降低企業運營成本的四個工具

企業即時通訊

從某大型IT網站所做的調查來看，作為國內最具有拓荒精神的企業群體，國內中小企業最近發現并迅速使用了他們認為比騰訊QQ、微軟MSN、雅虎通更有效的即時通訊系統——企業即時通訊軟件。企業擁有一套理想的即時通訊系統，正如找到了一位得心應手的商務秘書。利用該軟件來進行企業內部的溝通、管理將更加經濟、更加直接、更加安全、更加具有可控性。

企業即時通訊系統是針對企業用戶量身訂做的商務協作平臺，有實用性、安全性、監管性、擴展性等方面的優勢。除了提供即時消息、網絡會議、呼叫功能、短信群發，文件群發功能外，它還包含了很多企業級的實用功能，如信息簽收功能、密聊功能、以及與辦公系統的無縫結合等。具體體現在：

1、清晰的組織架構。用戶登陸后，即可清晰看到由樹型目錄表達的多層次企業組織架構。可讓每個員工迅速的融入到企業團隊中，即使在彼此不認識的情況下也好很好的協作。

2、權限管理。具有完備的權限分配功能，可設定組織機構、用戶管理、運行狀態、發送消息、發送文件、發送短信、會議室創建、資料審核修改、密聊等權限；還可實現可通訊部門的權限設置等。

3、文件、短信群發功能。可將信息、文件按機構、部門、職務、自定義組進行群發，不在線人員上線后即可時收到信息，還可多文件信息群發。

4、簽收、跟蹤功能。對于企業中一些重要的文件和消息，發送者可以要求接收者輸入密碼，才可收到本消息。當信息收到后，還可以跟蹤信息的查閱情況。

5、密聊功能。有密聊權限的人員使用密聊功能，與任何人的對話均不被系統記錄。

6、擴展性強。可與所有辦公系統緊密結合，從主窗體可以直接連到辦公管理系統的各功能模塊，如：信息中心，電子論壇、網絡硬盤、通訊錄等。

多媒體會議

會議是企業一項重要成本，尤其對于業務部門來說，為減少這部分成本，某些公司利用多媒體會議技術召開虛擬會議，提高了工作效率，也是一種節約企業運營成本的有效的方式。

多媒體會議技術是一種強大的工具，能夠幫助企業實現有效的交互式協作。例如，無論某位專家離貴公司有多遠，只需發出簡短的邀請函，您就可以邀請該專家參加虛擬會議。銷售代表可以為客戶提供更生動的在線演示，例如播放正在推銷的應用或服務的實用錄像。大企業可以使用全套應用，小公司則可以根據自己的要求和預算選用其中的某些功能。

多媒體會議最出色的功能之一是能夠幫助各機構克服網絡通信的固有限制，使與會者感覺到面對面會議的親切感。用戶能夠參與在線討論，這項功能與面對面傳統會議相似，即與會者能夠“面對面”討論問題。利用各種專用工具，用戶還能夠共同編輯和注釋文件，舉行投票，并立即得到反饋意見。

例如，某位與會者可以作為在線研討會的主持人，并利用幻燈片、錄像片及其它文檔闡明自己的觀點。與電話會議相比，遠程與會者可以更加積極主動地參與會議，因為他們可以看到演講者的演講材料，即從自己的電腦屏幕上觀看幻燈片及其它材料。與會者可以提問，也可以按照主持人的要求朗讀相關材料。由于具備上述功能，多媒體會議的應用極為廣泛，包括銷售演示、人力資源會議和公司大會等。

同樣，項目組的成員之間也可以跨時區合作。各成員不必在聚于同一城市的會議室，他們可以悠閑地在辦公桌旁、旅館房間或其它遠程位置參加會議。與會者能將每月報表加載到工作區，供其他人查閱；也可以用Microsoft PowerPoint作一個簡短的匯報，然后征求其他人的意見。

低成本建站

企業網站建設，作為企業信息化建設中最重要內容之一，時常困擾著中小企業主。經常有這樣的抱怨，花了幾千元甚至上萬元建設的企業網站，不能很好地與訪問者互動，效果大打折扣；企業發展，網站需要擴建升級，升級成本比想象中高出不少；安全性不高，頻繁地被注入木馬和提交垃圾信息，等等。

要真正降低中小企業網站建設的成本，首先得從企業網站建設方式著手。目前企業網站建設方式大致有以下三種：

傻瓜式自助建站。在互聯網應用早期，由于低成本及零技術門檻要求，深受應用者的歡迎。但是如果企業網站的要求增加，自助建站會顯露出他的缺點：無法平移升級，受建站平臺框架限制；數據不能完全自主掌控；模板豐富，但大同小異、呆板，不能滿足企業個性形象需求；網站得不到長期運行保證等。

網絡公司個性化定制。優點是可以按照企業要求的功能和效果一一處理，但是由于網絡公司良萎不齊，價格也相差甚遠，通常比較正規的網絡公司，初次建設費和后期網站升級費較高，普遍高于預期。

購買開源管理系統自行搭建。相對于前面兩種方式，不管是建站成本、系統靈活性都有相當突出的優勢。比如有些企業網站管理系統，具有幾乎所有中小企業網站的功能板塊，如企業信息介紹、新聞動態、產品展示、產品訂購、下載中心、招聘信息、會員管理、留言簿、廣告管理、友情鏈接、數據庫維護、流量統計等實用欄目。

建設一個企業網站，通常需要域名費、網站存儲的空間租金、網站后管理系統開發費、前臺網頁的設計費、后期維護費，如果在這幾方面都很好地解決了成本投入，企業網站建設的成本也就隨之得到控制。

聯合采購

在大企業中，往往采用集中采購的方式來降低存貨成本，因為企業規模的大小決定了它在產業鏈中的話語權，采購數量越大，和供應商的談判能力就越強，壓低采購價格的空間也就越大。但是對于廣大中小企業來說，它們沒有多品種的產品線，產品銷量也沒有達到一定規模，基本不可能進行大規模的集中采購。在這種情況下，中小企業之間的聯合采購不失為降低存貨成本的一種好方法。

聯合采購機制對于企業成本的降低主要體現在以下幾個方面：

1、采購環節

（1）如同批發和零售的價格差距一樣，采購的單價與采購的數量成反比，采購的數量越大，采購價格就可能降的越低。多家中小企業聯合采購，集小訂單為大訂單，可以增強集體的價格談判實力，獲取和大企業一樣的采購規模優勢。

（2）聯合采購的對象可以直接針對原材料的生產企業，這樣就可以擺脫代理商的轉手成本，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本和保障產品質量。

2、管理環節

企業在采購過程中，為了保證采購質量，需要在采購前后進行相關的管理工作，包括供應商的選擇、評審、控制和管理，原材料質量標準的制定，入庫檢驗工作程序的制定和實施等。在各企業單獨采購的情況下，每一個企業都要重復這些工作，而實行聯合采購后，對于一些生產同類產品的企業，可以將這些管理工作統一歸口實施，再將相關費用由各企業平均分擔，這樣可以有效避免低水平的重復工作，為企業減少巨額成本。

3、運輸環節

企業在運輸環節的聯合，可以通過合并小批量貨物的運輸，減少單位產品負擔的運輸成本，從而降低存貨成本。

（資料匯編／李靖）