電算化對會計工作的影響探討

會計電算化對會計工作的影響有多方面，不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善，是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。

一、會計核算形式發生了變化

在手工方式下，會計核算形式是將記賬憑證的內容按會計科目登記到日記賬、明細賬以及總賬中。因此，圍繞如何減少登賬，特別是登記總賬的工作量而產生了不同的會計核算形式，分別是記賬憑證核算形式，多欄式日記賬核算形式，科目匯總表核算形式，匯總記賬憑證核算形式以及日記總賬核算形式等五種。這樣，一方面各有側重地反映會計信息，同時，發揮總分類賬對明細分類賬的統轄作用，通過各賬之間的核對發現可能出現的記賬錯誤，及時加以糾正。但這些核算形式，只能在一定程度上減少或簡化轉抄的工作而不能完全避免，這就決定了這些處理形式不可避免地帶有手工處理的局限性。計算機處理采用憑證文件核算形式，即在系統內建立“臨時憑證文件”用以存放未記賬的憑證，建立“歷史憑證文件”用以存放已記賬的會計憑證，并不設其他的日記賬及明細賬文件，需要時可根據設定的條件從“憑證文件”中建立索引讀取，分別以總賬、日記賬或明細賬的形式隨時輸出。

二、賬薄的概念與分類的變化

所謂賬簿是指根據會計憑證序時、分類記錄經濟業務的簿籍，按其性質和用途可以分為序時賬簿，分類賬簿和備查賬簿。手工會計中賬簿屬于數據存儲。一張新憑證產生后，將其數據按會計科目、金額及方向進行轉抄、登記到相應的日記賬或分類賬中。而電算化改變了這種處理過程：首先是賬簿的概念發生了變化，電算化后的會計賬簿只不過是根據記賬憑證按會計科目進行歸類、統計的中間結果，在電算系統內部根本不存在手工意義下的各種賬簿；其次，會計賬簿劃分為日記賬，總賬及明細賬的必要性已不存在。電算化以后，只要選定一個會計科目，軟件系統就可將涉及到該科目的所有業務全部篩選出來形成所謂的賬簿，不管這個科目是現金類還是存款類，是總賬科目還是明細科目，而且只要對篩選的結果按日期進行排序或索引，所有的賬都可按日記賬的形式輸出。

三、記賬規則發生了變化

在手工核算的前提下，日記賬、總賬要使用訂本賬，明細賬要使用活頁賬，通過設置不同的賬簿來相互牽制、相互核對。憑證、賬簿記錄不能空行、隔頁，錯誤之處要用劃線更正法和紅字沖銷法更正。電算化會計形成的賬頁是打印輸出的，可裝訂成活頁式，不可能是訂本式，打印輸出的一般是日記賬、總賬和報表。明細賬記載的各種會計資料只需計算機查詢功能就可完成、顯示或者在需要時打印出來。只要輸入的憑證正確，軟件系統可以迅速完成手工條件下的各種賬務處理功能。人們更多的是依賴電算化系統建立各種輔助賬，以便更詳細地反映和控制經濟活動。對于賬簿記錄錯誤的處理，不再采用手工方式下的改錯法，但為了保證監督審核，一般規定，凡是已經審核過的數據不得更改。如果出現錯誤，采用輸入“沖銷憑證”的方法加以更正，類似于紅字更正法，以便留下修改的痕跡。

四、內部控制制度發生了變化

內部控制的形式發生了變化：手工核算形式下會計人員按不同的分工，各司其職，組織會計工作的運轉。而電算化會計中的人員，除會計專業人員外，還有系統管理員和操作員等，按新的分工形式完成會計工作的運作。原手工操作下的一些內部控制措施在電算化后已沒有存在的必要，如編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查；憑證的借貸平衡審查；余額、發生額的平衡檢查，都由計算機來完成。因此，會計電算化后的內部控制分為以組織控制措施為主的一般控制和以計算機控制程序為主的系統控制。

內部控制制度內容的變化：傳統的手工會計處理系統的內部控制是建立在不相容的職務互相分離的基礎上。電算化后，由于計算機技術和會計知識的高度集中，導致會計職責的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，某些會計人員可能既從事數據的輸入、處理，又負責數據的輸出、報送，他們可能熟悉數據來源的相互關系、數據如何處理、分配及輸出的使用等方面知識，同時也熟知內部控制的缺陷，這就有可能使他們在未經批準的情況下，直接對使用中的程序和數據庫進行非法的刪改處理，增加了人為出現錯誤與弊端的可能性，所以，有必要增加新的可行的內部控制措施。

內部控制的重點也發生了變化：會計電算化后的內部控制的重點將放在原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制幾方面。按不同的職責劃分操作權限，設置操作密碼，杜絕未經授權的人員操作計算機軟件。建立計算機硬件和軟件的日常維護以及在排除故障時的管理措施，保證會計數據的完整性。

五、審計內容隨之發生了改變

電算化以后，同樣需要審計的監督職能，所不同的只是審計內容和方法發生了很大變化。在電算化會計信息系統中，會計事項由計算機按程序自動進行處理，如果系統的應用程序出錯或被非法篡改，計算機只會無條件地按給定的錯誤程序和方法處理有關會計事項，而這些則是肉眼不可見的，這就增加了審計風險和審計難度。電算化會計信息系統的特點及其固有的風險，決定了審計的內容要增加對計算機系統處理和控制功能的審查。在會計電算化條件下，審計人員要花費較多的時間和精力來了解和審查計算機系統的功能，以證實其處理的合法性、正確性和完整性，保證系統的安全可靠。

六、對財務報告也產生了影響

現代會計學有兩個分支——財務會計和管理會計，財務會計主要對外編報財務報告，管理會計主要對內部。對外報送的財務報告必須遵循國家財政部門制定的相關會計制度與準則，而對內的財務報告的內容、編報原則以及報表格式則根據管理上的需要決定，并不固定。財務會計與管理會計的結合將會改變目前會計準則中規定的報表體系和陳報方式。這一結合一旦成為現實，財務報告將不再區分為對外財務報告與對內財務報告，而且在競爭激烈的知識經濟時代，產品壽命周期不斷縮短、創新不斷加速，建立定期報告和實時報告結合的財務報告制度是非常必要的，會計電算化為此提供了技術上的支持。