加強統計在檔案工作中的作用

　　[摘要]本文從檔案統計的重要性出發，分析了當前檔案工作的現狀和作用，提出了如何加強統計在檔案工作中的措施，以使檔案工作能夠更科學、合理，使檔案能夠發揮其最大效益。
　　[關鍵詞]統計；檔案；利用
　　
　　一、檔案統計工作的涵義和意義
　　
　　(一)檔案工作的重要性
　　檔案工作是揭示檔案工作有關情況及發展規律的一項重要工作。中共中央、國務院在對國家檔案局關于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業。”檔案作為真實記錄歷史內容的重要工作決定了檔案價值的長遠性。
　　
　　(二)檔案統計的涵義及意義
　　國務院在關于加強統計工作的決定中指出，“統計是社會主義建設的一項重要的基礎工作”，檔案統計是以數據的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規律。檔案統計工作為高校檔案事業發展提供建設性規劃。檔案的統計工作是用定量的方法，以檔案工作領域中的大量現象為對象。通過從質和量的聯系中對數量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的發展過程、現狀及其一般規律性。檔案統計包括：檔案數量的統計，這是最基本的統計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數量等項目；檔案工作的統計，即對整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計；檔案工作基本情況的統計；檔案利用的統計及分析。
　　
　　二、檔案統計的方法及作用
　　
　　(一)檔案統計的方法
　　檔案統計所采用的方法與技術和一般統計工作的方法與技術相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領域。檔案統計基本上可以分為：
　　1檔案統計指標選定
　　統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。
　　2檔案統計調查
　　檔案統計調查的目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。
　　3檔案統計整理
　　檔案統計整理主要是對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納整理。
　　4檔案統計分析
　　檔案統計分析主要是對檔案統計的結果進行分析研究。
　　
　　(二)檔案統計的作用
　　檔案工作內容通常有六個環節，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用，在這六個環節中，統計是其中一個重要的環節，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。
　　檔案統計是學校檔案事業建設的重要基礎工作。檔案統計是了解和掌握學校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業發展的重要手段。通過檔案統計資料，可以進一步認識和掌握檔案工作的基礎規律。提高檔案的管理、服務水平。檔案統計是學校檔案工作發展的依據。通過統計數據。可以準確地反映學校館(室)藏檔案的數量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財力需求等，以便在領導制訂檔案事業發展規劃時作參考和依據。檔案統計是上級部門對學校檔案事業監督的工具。檔案統計工作，可以客觀地反映學校檔案工作的發展水平，便于上級部門檢查督促。
　　
　　三、檔案統計的現狀
　　
　　檔案的統計工作是檔案工作的基礎工作，它是檔案管理計量化、精確化的基礎，貫穿于檔案工作的全過程，以數據的形式了解和掌握檔案的形成、管理及利用情況和檔案事業發展的狀況，對檔案事業的發展起著至關重要的作用。但長期以來。檔案管理工作基本上是經驗型的，偏重于對檔案工作各現象的定性分析和定性研究，往往輕視統計工作。只停留在填報數字，應會上報任務的階段上，忽視對數據的合理分析。目前大多數檔案的統計工作并不盡如人意。還有很多這樣或那樣的問題。不適應現在社會的發展要求。
　　
　　四、充分發揮檔案統計的效益
　　
　　加強檔案統計工作是搞好檔案管理的重要條件，搞好檔案的統計工作，做到心中有數，以有效地發揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，服務于本單位，服務于社會，這是檔案管理工作的根本所在。做好檔案統計工作不是最終目的，利用檔案統計數據為社會提供服務才是實現檔案價值的關鍵所在。現在大多數的檔案統計工作只限于以數據的形式把檔案部門工作人員的業績以量的形式表現出來，僅僅讓每個工作人員了解到自己或他人的工作狀況，以及根據當前檔案統計工作做好統計調查和統計數據的整理上報。這只是檔案統計最基本的利用，不能很好地對檔案統計數據進行統計分析，使檔案統計工作來能發揮其應有的作用。必須把檔案統計工作的重點放在檔案統計數據的綜合分析研究上，加強對檔案統計數據的分析，才能充分發揮檔案的最大效益，更科學、更合理的利用檔案，我們必須要在做好檔案統計工作的基礎上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通過整理、利用、定期檢查核對和統計工作來防止人為和自然毀損現象的發生，同時及時采取修復和預防措施，使本來完整的檔案繼續保持完好，從而延長檔案的壽命，充分發揮檔案的作用。目前我國的檔案數量正在以幾何級數的勢態增長，利用統計數據可以清楚了解我國檔案的增長速度和趨勢，進而有目的、有計劃地合理安排經費的使用；通過統計數據還可以掌握本單位信息開發的利用情況以配合社會需求及時調整人員、設備的配置，以便更好地開發檔案信息資源，服務用戶。
　　檔案統計工作還能反映檔案管理工作的規模、水平、發展速度。為檔案工作加強和管理提供重要的依據：從某個單位統計的館藏檔案的數量、庫房面積、設備的配置等數字中，能反映出這個單位檔案部門的大致規模；從各種不同的角度統計出來的數據和統計項目中，又能在一定程度上顯示出檔案工作人員的業務水平和人員素質情況。
　　
　　五、加強檔案統計設備的現代化
　　
　　檔案統計的生命在于真實，統計數據必須準確。在平時的工作中，要把提高統計質量當作大事來抓，采取切實有效措施，通過檔案工作制度化規范化法制化確保統計數字基本準確，要從檔案基礎環節抓起，完善規章制度，建立檔案統計臺賬。總之，做好日常，性工作，使檔案工作規范化、制度化，才能做好檔案統計工作。
　　檔案統計工作需要大量的、浩繁的數據，其采集、整理加工必須利用現代設備。提高檔案統計的基礎是相關硬件和軟件的建設。這是實現檔案現代化的基本前提。檔案部門首先要注重加強相關硬件和軟件的建設，大力推進檔案信息管理現代化建設。對計算機軟硬件設備的功能設置要充分考慮檔案統計工作的需求，使檔案統計工作與檔案信息管理現代化建設同步發展。檔案統計工作可以借助阿上檔案信息系統交流檔案統計數據，提高檔案統計數據的時效性和利用效益。同時，針對網上檔案信息資源的不安全隱患，要加強網絡查詢的安全管理，防止非法篡改、增刪檔案統計數據資料，嚴密防范計算機病毒的攻擊，確保檔案統計數據的安全。建設基礎數據庫，實現檔案信息的電子化。統計手段的現代化是檔案統計工作現代化的重要標志，不僅能提高工作效率。還能保證工作質