高等學校會計信息化管理研究

摘要：利用現代信息技術，對傳統的會計模式進行重新構建，研究在新形勢下高等學校會計信息系統的設計與應用，促進高等學校會計信息化建設。

關鍵詞：高等學校會計信息化系統設計與研究

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004－4914(2008112－172－02

會計信息化是將會計信息作為管理信息資源，利用現代信息技術(計算機、網絡系統和通訊技術等)，對傳統會計模式進行重構，并在重構的現代會計模式上通過深化開發和廣泛利用會計信息資源，建立技術與會計高度融合的、開放的現代會計信息系統，以提高會計信息在優化資源配置中的有用性。其目標是既發揮了信息技術的強大優勢，又實現會計信息的真實性和相關性要求，達到會計數據采集的時時性、會計數據處理的及時陛和準確性、會計信息利用的綜合性。

一、高等學校會計信息化管理研究的目的

1、改變傳統的會計模式，建立會計與高校和社會的有機聯系的新模式。傳統的會計模式其功能只局限于“替代手工會計業務”，只是提供了“憑證輸入、記賬結賬、賬簿打印、生成報表、賬務查詢”等幾項簡單的功能。高校內部管理信息之間缺乏溝通，會計信息、學生信息、人事信息、管理決策信息等之間獨立運行，缺乏交流，不利于全面提升高校的教學、科研、管理水平。由會計核算信息系統、會計管理信息系統組合，形成完整的會計信息系統，與數字化校園建設相融合，形成集各種信息管理系統、會計數據中心與統一應用平臺為一體的URP(大學資源計劃)系統，滿足各個層次不同管理者對信息的需求。

2、實現資源共享、打破“會計信息孤島”?！皶嬓畔⒐聧u”是指會計信息系統收集、處理和儲存的信息與其它業務信息系統無法交換和共享，影響了高校對管理信息的使用，提高了高校管理成本。建立會計數據中心，將歷年會計數據統一輸出，通過數字化校園建設，匯集教務、科研、人事、學生、后勤服務、國有資產等其它業務信息，做到數據共享，減少數據的采集、錄入、統計等重復工作，使高等學校的會計信息系統由簡單的會計核算系統發展到財務管理信息系統和財務決策支持系統。

3、通過計算機網絡和通信系統，建立高校、教育廳、財政廳國庫集中支付中心、收費局、稅務局、銀行等單位信息資源的交流、共享，實現高校的會計核算、預算控制、學生繳費、資金支付、網銀結算、報稅、網上報表等。信息傳遞方式由單向溝通轉變為雙向交流，形成一種互動狀態，互動意味著雙重影響，相互借鑒、時時響應、實現1+1>2的協同效應。充分發揮高校與上級主管部門等各單位之間業務反映和控制職能，提高工作效率。

二、高校會計信息化管理研究

1、建設數字化校園，促進會計信息化建設。建設數字化校園是高校提升自身管理水平及綜合競爭實力的重要手段，它是利用計算機技術、網絡技術和通信技術對學校與教學、科研、人事、財務、圖書、機房、后勤、生活服務等有關的所有信息資源進行統一的收集、整合，形成數字化校園數據中心，供各信息需求者使用，提高學校信息化管理水平，改善教職工和學生的工作、學習和生活環境，方便校園內的消費和資金結算。

數字化校園建設在國內大學方興未艾，“校園一卡通”項目是數字化校園建設的組成部分。它利用系統的金融、消費、身份識別，電子錢包等功能，學生手持“一卡”，實現餐飲、超市、洗浴、圖書借閱、教務管理、宿舍管理、計算機上機服務、財務收費等各方面資金結算及管理目標。 依附數字化校園網絡，將其財務信息接口與財務處會計數據中心鏈接，使財務數據、工資數據、學生繳費數據時時上傳，實現教工查詢工資、財務報賬信息、學生學分繳費等功能。

會計數據中心的會計信息與數字化校園其它業務數據實現共享，形成會計信息化系統，提供會計信息。

2、構建新的會計信息處理系統。

(1)實行“統一領導、集中管理”的財務管理體制。舊會計信息系統只是對一個賬套的會計核算，從憑證錄入、復核、記賬結賬到報表輸出，只是對一個賬套操作，新的會計信息處理系統是將學校事業賬和原有的其他賬套(結算中心、行政支出賬、實體賬)，分別建立各自的分戶賬套，放到一個平臺(一臺服務器)，利用C／S(客戶端／服務器)結構，客戶端核算人員按照授權可以登錄任何一個賬套，進行賬務處理。新的會計信息處理系統多賬套并存，但只設一個現金出納，一個銀行出納。管理各賬套發生的涉及現金和銀行的業務。利用網絡技術，編制銀行和現金的匯總系統，采集、匯總不同賬套的現金和銀行存款科目明細賬，打印匯總后的現金和銀行存款的流水賬，用以現金出納和銀行出納對賬，加強全校資金的集中管理。

隨著計算機技術的快速發展，高校會計處理系統由開始單機到網絡，從DOS到WINDOWS又到NT，總的來說，在技術上進步很多，但在效率上進步不大。構建新的會計信息處理系統后，實現多賬套核算，統一銀行賬戶管理，為用戶時時提供統一標準和格式的會計信息，滿足用戶信息需求，為財務管理和決策提供快速準確的信息。

(2)實行‘統一領導、分級管理’的財務管理體制的學校。財務處管理的各賬套按照上述“集中管理”體制下的組織模式，分別建立各自的分戶賬套，放到一個平臺(一臺服務器)，利用C／S(客戶端／服務器)結構，客戶端核算人員按照授權可以登錄任何一個賬套，進行賬務處理。改變一套賬就組織一套人員的傳統做法。同時，建立財務網與二級財務網的接口，及時傳送相關數據，編制匯總的財務報告。

(3)開通網上銀行，逐步實現現金零庫存，同時，實現銀行對賬電算化。利用網絡技術，與銀行系統建立鏈接，報賬實現儲蓄卡劃轉，不再動用或動用少量現金。下載銀行數據，實現計算機自動對賬，自動編制資金平衡表，加強銀行賬監控。

3、加強高校收費管理、創建收費新模式。目前，收費工作嚴重困擾高校財務管理工作，按照高校收費管理實行“票款分離、一生一票”和“收支兩條線”的規定，做到專戶資金及時足額上繳財政。同時，隨著高校學分制的實施，探討通過校園“一卡通”系統，實現按學分收費，保證資金足額收入，推動高校收費信息化建設。

目前，學分制收費由學年學費和增選專業學分學費兩部分組成，學年學費是指：根據省物價部門批準的不同專業的收費標準。增選專業學分學費是指：學生自愿選修超出學校規定當年本專業應該完成的課程部分。學分標準：是指在保證學生完成學業所交納的學費總額不得高于實行學年制的學費總額的前提下，將當年學費根據不同專業課程所需完成的學分進行折算，確定該課程的學分標準。

實行按學分制收費后，學生完成當年學校規定的本專業的課程，學生的繳費只是學年學費，學生學習不努力如補考仍不通過的課程，將按本課程學分數以及學分標準交費重修，將要多承擔學費。對于學習成績優異的學生可以同時選學下年專業，提前完成學分，可以提前畢業。

利用計算機技術和網絡技術，建立學校、銀行、收費局、財政國庫集中支付中心等單位網絡系統，實現收費工作信息化。

收費的方式有三種：第一種是學生在生源地繳費，第二種是學生通過網上銀行繳費，第三種是學生利用校園“一卡通”繳費。前兩種適合學生交學年學費，第三種適合繳增選專業學分學費。

第一種方式：學生在生源地繳費。利用銀行儲蓄網點遍布全省各地的優勢，學生可在生源地任何一個儲蓄網點繳費。學生繳費后，銀行通兌資金匯總，及時將資金上交財政專戶，實現了“收支兩條線”和嚴禁“坐支”學費、住宿費的要求，使收費工作“依法、規范、透明”；學生交費快捷、方便、安全。實現銀行繳費需要為每個學生建立一個唯一的、在校期間始終不變的交費號。并打印“學生繳費通知單”。

學號編制原則：學號是10位數，前四位是入學年份，比如2004，第五、六位是學生類別，比如博士為01，碩士為02，本科為03等，后四位為當年該類學生的順序號。

(1)建立收費網絡系統。實現生源地銀行儲蓄網點繳費需要建立兩個操作平臺，一個是學校建立的交費人員、交費項目、交費標準管理平，臺，交費項目設學費、住宿費、其他收費等項目，學費、住宿費嚴格執行物價局的規定，其他收費是學校的項目，比如教材費等；另一個是銀行建立的收費、歸集、流水賬打印、上繳財政的操作平臺。兩個平臺通過數據(文本文件。txt格式)拷貝聯接。

(2)學校提供在校生、函授生、夜大生等各類學生姓名、學號(必須唯一)、應交金額(學費、住宿費、其他收費合計)、繳費年份等基本資料，生成文本文件，交給開戶銀行，開戶銀行通過ffp上傳到省行收費操作平臺，供全省建行或工行儲蓄網點收取學雜費使用。

(3)學校財務處每年6月底給每個學生打印“學生繳費通知單”，新生在發入學通知書時發一份“學生繳費通知單”。學生持該“交費通知單”到河北省內建行或工行的任何一個儲蓄網點交費，并且不收任何手續費。建行或工行儲蓄網點根據“交費通知單”中的學校代碼和學生學號，調用省行數據庫中的資料，核對學生的姓名和應交金額，銀行儲蓄網點收取款項后，打印帶有學生姓名的“銀行代收學雜費收據”。

(4)省行于次日通兌、歸集全省每個儲蓄網點收費的資金、匯總收費情況，將數據和資金歸集到財務處的開戶銀行，開戶銀行將匯總數記人基本賬戶，學校可以通過網上銀行進行查詢。

(5)開戶銀行通過flp與省行連接，按一定時間段下載帶有學生信息及實際交費金額的文本文件，此文件與我校的收費管理平臺聯接。然后，將實際繳費金額按照學費、住宿費、教材費等順序進行分割，對學生的交費情況進行統計、分析、核實，對未交費的學生進行催交。并將分割后的學生繳費信息掛到校園網上，供學生查詢。開戶銀行按照分割后的學費、住宿費的合計數直接上繳收費局。

(6)收費局收到資金后直接撥付財政國庫集中支付中心，解決了撥款環節多，資金周轉時間長，容易造成截留、擠占、挪用資金的現象。

第二種方式：通過網上銀行繳費。一是學生開通網上銀行，登錄銀行網站。選擇繳費學校，按“繳費通知單”的繳費總額劃轉資金。二是學校設定一個固定的IP地址，與銀行網絡鏈接，下載學生繳費信息，查詢資金到賬情況。三是學校將學生的繳費情況掛在校園網上，供學生查詢，催繳學生繳費。四是學校將繳費明細匯總，及時上繳財政專戶。

第三種方式：通過校園“一卡通”繳費。一是教務部門按照學生選修專業的學分數和學分標準，計算每個學生應該交的學分學費總額，將數據傳財務處；財務處將每個學生學分學費總額減去已交的學年學費，其差額即為學生增修專業學分學費。財務處將學生增修專業學分學費信息(姓名、學號、應繳費金額)通過接口傳到“一卡通管理中心”。二是學生持“一卡通”到指定的POS機輕輕接觸就可以實現繳費。三是如果學生的“一卡通”資金余額，低于信息中的“應繳費金額”，則POS機提示“資金不足，無法繳費”；如果等于或大于信息中的“應繳費金額”，則POS機提示“繳費成功”。四是資金匯集在“一卡通管理中心”，收費結束，匯總資金，上繳專戶。這種方式適合學生在銀行已經交完學年學費，按照學分制辦法所選擇課程超過學年學費的部分。

4，建立財務集成管理系統。為宣傳財務政策法規、財經制度，方便教職工查詢賬務、工資，學生查詢繳費情況，尤其是科研人員查詢自己的科研課題。根據學校的具體情況編制財務集成管理系統，它掛接在校園網上，只要上網就可以登錄該網站。此系統與財務網絡系統實行物理隔離，對網站所有數據每天進行上傳更新。功能如下：一是介紹財務處各科室工作職能，宣傳各項規章制度，下發財務處通知等。二是賬務查詢：按職工編號設置查賬權限，通過財務處授權，職工可以查詢一定范圍的歷年賬務數據(包括：上年余額、當年預算明細賬、當年實際支出賬、本年余額)。通過賬務查詢，給教師或領導一個明白，也為領導制定決策提供依據。三是職工工資及賬務查詢：職工登錄財務處網站后，可以查詢職工本人歷年每月工資，或連續幾個月的工資，是一個永不丟失的工資條。同時可以查詢本人在財務處報銷的所有賬務。四是報表決策。這是一項專門為各級領導設計的模塊，根據權限設置可以時時查詢本單位總收入、支出情況，并形成柱狀、餅狀收入支出對比圖。五是學生交費及助學金發放情況查詢：學生登錄財務處網站后，選擇學院和班級，尋找自己的學號、姓名，點擊學號可以查詢自己四年的應交及實交費情況和助學金的發放情況。六是查詢各學院學生欠費名單。根據權限設置單位主管學生工作的領導查詢本學院學生欠交學費、住宿費的情況。由學院及時督促學生繳費。七是職工信息管理和查詢。職工的信息包括姓名、出生年月、身份證號、工作時間、職務、職稱、家庭住址、通信電話等內容。授權單位主管領導進行管理、維護和查詢。

財務集成信息系統的建立，實現了財務信息的公開化，建立了財務處與其它各個單位聯系的橋梁，深受各單位領導和教職工的歡迎。

5刑用網絡技術，實現“多校區一套賬”管理模式。隨著合并院校增多，如何做好財務合并工作，加強財務管理，利用有限的資金，促進各職能部門及院系、學科順利合并，財務管理采取什么模式等問題，困擾著學校領導和財務負責人。目前，合并院校財務管理模式不一。

(1)學校合并后，編制一套預算、一套決算，總校給其他校區按年撥款，資金包干?？颇康脑O置、資金的使用、財務政策的規定等，總校不管。

(2)總校制定統一的財務政策、統一的科目、統一的報銷口徑，劃撥一定資金，由其他校區操作，但是，匯總財務報表、預算、決算等工作，非常麻煩。多校區一套賬管理模式：利用網絡技術實現“一套賬”管理，財務機構、財務人員實質性合并，統一財務政策、統一報銷口徑、統一科目設置、統一工資和助學金發放，加強財務管理。這種模式有利于統一財務管理，從科目設置、指標賬管理、報表、賬頁打印、預算、決算等都由總校區統一處理。同時，總校區和其它各校區都有一套完整數據，相當于多套備份，如果一套網絡出現問題，馬上可以進行拷貝修復。

6、利用會計數據中心和數字化校園其它業務信息，編制零基預算。

(1)預算編制。一般高校采用“零基預算加項目預算”的方法編制年度綜合預算，人員經費和一般公用經費按照標準或定額編制預算，專項經費按照項目進行零基預算編制。零基預算的編制需要會計數據中心提供的歷年數據確定的費用標準(比如：音體美專業的生均費用標準要比中文歷史等文科專業的生均費用成本高)，需要數字化校園中心提供的各單位的教職工人數、學生人數、房屋設備的數量及使用狀況，需要各單位提供的本年專項的各項活動的安排和規模。人員經費：根據教職工人數和學生人數，按照國家或省規定的標準編制預算。一般公用經費：按照各學院、各單位的工作性質，根據會計數據中心提供的費用標準和數字化校園中心提供的基本資料編制預算。按學院和單位編制，確定預算指標限額，分次下達指標，各單位不得超指標限額。專項經費：按項目編制，比如本年要進行教學評估，要做出專項項目經費，實行預算指標控制。

(2)預算執行與控制。年度預算編制經校長辦公會通過后，學校各學院、各單位要嚴格執行，會計核算系統實行指標控制，不得超指標報賬。每年11月份根據招生人數的變動和生均費用標準，調整預算。專項經費追加要由項目單位提出項目，財務處做出預算，報校長辦公會批準。

(3)預算分析。年度預算執行情況，需要在決算后分析，通過分析可以發現生均費用標準是否合理，專項項目是否完成，預算的修改是否符合程序，預算的執行和控制是否有效。同時，分析學校的財務運行狀況；找出存在的問題，為下年度預算編制、預算執行和預算控制提供依據。

三、結論

本課題利用現代信息技術結合高等學校數字化校園建設和會計服務中心的建立，重新構建和研究高等學校會計信息系統，提高財務管理水平；研究“收費管理系統”及流程，推動高校學費、住宿費收入工作的開展；結合數字化校園建設，建設會計數據中心，利用綜合信息資源，科學編制“零基預算”，加強預算監督與控制，全面分析預算執行結果，提高學校的管理水平；研究會計信息流程的變動、會計控制制度的變化和財務管理與決策信息系統的實現，將使會計由電算化真正向信息化、數字化提升，提高高等學校會計信息化管理水平。

(責 編 賈 偉)