對論文中常用的ＷＯＲＤ排版技巧的認識

摘要：圖表和公式的自動編號在論文中，圖表和公式要求按在章節中出現的順序分章編號，例如圖1－3，表2－1，公式3－4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖（圖2－1）前插入一張圖，則原來的圖2－1變為2－2，2－2變為2－3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖見圖2－1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存在同樣的問題。 能不能讓Word對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應引用？答案是肯定的！

關鍵詞：題注；腳注；尾注

中圖分類號：TP317文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)34-1685-02

On the Paper Used in Publishing Skills Awareness WORD

NI Dong-mei1， ZHANG Ning2

(1.Suqian City Radio and TV University， Suqian 223800， China; 2.Nanjing University of Posts and Telecommunications， Nanjing 210000， China)

Abstract: Charts and formulas in the number of automatic paper，charts and formulas in accordance with the requirements appear in the order of sections of the sub-chapter code，for example，Figure 1-3，Table 2-1，3-4，and other formulas.In the insert or delete graphs，charts，formulas when the number of maintenance has become a major problem，such as if the second chapter of the first map (Figure 2-1) before inserting a graph，the change to the original map 2-1 2-2，2-2 for a 2-3， ...，To make matters worse，there are many documents on the number of these references，such as \"flow chart in Figure 2-1.\" If the plans are many，many also cited，imagine that these numbers revised manual is a how hard things，but also missed easy!Form and the same formula.Word can not be allowed on the formula automatically Charts number change in the number automatically update the corresponding document cited?The answer is yes!

Key words: note title; footnote; notes

1 自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現

按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1－×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1－”，編號格式為阿拉伯數字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序號后輸入說明，比如“我的地盤我做主”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現的順序進行編號。

在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1－1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1－1”，在“插入”菜單選“書簽”，輸入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖1－1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內容”為“書簽文字”，選擇剛才輸入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖1－1”插入到光標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。

至此我們就實現了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1－1”改為“圖1－2”，文檔中的“圖1－1”也會自動變為“圖1－2”。表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。

公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”（Word默認），光標放在公式之后，不要選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標簽“公式1－”，點擊“插入”，Word就將標簽文字和自動產生的序號插入到光標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不再贅述。此外，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發生變化的內容，Word使用域來進行文檔自動化。多個域的聯合使用可以實現更復雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。

題注中新建標簽時，Word會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。 書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知“圖”。 圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關閉文檔再打開Word會更新所有的域。

2 制表位的使用

制表位是指水平標尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。

制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果。論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調節。再把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。

用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發生變化時，Word會自動調節以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。

1) 按一次Tab鍵插入的是一個制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認設置變化時，版面就會混亂。

2) 有時候按Tab鍵后Word會產生一個灰色箭頭，這實際上是Word的制表符格式標記，格式標記還有段落標記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點）等。這些格式標記在打印文檔時是不會打印出來的，格式標記是否顯示以及顯示哪些可以在“工具 | 選項”的“視圖”選項卡里進行設置。

3 目錄的制作

目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名為“標題1”、“標題2”，…，“標題9”，分別對應大綱級別的1－9。我們也可以不使用內置的標題樣式而采用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用Word的內置標題樣式，關于自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。目錄的制作分三步進行。

1) 修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式—樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然后點“更改”。可修改的內容包括字體、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1－3的格式。

2) 在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。

3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標題前插入一個分頁符），光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設置好格式。新起段落，菜單欄選“插入—索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題。此后若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。

4 頁眉頁腳的制作

首先介紹一個概念：節。這里的“節”不同于論文里的章節，但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注。如果沒有插入分節符，Word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬于這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個節。論文里同一章的頁面采用章標題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。

首先介紹頁眉的制作方法。在各個章節的文字都排好后，設置第一章的頁眉。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入—分隔符”，分節符類型選“下一頁”，不要選“連續”（除非你想第二章的標題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。這樣就在光標所在的地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬于另外一節了。光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕（圖像按鈕，不是文字），這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整為“彈起”狀態，然后修改頁眉為第二章的標題，完成后關閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁眉。

頁腳的制作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬于同一節。然后，光標移到第一章，點擊“視圖—頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。

頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式并自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。論文里頁眉使用章標題，可以采用章標題做成書簽，然后在頁眉交叉引用的方法來維護兩者的一致。

參考文獻：

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