淺談企業采購與付款內部會計控制

[摘要] 在企業的經濟活動中，采購與付款業務是基本業務，但由于企業內部控制的不健全，企業采購與付款業務中易出現的弊端包括盲目采購、個人或部門收受回扣、貨物質量控制不嚴、采購款流失以及采購成本記錄不實等。故建立和完善企業的采購與付款的內部會計控制制度，加強企業的內部管理已經變得越來越重要。

[關鍵詞] 采購與預付 內部會計控制 流程控制

一、采購與付款內部會計控制目標

企業采購與付款業務存在的與生產和銷售計劃緊密相關、業務發生頻繁、運行環節多，容易產生漏洞的特點。根據其特點，內部會計控制目標應確定為：

1.保證采購業務的合法性。即采購業務必須符合國家法律法規的要求，確保采購業務中文件合同符合法律規定。

2.保證采購環節資產的安全性。即保證在企業付出貨款的同時，取得相應的貨物；保證應付款項的真實性和貨款支付的嚴密性。

3.保證采購業務的適應性。即采購業務必須適應生產、銷售和管理的需要，防止采購不及時等而生產經營活動正常進行。

4.保證采購業務的效益性。即在滿足需要的前提下，盡量降低采購成本，減少采購資金的占用和采購環節的損失，以實現效益最大化。防止基于個人私利的不恰當采購，給企業造成不必要的浪費和損失。

二、采購與付款業務的關鍵控制點

1.根據企業年度銷售計劃、工程用料計劃、市場變化情況和庫存消耗定額編制年度采購計劃。然后，進行細分后編制相應的季度、月度采購計劃；

2.采購之前，購貨必須按正確的級別批準即請購單必須經有關主管人員簽字，業務部門方可進行采購；

3.采購人員除了因特殊情況特別授權外只能在批準的采購預算所列貨物名稱、實施規格、數量的范圍內進行采購，不得擅自改變采購的內容，采購預算根據銷售、產品的庫存情況來制定；

4.采購數量較大的產品，一般情況下需要與供應單位簽訂合同，公司財務部門需要參與簽訂，倉庫部門和質檢部門要嚴格按照合同規定的品質、數量、質量進行驗收；

5.采購發票價格，運輸費，稅收等必需憑證齊全，并與合同復核無誤，才可以辦理結算，支付貨款；采購產品一般要通過銀行轉賬或者支付銀行承兌匯票等手段進行支付，一般物料的采購采用銀行轉賬的方式進行；

6.貨物驗收控制。貨物驗收必須由獨立于請購、采購和財務部門的保管部門負責，驗收時應核對訂單和合同的有關事宜；

7.購貨發票以外增加的采購成本的各種費用，損失，必須經過有關主管部門的審查，和損耗原因分析，確定其合理性和合法性，通過授權批準后，會計部門方能支付或轉賬；

8.執行內部核查程序，檢查訂購單的處理，確定是否確實收到商品正確入賬，定期檢查驗收單的順序，確定每筆采購交易都已經編制憑證，檢查憑單計算的正確性；

9.公司財務部門要定期與供應商進行對賬，確保應付賬款的真實性，使明細賬與總分類賬核對相符。

三、采購與付款流程控制

采購與付款業務處理程序可具體劃分為:請購、審批、采購、驗收、退貨與折讓、付款和記錄等步驟。這些步驟分別授權由使用部門、采購部門質檢部門、倉儲部門和財會部門處理。這樣，既保證了采購貨物或勞務的數量和質量，又使支付的貨款金額正確，從而達到控制來購的目的。

1.請購與審批。采購申請一般由使用部門提出或由倉儲部門提出，物資供應部門根據采購單位的采購申請根據年度采購計劃，工程用料計劃和庫存消耗定額編制月度采購計劃，由部門主管或其授權人員審核是否合理，若合理則簽字認可交采購部門，金額巨大或特殊采購應由主管總經理審批。

2.采購。物資采購原則：招標采購、合同管理、付款控制。業務或采購部門在接到請購單后，與采購計劃核對，審核采購申請的合理性，對合理的采購申請核算出采購額后，由采購部門主管或其授權人員簽字認可；交資產財務部對采購申請與資金預算進行核對，審核其合理性并由部門主管或其授權人員簽字認可。

3.驗收。貨物到達后，由倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，并與貨運單、訂購單進行核對。需要時由質檢部門對貨物進行檢驗。正確無誤后填制收料單。收料單的內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原訂購單編號等。

4.退貨與折讓。采購部門接到收料單后與采購合同核對，相符則登記采購登記簿;不相符，如數量缺少則與供應商聯系要求補足，如質量問題則應考慮是退貨還是要求供應商給予折讓。決定退貨的應填制退貨通知單，授權運輸部門退回，在獲得物資供應站的退貨單后編制借項憑單，借項憑單連同退貨。單送交財務部門。借項憑單內容包括供應商名稱、退貨數量、價格、日期以及金額計算等。

5.付款。財務部門在辦理付款業務時，應當對購貨發票、供應商發票、結算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等資料的真實性、完整性、一致性、合法性進行嚴格審核。對于未經核準的款項不能支付，對于上述資料不全的款項，應要求補齊資料后，才能支付。對于采購需預付貨款或訂金的，應適當授權后才能付出，并收到供應商的相關票據。預付款最好通過銀行結算。當收到供應商產品和發票后，應將預付款沖抵后記錄應付賬款，并支付余額。應付賬款在約定付款到期后，應及時支付，以維持公司良好的信用。財務部門每月底對于每月未結清的預付明細賬應及時與供應商核對，保證預付款的準確性，并分析其賬齡。

企業應在采購與付款業務環節中的請購、審批、采購、驗收、付款等環節的關鍵控制點進行程序化控制，健全合同、結算憑證、驗收入庫單據為載體的控制系統，實施采購決策環節的相互制約和監督機制。

參考文獻:

[1]趙保卿:內部會計控制制度設計[M].上海:復旦大學出版社， 2005

[2]王書力彭雙南竹懷宏等:內部會計控制實務與案例[M].中國物價出版，2002