基于訂單的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)研究

摘 要：結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)銷存流程，對系統(tǒng)采用的條碼技術(shù)以及企業(yè)庫存監(jiān)控策略進(jìn)行了較深入的研究，并設(shè)計了一套適用于系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼方式。在此基礎(chǔ)上開發(fā)了基于訂單的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)，設(shè)計出了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)的試運(yùn)行和測試表明了系統(tǒng)達(dá)到了預(yù)定的目標(biāo)，滿足了企業(yè)的實(shí)際需求。

關(guān)鍵詞：進(jìn)銷存；管理信息系統(tǒng)；條碼；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼；安全庫存

中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3198（2008）07-0314-02

1 系統(tǒng)總體設(shè)計

1.1 系統(tǒng)操作流程分析與設(shè)計

系統(tǒng)流程基于本公司的實(shí)際業(yè)務(wù)流程，整個流程從企業(yè)的需求錄入開始到最終產(chǎn)生應(yīng)收款和應(yīng)付款結(jié)束。系統(tǒng)總體流程如圖1所示。

(1)系統(tǒng)流程由需求錄入開始，需求錄入以后由業(yè)務(wù)員決定是否要將需求制定成合同。

(2)需求錄入完成并得到確認(rèn)以后，系統(tǒng)便會就數(shù)據(jù)庫現(xiàn)存的物資情況對需求進(jìn)行運(yùn)算。

(3)經(jīng)過系統(tǒng)的運(yùn)算得出每條的需求的缺料以后，系統(tǒng)便進(jìn)行采購清單的制定，系統(tǒng)會根據(jù)物資的實(shí)際庫存量經(jīng)過一系列的算法以后得出一個建議的采購數(shù)量，操作員可以根據(jù)市場的實(shí)際情況參考建議采購數(shù)量得出實(shí)際的采購數(shù)量。

圖1 系統(tǒng)流程圖

(4)采購的物資到貨以后進(jìn)行物資的到貨登記，同時打印出貨物的條碼，作為貨物在企業(yè)內(nèi)流動時的標(biāo)簽。到貨登記完成以后產(chǎn)生入庫單，入庫單經(jīng)審批之后便確認(rèn)入庫，更新數(shù)據(jù)庫的庫存表，將入庫物資的期末數(shù)量加上實(shí)際入庫的數(shù)量。

(5)入庫核銷和出庫核銷是企業(yè)的財務(wù)部分，入庫核銷根據(jù)入庫的實(shí)際情況得出采購過程的應(yīng)付款，并將應(yīng)付款納入應(yīng)付款管理中；出庫核銷根據(jù)出庫的實(shí)際情況得出需求過程中的應(yīng)收款，并將應(yīng)收款納入應(yīng)收款管理中。應(yīng)收款管理和應(yīng)付款管理是整個進(jìn)銷存流程的終點(diǎn)。

1.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

通過前面對系統(tǒng)流程的分析，可以得出系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)表中應(yīng)包含庫存表、物資表、客戶表、應(yīng)收款表、應(yīng)付款表，員工業(yè)績表。進(jìn)而可以得出本系統(tǒng)的基本的數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，這種關(guān)系我們可以通過實(shí)體關(guān)系圖（E－R圖）來表示，見圖2。系統(tǒng)中包含了八個子模塊：采購管理、銷售管理、庫存管理、財務(wù)管理、運(yùn)算管理、歷史數(shù)據(jù)、資料管理、系統(tǒng)管理。系統(tǒng)功能模塊圖見圖3。

2 關(guān)鍵技術(shù)與策略

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(1)條形碼技術(shù)。

條碼在企業(yè)內(nèi)的使用流程是：物資到貨后，先根據(jù)物資的實(shí)際到貨情況對物資進(jìn)行到貨登記，在物資登記完畢之后，將物資按單位打印條碼，保證每單位物資均有條碼，打印好條碼后將條碼貼在物資的包裝上，如果原物資有條碼的則覆蓋原物資的條碼；在物資出庫時，直接用條碼掃描器對物資進(jìn)行掃描，系統(tǒng)會根據(jù)條碼掃描器掃描的內(nèi)容對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改；同樣，在對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)時，直接用條碼掃描器對物資條碼進(jìn)行掃描就可以得到物資的確切信息。

(2)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼技術(shù)。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則為圖4，圖5，圖6所示。本系統(tǒng)采用14位數(shù)字對物資進(jìn)行編碼，這14位主要被分為7部分包括大類、中類、小類、明細(xì)、自由參數(shù)、質(zhì)量參數(shù)、渠道等。大類共有98種包括電子管、電容、電阻等；中類和小類是對物資的進(jìn)一步細(xì)分；明細(xì)用來表示物資的規(guī)格參數(shù)；自由參數(shù)對同種類別規(guī)格型號也相同但是有必要區(qū)分的物資作進(jìn)一步的分類，一般情況下不需要使用，用“0”表示；質(zhì)量等級參數(shù)用來表示物資的質(zhì)量等級，本公司采購的物資有軍用物資與民用物資之分，軍用物資又可分為星載物資、機(jī)載物資和地載物資，因此區(qū)分物資的質(zhì)量等級是十分必要的；最后一位表示物資的引進(jìn)渠道，“0”表示國產(chǎn)物資，“1”表示進(jìn)口物資。

圖2 系統(tǒng)實(shí)體關(guān)系圖

圖3 系統(tǒng)功能模塊圖

圖4 物資編碼規(guī)則

圖5 供應(yīng)商/客戶編碼規(guī)則

圖6 單據(jù)編碼規(guī)則

供應(yīng)商/客戶編碼規(guī)則第一位用來標(biāo)注類型，其中“1”表示供應(yīng)商，“0”表示客戶。2－4位用來標(biāo)注供應(yīng)商/客戶所屬的國家，5－7位用來標(biāo)注供應(yīng)商/客戶所在的地區(qū)，8－11位順序號保證了每個供應(yīng)商/客戶編碼的唯一性。

單據(jù)編碼中每一份單據(jù)都有一個唯一的單據(jù)編號。其中，需求表、銷售合同。采購清單、采購合同在有一個唯一單據(jù)編號的同時，每一項還有一個唯一的編號。

(3)庫存管理策略。

在本系統(tǒng)中，企業(yè)對于每一種物資都設(shè)定有一個安全庫存，安全庫存的數(shù)值由企業(yè)通過對歷史數(shù)據(jù)的分析綜合企業(yè)想要達(dá)到的服務(wù)水平計算得出。取提前期內(nèi)需求DL不超過訂貨點(diǎn)RL的概率作為服務(wù)水平：SL＝p（DL≤RL）。服務(wù)水平越高，安全庫存量越大，所花的代價也越大，但服務(wù)水平過低又將失去顧客，減少利潤。訂貨點(diǎn)和服務(wù)水平的關(guān)系見圖7。

圖7 訂貨點(diǎn)和服務(wù)水平的關(guān)系

庫存服務(wù)水平（CSL）的算法：（其中：L：提前期的平均長度；SL：提前期的標(biāo)準(zhǔn)差，用來衡量提前期的平均偏差程度；R：每個需求周期的平均市場需求量δR：每個周期市場需求的標(biāo)準(zhǔn)差；RL：訂貨提前期內(nèi)的平均需求量δL：訂貨提前期內(nèi)需求的標(biāo)準(zhǔn)差）

CSL=P（X≤ROP）ROP-∞12πδLexp-（x-μ）22δ2Ldx=F(ROP，RL，δL)

安全庫存（ss）的算法：

RL=RL

δL=Lδ2R+R2S2L

ss=F-15（CSL）×Lδ2R+R2S2L

安全庫存一經(jīng)設(shè)定，系統(tǒng)便對庫存物資的數(shù)量進(jìn)行全程跟蹤，一旦庫存物資的數(shù)量小于安全庫存的數(shù)量，系統(tǒng)就會向用戶報警，系統(tǒng)會將庫存數(shù)量小于安全庫存的物資在庫存表中采用紅色高亮顯示的方式進(jìn)行報警，系統(tǒng)將發(fā)出報警的物資顯示在庫存表的頂端，同時在用戶進(jìn)行物資采購的時候，系統(tǒng)會將該物資的庫存數(shù)量與安全庫存數(shù)量的差額顯示給用戶，以便用戶在采購的時候可以綜合考慮該物資的安全庫存，從而可以更加科學(xué)的對物資進(jìn)行采購。

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3 結(jié)論及實(shí)施結(jié)果

在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，所有功能正常，需求在系統(tǒng)內(nèi)的處理過程完全符合企業(yè)的要求。同時在系統(tǒng)中運(yùn)用了條碼技術(shù)，大大降低了物資出庫和庫存盤點(diǎn)的復(fù)雜度以及出錯率；采用設(shè)定安全庫存的方法對企業(yè)內(nèi)的物資庫存量進(jìn)行監(jiān)控；采用符合企業(yè)實(shí)際情況的編碼方法對企業(yè)內(nèi)的物資、供應(yīng)商、客戶、單據(jù)等進(jìn)行編碼，確保了系統(tǒng)的準(zhǔn)確、高效的運(yùn)行。實(shí)例運(yùn)行結(jié)果表明：該系統(tǒng)對需求的處理準(zhǔn)確、可靠，實(shí)現(xiàn)的功能完全符合企業(yè)的實(shí)際需求。

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參考文獻(xiàn)

［1］劉鵬亮. 企業(yè)采購環(huán)節(jié)的財務(wù)控制［J］. 山東紡織經(jīng)濟(jì)，2005，（5）：47.

［2］徐鑫，何紅軍，包玉玲. 供應(yīng)鏈中庫存管理的研究［J］.阜陽師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）， 2005，（2）：59－63.