Ｗｏｒｄ＋Ｅｘｃｅｌ，強強聯手就是不一樣

上期我們搞定了Excel表格，本期就要真槍實彈地導入Word里寫分析報告了。分析報告具體寫什么雖然因人而異，不過引用數據卻必不可少。本期我們就和小李一起來完成分析數據的導入任務。

做文案是Word所長，處理數據則是Excel所長，雖然直接使用復制粘貼就能把兩者的數據復制到對方那里，但是不同情況下，那樣做的效果很可能不利于我們后期的工作，比如我們在Excel中更改了數據，Word里不能同步，數據還有效嗎?所謂強強聯手，互通有無很重要。

聯袂出擊 要的就是同步

首先要明確同步的數據，對于變動的數據，如銷售記錄是隨時間更新的，針對這樣的數據就不能用簡單的復制粘貼。啟動Word2007，選擇合適的模板新建文檔。點擊切換至“插入”選項卡，點擊文本欄中“對象”下拉菜單，打開“對象”窗口，點擊“由文件創建”標簽頁，單擊“瀏覽”，找到并選中上期制作的Excel文件，點擊“插入”返回，勾選“鏈接到文件”項，點擊“確定”就導入成功了(如圖1)。日后即使改動了Excel表格，Word中也會同步更新。

表格美容必不可少

數據的導入還只是個開始，由于Excel和Word中表格結構的不同，Excel文件插入Word后，默認的顯示效果往往不理想：不是字符太小，就是表格不居中，這樣當然不好看。雙擊表格，Excel會自動啟動并打開插入的原文件，在Excel中，根據實際情況調整表格的行距、字符大小等，每做一個調整，Word中的數據也會隨時跟著調整，直到滿意為止。如果發現Word中數據或格式等沒有變化，可在數據表上點擊右鍵，選擇“更新鏈接”。

簡單分析 表格題注要注意

將Excel數據表插入word主要是做數據分析，這就要標明各數據表的名稱，以免導入多了造成混亂。方法是在數據表上擊右鍵，選擇“插入題注”，根據需要在打開對話框中設置題注名稱、位置、開始序號等，點擊“確定”即添加成功。本例中，所有參數一律保持默認，則Word自動在數據表上左邊顯示“表格1”字樣(如圖2)。

小技巧

在word里用Excel處理表格

除了導入已有表格，在Word中還有一招，就是直接調用Excel命令處理Word里的數據。同樣點擊切換到 “插入”選項卡，在“表格”下拉菜單中選擇“Excel電子表格”。此時，Word就會自動插入一個Excel表格，默認情況下，該表格處于編輯狀態。此時，Word的選項卡也發生了變化，點擊任意一個選項卡，會發現所有命令居然都是Excel命令!這正是Excel表格的優勢所在。

在編輯狀態下，Word會自動將Excel內嵌在其中，可像操作單獨的Excel文件一樣對這個表格進行排序、篩選、函數等操作。此時將原Excel數據復制粘貼到該表格中。編輯完畢，在表格外的空白處單擊，即可返回Word界面，留下的只是類似用自動方式繪制的表格一樣的一個表格。如果要重新編輯表格數據，只需雙擊該表格，就可重新打開內嵌的Excel界面了(如圖3)。

由于小李前期已經對表格做了一個梳理，寫起分析報告來相當方便，只要將表格中各項數據做一個說明就可以了。不過我們的要求是畫龍點睛，單純完成任務還不夠，要讓任務漂漂亮亮地拿出手。下一期，《電腦迷》就教你怎么讓分析報告看上去更美!