淺析提高高校圖書(shū)編目工作效率的對(duì)策與措施

【摘 要】編目是文獻(xiàn)資源進(jìn)入圖書(shū)館流通的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是圖書(shū)館開(kāi)展其他業(yè)務(wù)工作的前提。編目工作效率的高低將直接影響整個(gè)圖書(shū)館文獻(xiàn)資源的流通和圖書(shū)館文獻(xiàn)資源的有效利用。作者根據(jù)多年編目工作的經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)圖書(shū)編目工作效率影響因素扼要分析的基礎(chǔ)上，提出了若干提高圖書(shū)編目工作效率的對(duì)策與措施。

【關(guān)鍵詞】編目工作效率 對(duì)策 措施

一、影響編目工作效率的主要因素

1．物質(zhì)因素

物質(zhì)條件是開(kāi)展一切實(shí)際工作的基礎(chǔ)。目前，編目工作的絕大多數(shù)環(huán)節(jié)都是依靠計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)等電子設(shè)備來(lái)完成的。因此，這些設(shè)備的功能、運(yùn)行速度、穩(wěn)定性等都將直接影響到編目工作效率。另外，編目工作必備的工具書(shū)，如《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》（第四版）、《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法使用手冊(cè)》、《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法（第四版）索引》等資料的齊備程度，以及圖書(shū)加工過(guò)程中所需的條形碼、書(shū)標(biāo)、磁條等耗材能否及時(shí)獲得補(bǔ)充，工作環(huán)境的優(yōu)劣，工作空間位置的適宜程度等對(duì)編目工作效率也有一定的影響。

2.人員因素

編目工作是由編目員來(lái)承擔(dān)的，編目員的綜合素質(zhì)和對(duì)本館圖書(shū)分類(lèi)細(xì)則的熟悉程度將直接影響編目工作的效率。總體來(lái)說(shuō)，理科院校的圖書(shū)館對(duì)自然科學(xué)方面的圖書(shū)分類(lèi)要求比較具體，而文科院校一般對(duì)社會(huì)科學(xué)方面圖書(shū)的分類(lèi)要求比較具體，例如我圖書(shū)館政治、法律、語(yǔ)言文字、地理等社科類(lèi)圖書(shū)根據(jù)本館的特點(diǎn)分類(lèi)比較詳細(xì)、具體，如《怎樣填詞》（呂竹巖著）一書(shū)，分類(lèi)號(hào)為I207.23，分到七級(jí)類(lèi)目。而哲學(xué)、宗教、軍事、經(jīng)濟(jì)、藝術(shù)等類(lèi)目只區(qū)別中國(guó)和世界，一般分到四級(jí)即可。編目人員應(yīng)具備對(duì)本館的輔助表的使用，類(lèi)目中出現(xiàn)的“宜入”字樣注釋的處理，各種類(lèi)型圖書(shū)的分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則以及各大類(lèi)需要注意的情況等要素的掌握程度，歸納概括的能力，以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等。編目工作又是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，需要編目工作人員具有高度的責(zé)任感、事業(yè)心和職業(yè)操守，某種程度上來(lái)講，編目員的整體素質(zhì)直接決定著編目工作覆效率的高低。

3.管理因素

圖書(shū)分編工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，工作環(huán)節(jié)多，如果理不順工作關(guān)系，缺乏嚴(yán)明的崗位工作制度，都將會(huì)影響編目工作效率。如何細(xì)分工作程序，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，最大程度發(fā)揮編目骨干人員工作的創(chuàng)造性和能動(dòng)性，制定一整套有計(jì)劃、有步驟，又能避免重復(fù)工序的業(yè)務(wù)流程，這些都是高校圖書(shū)館管理中必須考慮和要解決好的重要因素。

二、提高編目工作效率的對(duì)策和措施

１.加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

高校圖書(shū)館在符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的前提下，可以根據(jù)本館的性質(zhì)和發(fā)展實(shí)際選擇適應(yīng)自己需要的圖書(shū)集成管理系統(tǒng)軟件。現(xiàn)代編目是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的計(jì)算機(jī)編目，對(duì)圖書(shū)館的軟硬件和網(wǎng)絡(luò)要求更高，我們應(yīng)在不盲目、不浪費(fèi)的前提下有計(jì)劃、有步驟的購(gòu)買(mǎi)設(shè)備，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)。

在編目工作的整個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)處理部分占重要地位，因它涉及到分類(lèi)、查重、標(biāo)引、著錄、審校、館藏分配等絕大部分工序，要及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)更新，以便更快、更準(zhǔn)確的錄入數(shù)據(jù)。編目工作計(jì)算機(jī)化的總體目標(biāo)是能夠讓計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的工作就由計(jì)算機(jī)完成。總而言之，用計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)錄入時(shí)應(yīng)從一些細(xì)小的工作做起，努力使各部分的參數(shù)完全符合本館的實(shí)際需要，最大程度的優(yōu)化系統(tǒng)軟件，提高編目工作效率。

２.提高編目人員的綜合素質(zhì)

以相對(duì)節(jié)約化的人力資源方式去完成較大的工作量使提高編目工作效率的關(guān)鍵。首先，編目人員要有良好的心理素質(zhì)和工作責(zé)任心，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員都要對(duì)自己所負(fù)責(zé)的工作做到細(xì)致，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)要在工作和生活中充分尊重和關(guān)心工作人員，幫助他們調(diào)整好心態(tài)，全力為讀者服務(wù)的觀念，變拖為趕，變推為攬，變等為干，變慢為快，從而最大程度地提高工作效率。其次，在知識(shí)結(jié)構(gòu)上，編目員除了掌握文獻(xiàn)分編的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能外，還要有較高的文字表達(dá)能力，熟練的電腦操作技能，特別是網(wǎng)上有效信息的甄別和篩選能力。另外，由于編目工作涉及多學(xué)科、多領(lǐng)域，編目員應(yīng)具有廣博的知識(shí)面，并及時(shí)了解各學(xué)科的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)，以便準(zhǔn)確進(jìn)行圖書(shū)分編。

３.定額管理和質(zhì)量管理有機(jī)結(jié)合

編目工作是圖書(shū)館最重要的業(yè)務(wù)工作之一，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，內(nèi)容復(fù)雜，技術(shù)性強(qiáng)。定額管理是編目工作科學(xué)、高效運(yùn)行的有效措施，體現(xiàn)了“多勞多得”、“獎(jiǎng)勤罰懶”、“獎(jiǎng)優(yōu)罰劣”、“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則。例如，我館參照周邊幾所大學(xué)圖書(shū)編目工作量的對(duì)比定額，核定每人每天完成加工圖書(shū)30種（包括貼條碼、夾磁條，蓋章、分類(lèi)、錄入、打印書(shū)標(biāo)、貼書(shū)標(biāo)等一整套工序）為基本工作量，如果超額完成工作按百分比發(fā)放獎(jiǎng)金，這樣就克服了干多干少一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣的“大鍋飯”現(xiàn)象。定額管理還能客觀地衡量每個(gè)工作人員的工作績(jī)效，便于考察和評(píng)價(jià)工作人員的業(yè)務(wù)工作情況，調(diào)動(dòng)其工作積極性和內(nèi)驅(qū)力，自主提高工作效率。

質(zhì)量管理也是文獻(xiàn)編目工作科學(xué)管理的重要組成部分。在定額管理中，要全程樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)，建立質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制和嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲制度，使每個(gè)人對(duì)自己的工作結(jié)果負(fù)責(zé)任，這樣才能使書(shū)目數(shù)據(jù)出錯(cuò)率降到最低程度。

4.采用“一條龍”編目作業(yè)方式

圖書(shū)編目的流程從宏觀的角度來(lái)分基本上由驗(yàn)收、加工、分編、著錄等幾項(xiàng)內(nèi)容組成，而在具體操作工序上每項(xiàng)內(nèi)容又包含許多知識(shí)處理和物理處理的操作過(guò)程。編目工作是一個(gè)綜合性的工作，它由許多分系統(tǒng)構(gòu)成，目前圖書(shū)館的編目流程有以下兩種方式：

（１）流水線(xiàn)的作業(yè)方式。即將整個(gè)編目流程分解為驗(yàn)收、加工、分編、著錄、審校、典藏等若干工作環(huán)節(jié)，每個(gè)工作環(huán)節(jié)由不同的工作人員同時(shí)進(jìn)行處理，工作人員之間關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，如果某一環(huán)節(jié)出錯(cuò)，就會(huì)嚴(yán)重影響整體工作流程，甚至出現(xiàn)返工現(xiàn)象，這樣不利于同事之間的和睦相處。

（２）“一條龍”的作業(yè)方式。即將驗(yàn)收與編目合在一起的作業(yè)模式，每個(gè)人獨(dú)立負(fù)責(zé)由計(jì)算機(jī)處理的驗(yàn)收、編目、打書(shū)標(biāo)等多道工序，能大大減少重復(fù)勞動(dòng)，減少往返、曲折的圖書(shū)交接與傳遞，使編目效率提高３０％。這樣不但能避免因流水線(xiàn)作業(yè)模式而導(dǎo)致的崗位推諉等人為矛盾，而且能進(jìn)一步明晰各崗位職責(zé)，在工作中培養(yǎng)“一才多能”的多面手，在實(shí)際工作中提高編目員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

5.利用外來(lái)數(shù)據(jù)進(jìn)行套錄編目

高校圖書(shū)館僅靠自己的力量來(lái)完成每年的新書(shū)編目任務(wù)，其工作量之大，效率之低是可以預(yù)見(jiàn)的。如果在編制本館的書(shū)目記錄時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)既可以減少時(shí)間成本又可以提高效益成本。因此，最大限度地利用館外數(shù)據(jù)資源是提高編目工作效率，多快好省地建立本館數(shù)據(jù)庫(kù)的重要手段。

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（作者單位:寧夏師范學(xué)院）