英語商務信函的文體特征探析

[摘要] 隨著我國對外貿易的不斷發展，英語商務信函的作用越來越重要。商務信函的語言應該簡潔、明了、禮貌、準確。本文從詞匯和句法兩個方面對英語商務信函的文體進行了探討。

[關鍵詞] 商務信函 詞法 句法 特征

商務信函是商務溝通和交流不可或缺的工具，同時也是傳達商務信息的重要載體。我國加入世貿組織以來，英語商務信函在參與國際商務活動方面所顯示的重要性越發突出。在國際商務活動中，盡管電話、電報、電傳都非常有用，但是，商務信函（包括電子郵件）在商務交際中仍然是最主要的工具，是商家、廠家與客戶之間用于聯系業務、溝通商情、咨詢答復的主要途徑。大部分通過電話、電報、電傳等談妥的事情通常還需要用書信作最后的證實。一封禮貌有加、措辭得體的商務信函可以給公司帶來生意；反之，一封欠佳、語氣不當的信函則會給公司帶來負面的影響，破壞企業形象，使公司失去生意。由此可見，學習應用英語商務信函，了解它的語言特點，懂得如何恰當正確地選詞組句是非常必要的。英語商務信函的文體主要有以下特征。

一、詞匯特征

1.用詞規范正式

由于國際商務信函是一種正式的公函語體，因此，大多使用正式書面詞匯代替普通詞匯，并力求用詞簡潔樸素、準確具體，能充分體現國際商務公函的規范正式、公事公辦的特點。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so，用dispatch代替send等。

例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction.

我方很高興通知貴方，第123號訂單貨物已遵照你方指示發出。

2.用詞準確嚴謹

由于商務信函的本質功能就是傳遞信息，而且傳遞的信息又關系到公司業務發展、品牌形象、客戶開發、國際聲譽等，因此，表達不能模棱兩可，更不能出現錯誤，否則就會讓對方誤解，給日后的交流制造障礙，甚至造成經濟損失和名譽影響。如果信函涉及貨物的價格、重量等，有關數字的內容必須準確嚴謹，毫不含糊，如要寫“68美元”，一般信中只寫“$68”，而在商務英語信中要寫成“$68.00”。再如，介詞短語by Monday 和before Monday在商務英語信函中是要嚴格區分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday這一天。

3.用詞簡潔明了，淡于修飾

商務英語信函書寫的特點是明白易懂，言簡意賅。因此，在傳遞信息時，除必須使用專業術語準確表達信息意圖外，此類信函很少使用各種修辭手法。例如：

Dear Mr. Johnson，

We are really grateful on receiving your letter of Nov.3 in which you showed great interest in our products.

Actually we have an agency in Shanghai， China， through which we sell our products in China. Therefore， we have passed your letter on to them， asking them to consider it soon. You will surely receive their letter.

Thank you very much your interest in our products. Hope that can satisfy you.

Yours sincerely

這是一封很簡短的商務信函，用詞簡單平易，沒有運用華麗的詞語，段落則更顯簡單，體現出商務信函的簡潔。

4.多使用肯定性詞語

肯定性的詞語強調積極的方面，給人愉快的感覺。在商務信函寫作中，pleasure， pleased， glad， appreciate等有積極的感情意義的詞語應不斷使用。例如：

We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon.

Your immediate attention would be appreciated.

5.正確使用情態動詞

英語中情態動詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。試比較以下兩個句子：

a. We appreciate it if you advance shipment.

b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在語氣上b句比a句委婉得多，使人感覺更有禮貌。

二、句法特征

1.句式正規完整

英語商務信函作為一種正式體的書面英語，層次復雜的從句和長句的使用通常高于非正式英語。復合句適合表達層次復雜的邏輯關系，傳遞較多的信息，這種效果短句是無法達到的。例如：

Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier， Master or Agent of vessel and the nature is distinctly marked on the outside of the package or packages as required by statute.

上面的段落只有一個句子。在這個正規完整的長句中，有and 連接兩個分句，前一個分句中有一個unless引導的條件狀語從句。句子雖長，可層次分明，并列的和互為條件的關系敘述得非常清楚。

2.大量使用套語

在長期地使用實踐中，一些比較固定的句式逐漸被普遍使用，來顯示信函的禮貌和正式。例如：

We are pleased to inform you … 特此奉告…

Your kind reply will greatly oblige us.如蒙答復，當不勝感激。

Notice is hereby given that … 特此函告…

3.使用條件句

在向對方提出“請求、要求和建議時，用條件句更能表達禮貌、委婉的語氣。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price.

If your quality is good and the price is suitable for our market， we would consider

signing a long-term contract with you.

4.使用被動語態句

使用被動語態能避免指責動作的執行者，從而比主動語態顯得更禮貌。試比較以下兩個句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was made during the course of shipment.

b句比a句語氣更委婉，更易被人接受，顯得更有禮貌。

5.盡量運用有積極含義的肯定句

在商務交往中，閱讀者更愿看到一封具有積極、肯定的商務信函。這種肯定的陳述會使人向好的方面聯想；反之，消極、否定的陳述使人朝壞的方面聯想。試比較以下兩個句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

這兩句話表示的意思完全一致，但語氣稍有差別。a句翻譯成中文是：直到收到貨款，我們才發貨。b句的翻譯是：一到貨款，我們立即發貨。很顯然，b句的表達更有禮貌，更積極，也更易使閱讀者接受。

從以上分析可以看出，恰當地運用詞匯和句法手段，能使英語商務信函的語言簡潔、明了、禮貌、準確，在有限的篇幅內達到言簡意賅的效果，從而有效地進行商務活動，在國際貿易中擁有更多的商機。

參考文獻：

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