Ｇｏｏｇｌｅ Ｃａｌｅｎｄａｒ展會管理

外貿公司每年都要參加很多展會，因為參加展會是企業最重要的宣傳方式之一，也是企業開辟新市場的首選途徑。然而，老板都很忙，每一天時間都被各種事情占據，想把一天的日程安排好并不是一件容易的事情，想把遠期的事情規劃好更不容易。況且坦率地說，人們對現有安排日程的工具也不是很滿意，不小心錯過了某個會議、某個行程或者某個約會都會對我們的工作、生活造成不利影響。Google推出的Google Calendar卻可以幫你簡化工作，比如說記錄當天或遠期的事務、特別活動和約會，而且不論是對你的還是其他人日程表上的活動，都可進行有效的管理。對于一個外貿人來說，將Google Calendar用于輔助規劃、安排每年眾多的展會工作，會讓你更加得心應手，從容應對。

Google caIendar的功能介紹

Google calendar非常快捷、易用。如果你要在其中加一個活動日程，只需直接點擊日歷上的相應時間并輸入一條活動信息即可，沒有煩人的表格需要填寫。

Google Calendar的主要功能包括三項。

(1)編輯瀏覽時間地圖。通過Google Calendar，每一個人可以看到自己與他人的時間安排，并且可以將Gmaii對話或郵件加入日程中。

(2)分享日程安排。你可以將自己的日程安排與相關人員分享，并且可以根據程度控制分享的范圍。

(3)規劃事件與行程，包括發送Googte Calendar邀請函、發送提醒信息，讓你大事小事不忘記。

另外，還有幾個功能也很有用：Google Calendar可以直接從微軟Outlook和雅虎Yahoo!Calendar中導人事件，同時支持在任何支持ical和XML格式的設備上查看進度表。可以把Googie Calendar與Gmalk結合，自動發送提醒通知，如果安裝了Gtalk，還可以即時收到提示。

Google calendar功能設置

登錄Google Calendar

打開www，Google.com／calendar。如同Google的所有產品一樣，使用Gmail賬號便可以直接登錄。

添加日歷事件

點擊日歷表中的任意位置，都將會彈出“事件添加”窗口，在“What”中添加事件名稱、在“WhichCalendar”中選擇日歷名稱，點擊“Create Event'’按鈕，即能創建該事件，在日歷表中將會出現以事件所屬日歷的顏色標出的事件項。當然，這只是最簡單的事件添加方法，我們還可以點擊“事件添加”窗口中的“edit eventdetails”鏈接，在事件編輯頁面中，我們可以對事件的發生時間、重復時間、訪問權限等諸多選項進行設置。

創建新的日歷

前面提到了在“事件添加”窗口中選擇日歷，但或許你已經發現，列表中除了默認日歷之外并沒有其他日歷，如何才能添加一個新日歷?點擊窗口右上角的“S ettings”，在出現的“Calendar Settings”頁面中點擊“c alenda rs”標簽，點擊“Create new calendar”按鈕，即會出現“Create New Calendar”頁面，接下來的操作相信不用多說，你只需簡單地填寫表單即能創建一個新的日歷。如果需要將此日歷用于公開用途，那就還需在“Share witheveryone”和“Share with specificpeople”兩處設置訪問權限。

除此之外，還可以將Googlecalendar中共享的日歷加入到已有日歷列表，點擊Caiendars標簽處的“Add calendar”按鈕，即可進行日歷搜索，選擇需要的日歷，點擊“Add Calendar”按鈕，就完成了日歷的添加。

導人Outlook數據

除了在線使用日歷，GoogleCalendar還支持Outlook數據的導入，從而實現完全在線操作的目的。導人的方法很簡單，還是進入“calendarSettings”，點擊“Import Calendar'’標簽，就能將CSV格式的Outlook數據導入到指定日歷中。

除此之外，Google Calendar還具有手機提醒和郵件提醒兩種提醒功能。這也是Google Calendar的亮點之一，手機提醒服務目前支持中國移動和聯通，而且完全免費。

Google Calendar外貿展會流程訂制

既然Google Calendar如此便捷，讓我們具體了解一下GoogleCalendar用于外貿展會的流程訂制是如何操作的。

12個月前：確定展會并編排全年展覽計劃，確定預算，聯系展會組織方取得初步資料。

Google Calendar設置時間點：展會前12個月，提醒設置：短信提醒。

3～8個月前：設計展覽結構并取得展覽管理公司的設計批準；選擇并準備參展產品，制作展覽宣傳冊；與國外潛在客戶及目前顧客聯絡。

Google Calendar設置時間點：展會前3～8個月，提醒設置：短信提醒。

3個月前：以廣告或郵件等方式推廣活動；確定旅行計劃；預付展覽場地及其他服務所需款項；復查公司的參展說明書、宣傳單和新聞稿等并確定參展人員；向服務承包商及展覽組織單位訂購促銷廣告。

Google Calendar設置時間點：展會前3個月，提醒設置：短信提醒。

2個月前：繼續追蹤產品推廣活動；最后確定參展樣品；將展位結構設計做最后的決定；訓練參展員工；排定展覽期間的約談；出國參展則需購買外匯。

Google Calendar設置時間點：展會前2個月，提醒設置：短信提醒。

4天前：通知同事將運貨文件、展覽宣傳冊等隨身攜帶的電子文檔上傳至Google Documents(此部分使用后續文章會有專題介紹)；設置提醒以安排自己以及同事的航班時間行程。

Google Calendar設置時間點：展會前4天，提醒設置：短信提醒。

3天前：報到并與展覽組織方聯絡，互換聯系方法；查看展覽廳及場地、咨詢運輸商，確定所有運送物品是否安全抵達；聯絡所有現場服務承包商，確定準備就緒。

Google Calenda設置時間點：展會前3天，提醒設置：短信提醒。

2天前：確定所有物品運送完成；查看租用的設備及所有用品，了解其功能；布置展位；將所有活動節目做最后的決定。

Google Calendar置時間點：展會前2天，提醒設置：短信提醒。

1天前：將展位、設施、用具、展品等做最后的檢查；與公司參展人員進行展覽前最后溝通、明確各自工作安排。

Google Calendar設置時間點：展會前1天，提醒設置：短信提醒。

展覽期間：將每一個到訪客戶的情況及要求詳細記錄到日歷，不要憑事后記憶，對一些承諾要加入Calendar設置提醒，以便展后安排后期完成，將每日情況做成簡報通知員工；每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便及時處理及回應。

Google Calendar設置時間點：展會期間，提醒設置：短信提醒。

展覽結束后：設置提醒，確定時間處理商機，安排跟單。

Google Calendar設置時間點：展會后一周內，提醒設置：短信提醒。

每一次展會安排流程均重復以上步驟。

Google Calendar是一個時間管理的好工具，用于外貿展會管理也非常簡單，使用后會讓你的工作事半功倍。用Gooale Calendar做展會規劃只要兩步：將一切活動規劃并設置好，然后忘掉這些瑣碎的日程安排。GoogleCalendar會在事件來臨前提醒你，讓你想忘都忘不掉。