詞的重復使用

中國人寫作習慣重復表達相同的意思，一方面重復可以保持平衡的詞法結構，另外重復也加強了語氣，強化了表達的意思。英語文化強調用簡明的語言表達意思。在商務英語信函寫作時，我們應該遵守英語語言的習慣，避免使用不必要的重復，保持信函的語言簡潔，意思清晰。商務信函寫作時容易出現的形容詞或副詞的重復錯誤：General consensus (“consensus” 一詞本身即表示general opinion)；True facts (“facts”必須是真實的，即“true”)；Assemble together ( “Assemble”即 put together.)；Absolutely complete ( “absolutely”即 completely)。

4.使用褒義詞和禮貌用語

商務信函寫作者如果措辭禮貌得體，會給對方留下良好的印象，為雙方的合作奠定基礎。商務信函寫作在遣詞造句時應注意恰當運用褒義詞和禮貌用語。例：(1a) I’m sorry we blundered on your order;(2a) We regret the inconvenience you’ve been caused by the broken mixer. 盡管信函寫作者希望表達真誠的道歉，但是貶義詞（例1blunder和例2inconvenience）會提醒收信方不良的后果，影響對方對不良后果的反應。因此寫信方可以使用中性的詞匯，淡化收信方對后果的反應。為達到良好的溝通效果，信函寫作可以將上兩例改寫成：(1b) I want to apologize for the order we delivered;(2b) We are truly sorry about the experience you had with the mixer.

二、商務英語信函的句法特點

1.選擇簡潔的句式結構

句子是篇章的基本單位，英語商務信函的寫作必須遵循商務信函的特點，選擇句法結構。專業的商務英語信函寫作通常選擇簡潔的句式。復雜的長句意思表達不明了，不符合商務活動省時，便利的要求。

2. 選擇恰當的句式突出重點信息

商務信函的句子包含多個信息，寫信人應該根據信息的重要程度選擇不同的句式結構，表達自己的寫作意圖。試比較2個句子。 (1) Although there was price rise in raw materials last year， the company earned profit；(2) The company suffered form price rise in materials last years although it earned profit.這2個句子包含相同的信息，寫信人通過選擇不同的句式結構表達了不同的意思。例句 (1)寫信人強調公司盈利的事實， 例句(2)重點說明原材料上漲給公司帶來損失。上述比較說明一個句子包含信息的重要程度是不同的，商務信函寫作者應該根據不同的意圖，選擇不同的句式，突出要強調的信息，便于收信人準確地了解寫信人想傳達的信息。

3.盡量使用虛擬語氣或疑問句等委婉句式

禮貌是商務信函寫作最重要的原則，商務信函寫作者要會尊敬貿易伙伴，從對方的角度看問題，理解對方的困難，在尊敬對方感情和利益的同時，獲得對方的好感，促進合作的成功。商務信函寫作除了要準確、簡明地表達寫信人的意圖，寫信人還需措辭禮貌委婉，營造良好的氛圍，因此在句式選擇上要盡量使用虛擬語氣或疑問句等委婉的句式，如“please， will/would you please…， we would …be kind enough to…” 。例：(1) Will you give us more detailed information on your requirements? (2) We would be grateful if you would help us with your suggestion.(1)和(2) 都是要求對方給予己方提供服務，寫信人在（1）運用疑問句、（2）使用虛擬語氣，用委婉的方式向對方提出要求，既表達了己方的要求，又兼顧了對方的面子，較好地完成交際目的。

三、結語

英語商務信函是國際商務活動中的 一種重要交流方式。筆者期望通過分析商務英語信函的詞法和句法特征，有助于商務英語信函的寫作教學和對外貿易從業者的商務信函寫作。

參考文獻:

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