合理規劃工作

要學會如何充分地利用閑暇時段，提高工作效率。

作為一家以項目為基礎運作的企業，創新戰略公司(Creative Strategy Inc.)的雇員在最后期限的壓力下，都會有幾個月的時間忙得幾乎喘不過氣來。而在平時，這種壓力就消失了，變得很安靜。對于這家銷售額達150萬美元的品牌塑造和營銷公司的創始人兼總裁莎莉·羅夫曼(Sally Roffman)來說，簡直太安靜了。“那些天，當我走進辦公室時每個人都想找個地方躲起來，因為我已經替他們計劃好了工作中的所有細節。”她說。

為了保證完成所有客戶的訂單，一天工作14個小時你能應付下來；但是當突然有一天、一周甚至是一個季度，你有了大把的空閑時間，你還能應付下來嗎?許多人試圖使自己保持忙碌狀態以度過這段松散的時間，但他們時常發現效率并不高。“你已經習慣于忙碌，甚至已對此節奏成癮。”時間管理與組織專家、著有《完全的時間管理》(Time Management From the Inside Out)一書的朱莉·摩根斯坦(Julie Morgenstern)說：“因此，如果你不能充分地利用這段時間，不妨試著去休息和娛樂一下。”

無論是忙碌還是閑暇時，美國的工人們在安排時間上都算不上是聰明的。最近由組織產出調研企業Day-Timers公司所做的一次調查顯示，三分之一的工人從未對其工作進行過規劃，很少或從未根據優先級的高低去安排其工作。“人們在時間管理上所犯的最大錯誤是，他們不清楚自己浪費了多少時間。”個人效率專家、《時間管理記憶漫步者》(The Time Management Memory Jogger)一書的作者佩吉·鄧肯(Peggy Duncan)認為。

你必須要采用不同的方式去應對這些情況，以獲得更高的效率。摩根斯坦把工作區分為為斷續性工作和連續性工作，比如處理發貨或者回復電子郵件這些短期突發的任務都屬于前者，后者則是至少需要一小時以上緊張思考的深入分析類的工作，包括撰寫及建立客戶檔案、研究業界動向、分析數據、發展業務聯系和親自出席的會議等。摩根斯坦認為：“連續性工作可以讓你認清自己到底是個打工者還是創業者。如果你提前做好計劃，在閑暇的時候則剛好是進行連續性工作的最理想時期。”

羅夫曼給出了一個在閑暇時期可以進行的工作清單：比如促銷宣傳、列出自己需要閱讀并與員工分享的文章、開發新的聯系人、實行新的工作流程等。在近期的幾個項目中，她也運用閑暇時段進行回顧。“你并不僅僅要在閑暇時段啟動一些新工作，你也應該堅持跟蹤那些在繁忙時期完成的工作。”她說：“在繁忙時，更要強化人際關系網的維護、銷售支持、頭腦風暴活動以及保持正確的流程。”

對許多公司來說，都會遇到周期性的閑暇時段，這就需要提前做好計劃。摩根斯坦建議對連續性項目指派一個計劃小組。“如果遇到了意料之外的低谷時段，你可以求助于這一計劃小組，他們會給出項目列表。”她說。

在低谷時段很適合開發新的業務聯系、組織和設計新的系統，但不要同時進行多項任務，因為這會損及到你的工作效率。“一旦你開始了一項工作，最好一直堅持下去而不是做做停停。”摩根斯坦說：“如果你正在給客戶關系網打電話，最好連續做完。”

羅夫曼認為要使低谷時段更有效率，需要一種實用的方法，而不是下意識的生理反應。“我能想到的最沒有效率的事情就是坐在電腦前無所事事，”她說，“要控制好低谷時段，把它變得更有效率。”(譯/郭依峰)