Ｅｘｃｅｌ函數出手流水賬匯總不愁等

在我們日常使用的各種數據匯總報表中，常常會有部分數據每月、每周甚至每天都需要更新，如員工工資表中的考勤扣款，相關部門往往會提供一個流水賬形式的記錄表。如果每一次都手動將這些數據匯總輸入到工資表，會比較麻煩。

其實，我們可以借助SUMIF函數，將類似的按指定格式記錄的流水賬，輕松導入到月度或年度匯總表當中去。以Excel2007為例，對財務提供的“2008年考勤扣款.xls”的“9月”表進行操作：在P3單元格中執行“公式／插入函數”命令，插入條件求和“SUMIF”函數并點擊“確定”，在條件比較區域“Range”設置為“'[2008年考勤扣款。xIs]9月'!＄B＄2:＄B＄101”(不輸入雙引號，下同)，條件“Criteria”為“B3”，求和區域“Sum_range”為“'[2008年考勤扣款.xls]9月'!＄C＄2:＄C＄101”，單擊“確定”，即可完成一位員工的考勤扣款導入(如圖)。

雖然9月份的考勤扣款統計只有7人次，但為了保證當考勤扣款人數發生變化時，該數據引用仍然有效，這里取了一個較大的數值范圍2:101(即最多能匯總100人次的考勤扣款)。雙擊P3單元格右下方的公式復制句柄“+”，即可將該函數復制應用到整個P列單元格。請注意對SUMIF函數的條件區域和求和區域都使用絕對引用，否則在進行公式的復制時，會出現“張冠李戴”的謬誤。

此外，在Excel中當單元格計算結果為0時，默認會顯示0，讓人查看起來不太舒服。我們可以依次單擊“Office按鈕／Excel選項”，取消對“高級”選項中“在具有零值的單元格中顯示零值”的勾選，即可將前工作表中的值為0的單元格全部顯示為空白單元格。通過類似的方法，我們可以很快導入匯總各個部門提供的數據，再也不需要手工查找和輸入了。

TIPS

SUMIF函數公式為“'[文件名]表名'指定區別”，如“'[2008年考勤扣款.xls]9月'!＄B＄2:＄B＄101”， “2008年考勤扣款.xls”即是文件名，9月是表名，!＄B＄2:＄B＄101即是區域。

TIPS

Excel的相對引用與絕對引用

在創建公式時，單元格或單元格區域的引用通常是相對于包含公式的單元格的相對位置。例如，在單元格D4包含公式“＝A1”，Excel會自動將單元格A1中的內容引用到D4當中，將D4中公式橫向復制到E4當中，E4中的公式會自動修改為B1:將D4中的公式縱向復制到D5當中，D5中的公式又會自動修改為A2，這就是相對引用。如果在復制公式時不希望Excel自動修改引用，則需要在單元格的行或列的標號前面添加一個＄符號，例如在單元格D4中輸入公式“＝＄A＄1”，不管我們將D4中的公式復制到哪一行哪一列單元格，其引用位置始終都為A1單元格，這就是絕對引用。當然，我們還可以將相對引用和絕對引用結合起來使用，如“＝A＄1”，“＝＄A1”。

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放映PPT幻燈片時，為了讓效果更直觀，我們可以點擊鼠標右鍵，然后點擊“指針選項／繪圖筆”即可調出畫筆。用完后，按Esc鍵退出即可。

問：我寫了份個人簡歷，但在頁眉處想用兩種不同的頁眉。比如我在Word 2003里修改第二頁的頁眉后，第一頁的頁眉也跟著變了，應該怎樣做才能實現兩種或多種不同的頁眉呢?

答：點擊“視圖／頁眉和頁腳”并設置好頁眉后，在需要改動的頁眉頁里，比如第2頁里，點擊“插入／分節符／下一頁”，然后再添加頁眉或頁腳即可。但要注意在頁眉頁腳工具欄上把“與上一節相同”的那個按鈕點為非激活狀態，這樣就可以設置不同的頁眉頁腳了。