基于Ｗｅｂ的會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

摘要：會議紀(jì)要的辦理作為OA系統(tǒng)的子模塊，實現(xiàn)網(wǎng)上會議紀(jì)要的添加、管理、分發(fā)、辦理結(jié)果反饋和會議紀(jì)要的催辦及催辦記錄等功能。該文描述了OA系統(tǒng)中會議紀(jì)要督辦子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；B/S；工作流；紀(jì)要辦理

中圖分類號：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2008)34-1984-03

Design and Realization of the Supervision System for Conference Summary Based on Web

LIU Qing-mei

(Sichuan Information Technology College， Guangyuan 628017)

Abstract: As the OA system's sub-module， handling the conference summary on-line has to realize the increase， administration， distribution， feedback， urging of the conference summary as well as the recording of the conference summary. This article discussed how these functions come into reality.

Key words: OA System; B/S; Workflow

1 系統(tǒng)功能分析

1.1 目前會議紀(jì)要工作流程弊端

工作流就是一系列相互銜接、自動進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。工作流管理（即Workflow Management System，簡稱WFMS）是人與電腦共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在信息化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。

會議紀(jì)要的辦理作為OA系統(tǒng)的子模塊，是一個典型的基于工作流的信息管理系統(tǒng)。企事業(yè)單位中各種會議牽涉的人員廣，議題多，會議紀(jì)要編撰后，要打印若干份，發(fā)放給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱悉或辦理，相關(guān)部門辦理完畢后應(yīng)把辦理結(jié)果及時反饋給發(fā)文部門。若某部門沒有及時辦理相關(guān)紀(jì)要事宜，發(fā)文部門負(fù)責(zé)督（催）辦，并記錄催辦情況。目前會議紀(jì)要工作流程的弊端主要有：1) 紀(jì)要發(fā)放時，要針對發(fā)放對象的不同進(jìn)行內(nèi)容刪減，重新排版打印后，發(fā)給相關(guān)部門，造成了時間和紙張的嚴(yán)重浪費(fèi)。2) 基于學(xué)院各部門辦公地點分散，紀(jì)要的發(fā)放于編撰有一定的滯后性。3) 紀(jì)要督辦員無法監(jiān)督紀(jì)要辦理的過程，紀(jì)要的辦理情況不能及時得到反饋。4) 紀(jì)要督辦員要經(jīng)常翻閱紀(jì)要日志，查看辦理結(jié)果，然后發(fā)放打印的紙質(zhì)文檔給需要督（催）辦的部門，然后對催辦信息進(jìn)行登記。整個過程繁瑣、復(fù)雜，需要有專門的人員管理，造成了人力資源和時間的浪費(fèi)。

1.2 會議紀(jì)要督辦工作流程分析

本系統(tǒng)是依托高職高專院校的會議紀(jì)要辦理流程設(shè)計的。系統(tǒng)主用戶群是領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)要督辦員、學(xué)院部門中干及相關(guān)涉及人員。發(fā)文部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄、編撰及發(fā)放、督辦，部門中干及相關(guān)人員對自己相關(guān)的紀(jì)要有閱悉、閱辦及辦理結(jié)果反饋等職能。

根據(jù)上述分析的現(xiàn)實會議紀(jì)要辦理過程，分析出會議紀(jì)要辦理工作流程圖如圖1。

通過對會議紀(jì)要的弊端分析，改進(jìn)的辦理會議紀(jì)可以實現(xiàn)信息化處理：1) 信息化管理使得紀(jì)要的摘錄、發(fā)放方便、及時。2) 可以查看紀(jì)要目前的狀態(tài)，方便紀(jì)要督辦員進(jìn)行紀(jì)要辦理的整個流程跟蹤。方便部門及時反饋辦理結(jié)果。3) 方便紀(jì)要的催辦，并可以賦予人性化的催辦語音提醒功能。4) 信息化管理便于辦理結(jié)果的統(tǒng)計查詢。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 功能模塊

通過對紀(jì)要督辦工作流程分析，本系統(tǒng)要實現(xiàn)的功能模塊如圖2所示，各子模塊功能簡述如下：

添加：實現(xiàn)會議紀(jì)要信息入庫。

摘錄發(fā)放：實現(xiàn)的紀(jì)要內(nèi)容分類、分發(fā)給不同的待辦人員。

狀態(tài)監(jiān)控：監(jiān)督會議紀(jì)要所處狀態(tài)及目前辦理、催辦情況。

辦理反饋：紀(jì)錄會議紀(jì)要的辦理情況。

紀(jì)要催辦：催辦紀(jì)錄和催辦提醒。

綜合查詢：可根據(jù)紀(jì)要的標(biāo)題、辦理結(jié)果等檢索紀(jì)要信息及紀(jì)要辦理信息。

2.2 紀(jì)要督辦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖分析

圖3為紀(jì)要督辦系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖。

2.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

考慮系統(tǒng)訪問的用戶量，本系統(tǒng)采用Microsoft SQL Server2000數(shù)據(jù)庫。其數(shù)據(jù)字典如下：

部門信息表（BuMenB）：部門編號（BMH）、部門名稱（BMMC）、……。

教職工信息表（ZhiGongB）：職工號（ZGBH）、職工名稱（XM）、所屬部門（BMH）、職工帳號（ZH）、登錄密碼（MM）、用戶權(quán)限（QX）……。

紀(jì)要基本信息表（JiYao）：標(biāo)識（BS）、紀(jì)要文號（BH）、紀(jì)要名稱(BT)、紀(jì)要內(nèi)容(NR)、添加日期(TJRQ)、添加人(RJR)、開會日期(KHRQ)、開會地點(KHDD)、主持人(ZCR)、記錄人(JLR)、參會人員(CHRY)、列席人員(LXRY)、紀(jì)要狀態(tài)(ZT)。

紀(jì)要辦理記錄表（JiYaoBanLi）：紀(jì)要文號（BH）、摘錄內(nèi)容（NR）、辦理意見（BLYJ）、發(fā)送人編號（FSRBH）、接收人編號（JSRBH）、發(fā)送日期（FSRQ）、閱讀標(biāo)記（YDBJ）、閱讀日期（YDRQ）、狀態(tài)（ZHT）、催辦次數(shù)（CBCS）、辦理結(jié)果（BLJG）、結(jié)果附件（JGFJ）、辦理日期（BLRQ）。

3 系統(tǒng)功能實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)采用技術(shù)

系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境為：服務(wù)器端采用windows 2000 Advanced Server (IIS5..0)及以上版本，SQLServer2000；客服端IE5.0及以上；開發(fā)語言為 ASP，VBScript，JavaScript。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，以訪問WEB數(shù)據(jù)庫為中心，HTTP為傳輸協(xié)議，客戶端通過瀏覽器(Browser)訪問WEB服務(wù)器和與其相連的后臺數(shù)據(jù)

庫，其三級結(jié)構(gòu)組成如圖4所示。

用戶通過瀏覽器，結(jié)合自己的權(quán)限，對信息進(jìn)行查看與管理；WEB服務(wù)器負(fù)責(zé)HTML的接受與處理，負(fù)責(zé)各種應(yīng)用的處理，并通過數(shù)據(jù)接口動態(tài)訪問后臺數(shù)據(jù)庫；而后臺數(shù)據(jù)庫負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲與處理。

3.2 紀(jì)要信息入庫

會議紀(jì)要的來源分為紙質(zhì)文稿和電子文稿兩種。如為紙質(zhì)文稿，可通過掃描及文字識別軟件把其轉(zhuǎn)換為電子文稿，紀(jì)要督辦員可以通過復(fù)制、粘貼的方式把電子文稿紀(jì)要添加進(jìn)紀(jì)要督辦系統(tǒng)。此部分關(guān)鍵步驟是判斷用戶的合法性及紀(jì)要信息入庫。

紀(jì)要信息入庫通過ASP 技術(shù)中RecordSet對象的Addnew方法實現(xiàn)的，該方法靈活性比較好，代碼容易閱讀，除錯方便，并且有效的避免了直接使用sql語句無法傳遞太長字段內(nèi)容的問題。

<%‘核心代碼如下

Set rs=server.createobject(“adodb.recordset”)’定義RecordSet對象

Sql=”select * from JiYao”‘定義要插入表格查詢語句

Rs.open sql，conn，1，3‘打開RecordSet對象

Rs.addnew‘添加一條新記錄

Rs(“NR”)=NeiRong‘增加記錄內(nèi)容，此處于順序無關(guān)

……’此處省略了類似上一行的字段內(nèi)容的加入

Rs.update‘更新一條記錄

……‘此處省略了RecordSet對象的關(guān)閉腳本%>

3.3 紀(jì)要綜合查詢

主要實現(xiàn)根據(jù)會議紀(jì)要的標(biāo)題、內(nèi)容及辦理情況進(jìn)行會議紀(jì)要的信息檢索，檢索出的會議紀(jì)要提供了信息刪除、修改、分發(fā)、辦理結(jié)果查詢、辦理流程查詢等功能入口。

關(guān)鍵步驟： SQL多表綜合查詢語句，及ASP不定條件查詢語句的使用技巧。

<%‘核心技術(shù)的關(guān)鍵代碼如下：

Sql=\"select * from JiYao\"

DIM where

where=\"AddUser=\"Request.Cookies(\"QHOA_USER\")(\"uid\")

if title<> \"\" Then‘假設(shè)條件1成立

If where <> \"\" Then where = where \" AND \"

where = where \" title like '%\"title\"%'\"

End If

……//條件

if Content<> \"\" Then‘假設(shè)條件n成立

If where <> \"\" Then where = where \" AND \"

where = where \" Content like '%\"Content\"%'\"

End If

If where<>\"\" Then//判斷是否為有條件查詢

Sql = Sql \" where \" where

End If

Sql=Sql \" order by Jid desc\"‘得出最后完整的查詢語句

set rs=execSql(Sql，1)’執(zhí)行查詢操作

……’省略了數(shù)據(jù)顯示

%>

3.4 紀(jì)要摘錄分發(fā)

主要實現(xiàn)紀(jì)要內(nèi)容的摘錄和選人發(fā)送功能。為了實現(xiàn)紀(jì)要分發(fā)的方便快捷，我們采用了父子窗體技術(shù)，在子窗體中次查詢系統(tǒng)用戶，選擇的待發(fā)送人員，自動填充父窗體，關(guān)鍵腳本如下：

父子窗體函數(shù)：function PopWindow(url，Width，Height)//彈出子窗體

{win=window.open(url，'adduserwin'，'toolbar=no，scrollbars=yes，resizable=0，menubar=no，width='+Width+'，height='+Height);}

父子窗體函數(shù)調(diào)用：PopWindow('URL'，500，440);

紀(jì)要分發(fā)后，要給用戶一個辦理意見，根據(jù)會議紀(jì)要的特點，為了實現(xiàn)人性化的快速分發(fā)，我們定義了常用辦理意見自動填充功能，關(guān)鍵腳本如下：

快速填充的腳本控制：onchange=\"document.form.BanLiYiJian.value=document.form.KSTCH.value;\"。

3.5 紀(jì)要辦理反饋

各部門領(lǐng)導(dǎo)通過本窗口反饋紀(jì)要待辦事宜的辦理情況。辦理情況分為有附件產(chǎn)生和無附件產(chǎn)生兩種，故在辦理結(jié)果反饋中我們添加了附件上傳的功能。此處也存在一些常用辦理結(jié)果反饋語言，我們同樣把它做成了快速填充。實現(xiàn)方法類似3.4節(jié)。效果圖如圖5所示。

3.6 紀(jì)要辦理情況查詢及催辦

此功能可以查看會議紀(jì)要內(nèi)容、分發(fā)結(jié)果、辦理結(jié)果及催辦情況，實現(xiàn)方法類似于綜合查詢，效果圖如圖6所示。

4 結(jié)束語

通過對會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)開發(fā)以及兩年多運(yùn)行的分析，其作用是明顯的，它增強(qiáng)會議紀(jì)要辦理和督辦工作的透明度，提高會議紀(jì)要辦理督辦工作效率，實現(xiàn)紀(jì)要的辦理情況的實時監(jiān)控。會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)應(yīng)用范圍較為廣泛，通用性較強(qiáng)。其功能可以根據(jù)具體單位需求進(jìn)行增添，稍加修改后可以應(yīng)用于各級各類企事業(yè)單位。

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