開一個(gè)高效會議

會議猶如馬拉松長跑，沒完沒了，這是很多員工的感受。也許，許多人對此大解不惑，員工手頭有那么多的事情要做，卻要整天束縛在一些甬長的會議上，何時(shí)才能完成手頭的實(shí)際工作呢？實(shí)際上，許多會議是低效率的，它們浪費(fèi)了我們寶貴的時(shí)間。但是，又不得不承認(rèn)，有些會議對推動公司不斷地向前發(fā)展確實(shí)非常關(guān)鍵，特別是在公司處于發(fā)展時(shí)期的重要關(guān)頭。我們面臨的問題在于，如何才能開一個(gè)高效的會議，而且要保證所開的這些會議有成效。

富有成效的會議不是為了開會，而是為了解決實(shí)際問題。其實(shí)，只要仔細(xì)想一想，就會發(fā)現(xiàn)開一個(gè)富有成效的會議有很多常人忽略的學(xué)問。以下是一些簡單的小竅門：

第一，清楚地說出為什么開這個(gè)會議。

請把會議的目的、希望會議所能達(dá)到的效果和參加會議人員需要帶的資料輸入會議通知表，然后把通知表分發(fā)給參加會議的每一個(gè)人。

弄清開會的確切目的，可以幫助您決定是否真的需要開一個(gè)會議。而且還可以讓員工知道這次會議能給他們帶來什么。所以，無論什么時(shí)候開會，請務(wù)必突出會議日程的安排和會議的目的。

第二，準(zhǔn)時(shí)開會。

請于會議預(yù)定開始的時(shí)間宣布開會。千萬不要等候那些遲到者，除非有非常重要的消息要向他們宣布。不要為了那些開會拖拉者而再次重復(fù)會議的內(nèi)容。這只會讓他們覺得他們的不禮貌行為是有理的。

另外一個(gè)值得會議組織者注意的是，喝咖啡飲料和吃點(diǎn)心的休息時(shí)間往往是阻礙會議準(zhǔn)時(shí)開始的一個(gè)重要因素。如果出席會議的成員一定要帶一些吃的、喝的東西來開會，那么，應(yīng)提醒他們在會議開始前就把小吃和飲料帶來，而不是在會議開始時(shí)才去拿。讓一切事情按部就班的最好方法就是，在開會當(dāng)中由會議組織者出款招待與會者，這樣大家就不會離座去吃東西，影響會議的連續(xù)性和效果。

第三，制訂一份周到的會議日程表，并且遵循它。

這將會很快地達(dá)到會議的目的，而且將助您獲得預(yù)期效果。開會當(dāng)中，您可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查日程表上的每一項(xiàng)，努力在事先規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會議討論推向高潮，并及時(shí)結(jié)束會議。如果您覺得還有一些問題不得不需要延長討論時(shí)，那么請?jiān)O(shè)定一個(gè)討論的時(shí)間限制，盡量使討論的內(nèi)容緊扣中心議題。

有時(shí)，與會者自己有個(gè)人工作日程表，那么您最好在合適的時(shí)間，逐一問問他們，這樣，您可以更加合理地安排您的開會時(shí)間。如果會議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)一個(gè)新的問題，請立即把它加入“有待解決的事情”列表中，等會議結(jié)束后再選一個(gè)合適的時(shí)間和地點(diǎn)，請與會有關(guān)成員對它進(jìn)行討論。

第四，提前發(fā)放會議材料。

務(wù)必保證所有的文件或材料在會議開始前提前送到與會者手里。他們可以有足夠的時(shí)間思考和消化這些材料。千萬不要人為地制造一個(gè)類似圖書館的氛圍環(huán)境，因?yàn)樵谶@種氛圍下，每個(gè)人都像第一次到圖書館借書的讀者一樣，不知道會議的主題，他們在會上第一次拿到開會的材料，然后才開始閱讀，結(jié)果，浪費(fèi)了許多寶貴的開會時(shí)間。

第五，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議。

如果需要延長會議，請另外安排當(dāng)天或當(dāng)周的其他時(shí)間，與會者則無須重新安排他們正進(jìn)行的計(jì)劃。如果您以這種方式去做，您下次開會時(shí)，既不會忘了日程也不會遲到。

第六，不要接受雙重的會議邀請。

如果您不能出席會議，請說“不”并且告訴會議組織者不能出席的原因。如果會議一定要您參加，那么，請您讓會議組織者重新安排會議日期。而且，請?jiān)趦纱螘h之間為自己留出一些時(shí)間。

最后，開會當(dāng)中，請全體與會成員關(guān)掉手機(jī)，避免受外界的影響。

（摘自《當(dāng)代經(jīng)理人》）