精通ＷＯＲＤ應用，提高教員信息化辦公效率

摘要：根據教學資料建設經驗，利用Word高級應用技術闡述了規范制式教案制作方法，及基于規范教案的具體應用，意在服務于教育工作者，提高工作效率。

關鍵詞：Word排版；樣式；大綱；目錄

中圖分類號：TP317文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)36-2851-02

1 引言

隨教學評價工作的推進，各院校對教員在教學一線的教學資料的種類、內容及格式有了更高的要求，如課程標準、教學大綱、課程教學設計、實施方案、制式教案、一堂課教學設計等等，面對紛繁教學資料其中教學大綱、一堂課教學設計等很多內容均可從教案中進行抽取。因此，精通WORD排版，巧妙設置教案各段落的樣式，可以大大提高教員的辦公效率。

2 關于教學資料通用性的考慮

課程標準、教學大綱、課程教學設計、實施方案等教學資料中關于教材知識體系的內容大多與教員的教案中的綱目性的內容基本相同，方便快捷地提取出教案大綱，能夠大大加快教員對課程標準、教學大綱、課程教學設計、實施方案等教學資料的補充和完善。WORD中通過段落樣式、插入目錄以及文檔結構圖等功能，可實現對任何WORD文檔大綱的創建、編輯及查看，其中段落樣式是其他功能得以實現的基礎，所以，正確、規范的設置教案各個段落的樣式是廣大教員迎接評建、提高信息化辦公效率的關鍵。

3 規范教案格式具體操作步驟

3.1 明確并創建教案將使用的樣式

教案中一般常用5-7級標題制。如章標題、節標題、一級標題、二級標題、三級標題、內容序列及內容部分等，其中每一級標題對其段落樣式有不同的規定，如章標題要求黑體初號居中，而節標題要求黑體三號加粗左對齊等。編寫教案過程中如果每段都根據標題要求一步步設置，不僅繁瑣而且容易出現前后樣式不一的現象。為此我們可以利用WORD自定義樣式的功能將所需樣式進行定義，并列在樣式表中以便使用。Word2003中具體操作如下：

以自定義章標題為例。首先，自定義格式。新建文檔后，視圖中顯示任務窗格選擇“樣式和格式”任務窗格，單擊“新樣式…”按鈕，創建新樣式，并按章標題的格式要求設置其格式。其次，為確定該樣式在大綱視圖中的級別，還需設置該樣式的大綱級別，即單擊“格式”按鈕選擇“段落”，在“段落”對話框中設置大綱級別，這里章標題大綱級別設置為1。如果，希望每次新建一WORD文檔都會有章標題樣式則將“新樣式”對話框左下的添加到模板選項進行勾選（如圖1所示），單擊確定章標題樣式設置完畢。以此類推，分別設置其他自定義樣式。

3.2 便于操作，建立“教案樣式”工具欄

建立“教案樣式”工具欄的目的是快速應用自定義的一系列樣式，類似WORD常用工具欄如圖2 所示。

圖1 自定義章標題樣式

圖2 教案樣式工具欄

圖3 自定義“教案樣式”工具欄

圖4 基于規范教案的大綱視圖

圖5基于規范教案的文檔結構圖

該工具欄創建的具體方法為：單擊“工具”菜單，選擇“自定義”選項，在“工具欄”選項卡中單擊“新建”，在新建工具欄對話框中設置工具欄名稱為“教案樣式”。確定后WORD中會出現一浮動的空“教案樣式”工具欄。選擇“命令”選項卡，類別選擇“樣式”，命令選擇前面所自定義的樣式（如圖3所示），分別拖動到“教案樣式”工具欄中，最終完成“教案樣式”工具欄的創建。

4 基于規范教案的應用

1）利用大綱視圖查看教案大綱，具體效果如圖4所示。

2）利用文檔結構圖快速定位，效果如圖5所示。

3）創建與提取教案目錄

索引與目錄是WORD中比較強大的功能，但常常由于文檔各段落應用的樣式和格式不統一、不規范，因此該功能不能很好的發揮作用。本文通過前面所述方法建立規范教案后，可以很快創建并提取教案目錄。具體操作如下：

首先將光標定位到教案頁首或頁尾，單擊“插入”菜單，選擇“引用”，選擇“索引和目錄”，在彈出的“索引和目錄”對話框中，選擇“目錄”選項卡，選擇一種格式，設置顯示級別，單擊“選項”按鈕設置目錄建自自定義的樣式。根據自定義樣式的內容分別設置為1、2、3….級，如章標題設為1，節標題設為2，一級標題設為3，二級標題設為4，等等。設置完畢后，自光標后自動一域的形式插入教案的大綱目錄。

目錄在編輯狀態下，帶有灰色底紋，但打印時無底紋。同時，目錄中每項條目都具有超鏈接功能，即Ctrl+左鍵單擊可迅速跳轉到教案中該條目所在位置。若不想使用超鏈接功能可選擇所有目錄，利用Ctrl+Shift+F9快捷鍵將超鏈接斷開。

5 結束語

在當今信息化的時代，教育工作的信息化發展更應當面向實際、面向教學一線。本文從教員對教學資料的準備及管理工作實際需要出發，挖掘常用辦公軟件功能，設計出樣式及索引目錄的高級應用，目的在于提高廣大教學工作者工作效率，節約出更多的時間服務于教學一線。

參考文獻：

[1] 王誠君，楊全月.中文Word 2003應用教程[M].北京:清華大學出版社，2004.

[2] 神龍工作室.新編Word 2003中文版從入門到精通[M].北京:人民郵電出版社，2008.

[3] 郝艷芬，丁志強，李輝.Word2003辦公應用[M].北京:人民郵電出版社，2006.