淺析日本化妝品物流交易中ＥＤＩ應用

EDI是英文electronic datainterchange的縮寫，中文譯為電子數據交換。EDI是將貿易、生產、運輸、保險、金融和海關等事務文件，通過電子郵箱按各有關部門或公司企業之間的標準格式進行數據交換，并按國際統一的語法規則對報文進行處理，是一種利用計算機進行事務處理的新業務。

在國際、國內貿易活動中使用EDI業務，取消了傳統的紙面貿易文件（如訂單、發貨單、發票等），代之以電子資料交換，雙方使用統一的國際標準格式編文件資料，利用電子方式將貿易資料由一方傳遞到另一方，處理迅速準確，是發達國家已經普遍采用的“無紙貿易”手段，也是關貿總協定成員國將來必須使用和推廣的標準貿易方式。

日本化妝品業界的困局

在日本，長期以來化妝品的流通環節都是相當復雜，并且物流效率很低。制造商和零售商之間夾雜著貿易公司、分店、批發商等各種名目的組織機構，每個組織機構中都在各自重復著發貨、收貨，裝卸，庫存，點驗貨等物流作業。尤其是在百貨店、化妝品專營店中銷售的制度品(生產商直接向百貨店、化妝品專營店等設有該品牌化妝品專柜和專職銷售人員的店鋪，按照合約內容供應的化妝品)物流作業效率低的現象更為明顯。

長期以來在百貨店制度品的物流環節中，在商品送達百貨店、化妝品專營店前往往要在不同的組織機構中反復點驗貨。零售店和生產廠之間存在著物流中轉站、百貨店物流中心等各種物流中心，他們都各自獨立地對商品進行驗貨、點貨等工作。生產商在發貨時也會進行點驗貨，而零售商在收貨時同樣也進行點驗貨。這就使商品起碼需要進行4次點驗貨手續才能在零售店中上架。

另一方面，重復繁瑣的點驗貨手續也會耗費產銷商大量的人力資源。以某著名百貨店為例，該店每個月約會從某化妝品生產商進150箱貨。一箱貨所需的點驗貨時間約需50分鐘。這就是說，該百貨店每個月在點驗一個化妝品生產商的貨品上就要耗費125小時。這些點驗貨作業同時最終會消耗了導購員的工作時間，據統計，該百貨店化妝品部的導購員，平均每月要花費總勞動時間的3%用于協助商場點驗貨。

這種耗費導購員工作時間的制度，越來越讓生產商和零售商感到切膚之痛。因為導購人員是化妝品銷售的前線人員，通過為顧客提供導購服務來提高顧客的購買欲，從而提升生產商和零售商的銷售業績。但是如果這些擔負重任的導購員要花費過多時間在其他工作上，將會影響到導購服務的質量，給生產商和制造商造成直接損失。

其次，在化妝品的物流環節上，處理發貨單、收貨單等紙質文件也會消耗大量的時間。按照一直以來日本的商業習俗，物流中轉站和百貨店物流中心會對每批貨物中不同的商品進行收發貨單核對。

EDI的管理優勢

日本化妝品產銷商認識到物流交易環節對業績和利潤的密切關系，也開始著手對物流環節進行改革。這個活動的中心之一就是EDI（電子數據交換）導入。

實際上，當前的日本化妝品業界很多就是通過EDI去實現商務電子化，尤其一些著名的百貨店和化妝品生產商，都在積極地引EDI，希望借助EDI“無紙化”、“電子傳輸化”、“信息共享化”等優勢去提高物流和交易環節的效率，降低物流成本和減少所耗費的資源。外資化妝品MAXFACTOR和日本老牌百貨店三越之間的EDI的應有模式，則成為了日本化妝品產銷商引入EDI的楷模。

從1999年5月開始，這兩個企業就開展了一系列引入EDI制度的措施，以求實現：

1，靈活運用EDI技術。

2，簡化點驗貨的手續和流程。

3，廢除收發貨傳票等紙質交易文書。

4，提高訂貨處理的效率這四大目標，從而降低成本、增加利潤。

在引入EDI后，兩家企業把訂貨、接受訂貨、銷售額管理、交貨、點驗貨信息、賒賬等情報通過網絡共享。這就大量節省了不必要的手續和工作時間，例如生產商在發貨后的點驗貨工序。生產商會把在發貨時點驗貨的記錄通過網絡和各流通部門共享，而各個部門原則上則不需要再度進行點驗貨。而三越百貨店則會對該生產商的商品進行定期的抽檢。而且電子化的信息共享還在最大程度上減少了紙質交易文書的使用，節省了處理這些文書的時間和勞動力。

在引入了EDI后，兩家公司也對化妝品的訂貨手續進行了簡化。生產商派駐的導購員無需得到百貨店相關負責人的認可，就可直接憑借自己對顧客需求的把握和其他專業的判斷去確認訂單的內容，并通過網絡向公司發訂單。百貨店每個月會定出下個月訂貨的限額，只要在這個訂貨額范圍內，導購員都可以自主地決定訂單的內容。這樣導購員就無需因為每張訂單都向百貨店確認而浪費本應用在導購服務上的時間，并保證了使商品獲得最佳的銷售時機。