論檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

【摘要】在我國(guó)進(jìn)行市場(chǎng)化改革及其大力實(shí)施信息化建設(shè)的背景下，檔案管理迎來(lái)了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。探討檔案工作者如何適應(yīng)信息時(shí)代的要求，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，探索新的管理領(lǐng)域和方法，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新檔案管理之路。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新

【中圖號(hào)】G27【文獻(xiàn)標(biāo)示碼】A【文章編號(hào)】1005-1074(2008)10-0030-02

近年來(lái)以計(jì)算機(jī)為代表的高新技術(shù)在檔案管理工作中得到了大力推廣和應(yīng)用，管理手段日益先進(jìn)。但由于受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理工作的社會(huì)化和電子化程度明顯滯后于社會(huì)信息化的發(fā)展。檔案管理工作必須通過管理創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)思維，改變落后的管理觀念和管理模式，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為社會(huì)的改革、創(chuàng)新與發(fā)展服務(wù)。

1當(dāng)前檔案管理工作改革與創(chuàng)新的必要性

“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。”在我國(guó)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案管理工作要相適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展就必須不斷創(chuàng)新，這是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開放性的必然要求。發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要檔案管理工作創(chuàng)新。檔案是人才信息的重要載體，是人才主要的信息源，準(zhǔn)確、齊全、完整的檔案能比較全面地反映一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)等信息，是人事部門知人善任的重要工具。我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組成形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，這就要求新時(shí)期應(yīng)建立較強(qiáng)社會(huì)性的檔案管理機(jī)構(gòu)的同時(shí)，迫切建立創(chuàng)新現(xiàn)代的人事檔案管理模式，用現(xiàn)代化科學(xué)手段偽沖子新時(shí)期人事檔案管理工作，為社會(huì)(單位)輸送合格的人才，更好地為全面建設(shè)和諧的小康社會(huì)提供服務(wù)。此外，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展改變了檔案管理和服務(wù)方式。應(yīng)面向社會(huì)通過開放式的交流模式，采用網(wǎng)絡(luò)化管理手段和服務(wù)方式管理檔案，取代單一封閉的管理模式，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

2檔案管理工作思想觀念上的創(chuàng)新

檔案管理的觀念要更新，拒絕平庸、追求出色。檔案管理中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)切實(shí)關(guān)注檔案工作，積極支持檔案信息化建設(shè)工作，要把檔案工作的發(fā)展作為整體發(fā)展的一個(gè)重要而必要的部分，充分發(fā)揮各單位檔案信息源的特性和優(yōu)勢(shì)。檔案管理要解放思想，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)。作為檔案管理工作者要從思想上迅速轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)跟上檔案工作的發(fā)展步伐，增強(qiáng)大局觀念，提高思想認(rèn)識(shí)，提高服務(wù)意識(shí)，服從單位整體工作安排，實(shí)現(xiàn)思想和工作的新跨越檔案管理要注重檔案工作者自身素質(zhì)的提高。檔案工作者要從思想上摒棄落后的傳統(tǒng)檔案工作模式，樹立危機(jī)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)

意識(shí)，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用，了解和掌握高新技術(shù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，適應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的需要。要做到思想觀念上的創(chuàng)新，必須做到三個(gè)轉(zhuǎn)變。一是由單純的為政治服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹檎畏?wù)，同時(shí)又為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、教學(xué)科研、編史修志服務(wù)；二是有相對(duì)封閉主要為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?huì)，全面開放；三是由被動(dòng)接待利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)開發(fā)檔案信息資源，為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

3檔案管理工作內(nèi)容上的創(chuàng)新

檔案管理工作必須不斷拓寬工作領(lǐng)域和服務(wù)領(lǐng)域。一是在工作中要把繼承和創(chuàng)新有機(jī)結(jié)合起來(lái)。對(duì)過去傳統(tǒng)管理方法重新進(jìn)行審視，對(duì)適應(yīng)新形勢(shì)的管理方法從深度和廣度上進(jìn)行再次挖掘，使之達(dá)到新的層面，對(duì)不適應(yīng)發(fā)展的落后工作方式要大膽拋棄，探索新的思路和做法，并在探索過程中不斷完善。大力推行檔案信息化建設(shè)，籌建高水平的數(shù)字化檔案館，在堅(jiān)持依法管理檔案的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，走實(shí)體檔案館和虛擬檔案館

并行之路。二是注重檔案管理工作的理論研究和探討，不斷深化對(duì)檔案管理規(guī)律的認(rèn)識(shí)和發(fā)展趨勢(shì)的把握，將檔案工作和理論研究提高到一個(gè)新的水平。檔案管理工作者要加強(qiáng)橫向聯(lián)系，積極參與相關(guān)的檔案學(xué)術(shù)研討和交流活動(dòng)，了解和掌握檔案管理工作的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)和創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索規(guī)律，將通過實(shí)踐證明的理論創(chuàng)新成果，以規(guī)章制度的形式固定下來(lái)，加以落實(shí)，指導(dǎo)和推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展。

4檔案管理工作方式上的創(chuàng)新

檔案工作的管理創(chuàng)新，必須在工作方式上創(chuàng)新，提高工作效率和工作質(zhì)量。要結(jié)合高校檔案工作的實(shí)際情況，以適應(yīng)高校的快速發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，在工作方式上要大膽設(shè)想、大膽實(shí)踐，樹立嶄新的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)形象。一是要以轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)為切入點(diǎn)，通過積極聯(lián)系、上門服務(wù)等多種工作方式，主動(dòng)地開展工作，努力拓寬檔案收集渠道，進(jìn)一步提高檔案的歸檔率、完整率和合格率，豐富和優(yōu)化館藏，提高高校檔案的信息質(zhì)量。二是在新的歷史時(shí)期，檔案工作的重心應(yīng)從保管為主轉(zhuǎn)向利用開發(fā)為主。在不違背檔案保密性的原則下，積極開發(fā)利用各類檔案信息資源，尤其是充分開發(fā)利用高科技檔案信息資源，盡量擴(kuò)大檔案的利用范圍，提高檔案的利用質(zhì)量。在檔案的開發(fā)利用中要充分發(fā)揮檔案館的主觀能動(dòng)性，將檔案信息以網(wǎng)絡(luò)查詢、文字匯編、大事記等不同形式、不同渠道提供給利用者優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。

5檔案管理工作手段的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須做出檔案實(shí)體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的什理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，跟上現(xiàn)代化的步伐。進(jìn)行檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離。檔案管理手段可以從八方面進(jìn)行創(chuàng)新：①保管條件的現(xiàn)代化。②載體材料的現(xiàn)代化。③翻拍、復(fù)印、彩色掃描、裝訂手段的機(jī)械化。④檢索手段的自動(dòng)化。⑤信息交流網(wǎng)絡(luò)化。⑥咨詢業(yè)務(wù)智能化。⑦檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。⑧管理工程程序化。在此基礎(chǔ)上改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起上網(wǎng)服務(wù)、電話咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和組織建設(shè)等各項(xiàng)工作服務(wù)。

6檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新

在檔案管理信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對(duì)的一個(gè)問題是信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問題的部門。檔案工作服務(wù)機(jī)制的改革和創(chuàng)新，是檔案管理部門必須考慮的內(nèi)容。當(dāng)前，檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新和改革，應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)決策，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各部門工作提供服務(wù)，為社會(huì)各界和人民群眾提供服務(wù)為主要內(nèi)容；以開展能夠公開的現(xiàn)行文件的利用為主要方面，把為加強(qiáng)社會(huì)基層組織檔案為主要途徑，真正做到經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案管理工作就服務(wù)到哪里，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

7檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)創(chuàng)新

檔案管理工作是一項(xiàng)很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)工作，必須有相應(yīng)的知識(shí)工作經(jīng)驗(yàn)和規(guī)范的操作技術(shù)。檔案事業(yè)的發(fā)展使檔案人才從“理論型”向“技術(shù)型”轉(zhuǎn)變。在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的時(shí)代，人們的知識(shí)既增長(zhǎng)得快也淘汰得快。面對(duì)內(nèi)外的壓力，檔案工作者如果不能奮發(fā)學(xué)習(xí)、不斷充實(shí)自己、汲取營(yíng)養(yǎng)，那么將無(wú)法適應(yīng)新環(huán)境，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。培養(yǎng)具有較高的政治理論水平，思想解放、開拓進(jìn)取，有較高的文化水平和綜合素質(zhì)，精通檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)的檔案人才，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。①培養(yǎng)檔案管理人員敬業(yè)精神。愛崗敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。②培養(yǎng)獨(dú)立思考問題的習(xí)慣。首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，成為一名掌握科學(xué)先進(jìn)的工作方法，佳一專多能的檔案工作人才。（③培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。準(zhǔn)確把握檔案事業(yè)發(fā)展所面臨的新形勢(shì)、自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境，學(xué)習(xí)、總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神，把握規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開展工作。

8結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的需求，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使檔案管理工作與社會(huì)、單位的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與單位提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量。

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