中小外貿(mào)企業(yè)信息化有待深化

近一年來，筆者走訪了臺(tái)州地區(qū)近千家外貿(mào)企業(yè)，在與各個(gè)行業(yè)的外貿(mào)經(jīng)理、外貿(mào)業(yè)務(wù)員交流中，筆者看到，雖然外貿(mào)的宏觀形勢(shì)發(fā)生了很大的變化，但是，在企業(yè)信息化，特別是中小企業(yè)信息化方面，很多企業(yè)仍需要極大改進(jìn)。

臺(tái)州外貿(mào)企業(yè)的困境

臺(tái)州是國家級(jí)塑料模具、縫紉機(jī)和工藝品三大出口基地，經(jīng)濟(jì)以外貿(mào)為支柱，中小型企業(yè)占90％以上，大部分外貿(mào)企業(yè)的利潤很微薄，一直以來主要依靠國家出口退稅維持生計(jì)，而最近外貿(mào)企業(yè)遇到了以下問題：

國家降低各行業(yè)產(chǎn)品出口退稅比例后，企業(yè)獲得的利潤普遍減少；次貸危機(jī)導(dǎo)致國外很多采購商減少，企業(yè)花了很多宣傳推廣費(fèi)用，卻找不到新的客戶。

在金融方面，國內(nèi)銀行收縮銀根，很多外貿(mào)企業(yè)較難貸款，資金鏈面臨斷裂。同時(shí)，人民幣匯率的升值、國內(nèi)CPI增長、通貨膨脹等因素導(dǎo)致國內(nèi)原材料漲價(jià)，直接增加了企業(yè)的生產(chǎn)成本。此外，勞動(dòng)力成本的提高，國內(nèi)外的展會(huì)、B2B網(wǎng)絡(luò)推廣等費(fèi)用漲價(jià)，無形中更加大了企業(yè)投入。

外貿(mào)企業(yè)的信息化瓶頸

雖然臺(tái)州企業(yè)面臨著如此多的困境，但是，很多企業(yè)在信息化方面卻沒有做到與時(shí)俱進(jìn)。很多企業(yè)對(duì)信息化重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)不足，一部分企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)信息化不僅涉及人力和技術(shù)上的變革，而且還涉及到企業(yè)的業(yè)務(wù)與管理流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等一系列問題。

一些中小企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，沒有根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)，而且對(duì)現(xiàn)狀分析不夠，一步到位地購買了大量昂貴的軟硬件設(shè)施，卻未能有效利用，甚至發(fā)現(xiàn)根本使用不上，導(dǎo)致信息系統(tǒng)收效甚微。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在信息化中有限資金的合理應(yīng)用問題上，中小企業(yè)對(duì)硬件投資占到90％以上，對(duì)軟件產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品投入則很少。這樣既制約了硬件設(shè)備的最大價(jià)值發(fā)揮，又占用了大量資金。

此外，公司信息化管理滯后，導(dǎo)致公司大量資源浪費(fèi)，加上每年公司人才流動(dòng)，公司僅有的老客戶關(guān)系的流失，同行的激烈競(jìng)爭，迫使企業(yè)陷入困境。

涉足“信息化”的深水區(qū)

對(duì)于中小外貿(mào)企業(yè)而言，信息化無疑是一汪必須經(jīng)過的“深水區(qū)”。筆者走訪了眾多外貿(mào)企業(yè)后，看到有100多家中小企業(yè)使用了孚盟外貿(mào)軟件，這無疑使其在度過外貿(mào)“寒冬”中更勝一籌。

現(xiàn)實(shí)中，很多公司的業(yè)務(wù)人員浪費(fèi)了大量的客戶信息，而孚盟郵件客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(Trade Mail系統(tǒng))可以有效保護(hù)客戶資源。在TradeMail系統(tǒng)中，所有E-mail都存入到服務(wù)器端，業(yè)務(wù)員根據(jù)權(quán)限訪問和處理自己的郵件。系統(tǒng)配置有多種郵件備份方式，包括自動(dòng)備份、打包備份、手動(dòng)備份等多種手段，同時(shí)提供多種數(shù)據(jù)恢復(fù)手段和方案，保證郵件萬無一失。業(yè)務(wù)人員變動(dòng)時(shí)，把相關(guān)客戶信息重新分配給其他業(yè)務(wù)人員就可，大大降低了由于業(yè)務(wù)人員流動(dòng)給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

面對(duì)眾多的金融風(fēng)險(xiǎn)、成本核算，以及因?yàn)閲獠少徤唐飘a(chǎn)等因素導(dǎo)致外貿(mào)合同死賬的問題，企業(yè)可以利用孚盟外貿(mào)業(yè)務(wù)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(Trade CRM系統(tǒng))。它涉及傳真管理、公司文檔、客戶關(guān)系、產(chǎn)品開發(fā)、外貿(mào)單證、庫存管理、財(cái)務(wù)管理、員工考核、領(lǐng)導(dǎo)決策等外貿(mào)企業(yè)運(yùn)行和管理的各個(gè)方面，讓外貿(mào)企業(yè)管理者有的放矢地對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)，并且可以成為企業(yè)規(guī)范管理的有效工具。