軟件選擇四步走

姚予龍

企業(yè)選擇軟件應(yīng)該分四步走，步步為營(yíng)，就一定能夠選到適合自己的軟件。

隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，簡(jiǎn)單的，TT工具已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需要，企業(yè)也意識(shí)到需要借助信息化來(lái)幫助自己更好地發(fā)展。但是，可供選擇的軟件廠商很多，各有特點(diǎn)，價(jià)格上也相差很遠(yuǎn)，就比如ERP軟件的價(jià)格從十幾萬(wàn)到幾百萬(wàn)的都有，看功能好像也差不多，該選擇哪一種?聽(tīng)到其他企業(yè)某個(gè)軟件用得很好，就也上了相同的一套，但使用后卻發(fā)現(xiàn)并不是太合適，是否最初選錯(cuò)了軟件?這些都涉及到了軟件選擇的問(wèn)題，我們常說(shuō)選擇比努力更重要，選擇對(duì)了，則事半功倍；選擇錯(cuò)了，則事倍功半。那么，企業(yè)該如何選擇適合的軟件系統(tǒng)呢?本文認(rèn)為企業(yè)選擇軟件應(yīng)該分四步走，步步為營(yíng)，就一定能夠選到適合自己的軟件。

第一步，明確軟件系統(tǒng)要解決什么問(wèn)題

軟件系統(tǒng)歸根到底是一套工具，企業(yè)使用這套工具是要輔助企業(yè)解決問(wèn)題，所以在選擇軟件前首先要明確是希望用這套軟件解決什么問(wèn)題，也就是目的要明確。

近幾年信息化的深入應(yīng)用，在建設(shè)信息系統(tǒng)前。先進(jìn)行整體的規(guī)劃，然后分步實(shí)施，這已經(jīng)在很多企業(yè)達(dá)成了共識(shí)。在規(guī)劃中，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的要求，明確軟件系統(tǒng)要解決什么樣的問(wèn)題，需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么，實(shí)施路徑是怎樣的。

企業(yè)有不同的發(fā)展戰(zhàn)略，相應(yīng)的IT建設(shè)必須符合這一要求，并且為這一戰(zhàn)略提供價(jià)值。譬如筆者曾參與的一家企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略就是要向內(nèi)要效益，要精細(xì)化管理，對(duì)信息化的要求就是固化現(xiàn)有的工作流程，提高工作效率。這家企業(yè)是傳統(tǒng)的制造型企業(yè)，企業(yè)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，內(nèi)部已經(jīng)有了相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，有點(diǎn)類似明茨伯格所分類的機(jī)械化組織，企業(yè)目前面臨的主要問(wèn)題是手工操作效率太慢，希望利用TT手段提高操作效率。這樣的企業(yè)，并不需要軟件有太多的擴(kuò)展功能，最核心的要求是能夠提高現(xiàn)有的工作效率。

而另有一家企業(yè)對(duì)信息化的戰(zhàn)略要求是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)在國(guó)內(nèi)、國(guó)外等多個(gè)分公司的集團(tuán)管控。這家企業(yè)在國(guó)內(nèi)有多家子公司，在國(guó)外也初步創(chuàng)建了幾家分公司，未來(lái)幾年準(zhǔn)備在國(guó)外大力拓展業(yè)務(wù)，對(duì)國(guó)內(nèi)子公司主要通過(guò)戰(zhàn)略管控，對(duì)國(guó)外分公司主要是通過(guò)財(cái)務(wù)管控的方式。分析下來(lái)就明確了這家企業(yè)對(duì)TT建設(shè)的要求就是要具有擴(kuò)展性，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)多家公司的管控，尤其是財(cái)務(wù)管控的功能要強(qiáng)。這樣的要求也非常明確，可以有針對(duì)性的選擇軟件。

在明確軟件系統(tǒng)解決什么樣的問(wèn)題后，在選擇軟件前，還需要理清需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么。任何軟件系統(tǒng)都不是萬(wàn)能的，都是針對(duì)企業(yè)某一部分需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)的，希望一個(gè)軟件解決所有需求是不現(xiàn)實(shí)的，因此企業(yè)需要清楚到底需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)是針對(duì)企業(yè)的什么需求，不同的軟件系統(tǒng)之間是如何相互協(xié)同的，這些軟件系統(tǒng)的實(shí)施步驟是怎樣的，等等。

企業(yè)在明白希望軟件系統(tǒng)解決什么問(wèn)題，也就是有了明確的目的之后，再進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣能最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)。

第二步，要梳理清楚詳細(xì)的軟件需求

很多企業(yè)選擇軟件系統(tǒng)時(shí)，是直接聯(lián)系所有的知名軟件商前來(lái)講解軟件系統(tǒng)，而軟件商也不知道要講解什么，重點(diǎn)是什么，只好把軟件的所有功能都介紹一遍。而實(shí)際上，經(jīng)過(guò)多年的競(jìng)爭(zhēng)，各種軟件系統(tǒng)都在互相學(xué)習(xí)，粗略的聽(tīng)取功能介紹是不能明白各個(gè)軟件之間的差別的。企業(yè)的人聽(tīng)完介紹后往往感覺(jué)軟件的功能太強(qiáng)了，而且不同的軟件之間也差不多，好像都能滿足要求，但心里又沒(méi)有譜，總感覺(jué)差了點(diǎn)什么，導(dǎo)致最后的結(jié)果就是選來(lái)選去選不出結(jié)果。既浪費(fèi)了企業(yè)的時(shí)間，也讓軟件商無(wú)所適從，破壞了雙方的合作關(guān)系。

實(shí)際上，企業(yè)對(duì)自己的需求是最清楚的，而軟件商只是對(duì)自己的軟件最熟悉，企業(yè)有必要先梳理出自己詳細(xì)的需求列表。在梳理企業(yè)自身的詳細(xì)需求時(shí)，很多企業(yè)將業(yè)務(wù)部門(mén)的直接“需求”拿來(lái)作為企業(yè)的需求，而通過(guò)分析會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些需求很多是要求減輕本部門(mén)業(yè)務(wù)工作量的，我們稱之為“表層需求”，各部門(mén)站在本部門(mén)立場(chǎng)上提需求，所提要求常常是只考慮局部、不考慮整體，造成企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間自相矛盾。企業(yè)實(shí)施信息化是為了規(guī)范和提升整個(gè)企業(yè)的管理，應(yīng)該將公司層面的管理需求最大化，而不僅僅是業(yè)務(wù)部門(mén)的“手工業(yè)務(wù)處理的電子化”。這兩個(gè)層面的管理目標(biāo)有時(shí)候會(huì)有一定的沖突，企業(yè)的真實(shí)需求是要站在公司的高度，跨部門(mén)的思考。企業(yè)有必要組織獨(dú)立的隊(duì)伍，必要情況下借助外部咨詢顧問(wèn)的力量，詳細(xì)地梳理企業(yè)的需求。

在具體的需求整理中，企業(yè)可從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：“基礎(chǔ)信息”是對(duì)核心靜態(tài)數(shù)據(jù)的管理需求，如供應(yīng)商、客戶、產(chǎn)品等核心數(shù)據(jù)的管理需求；“性能要求”是對(duì)軟件系統(tǒng)性能的需求，如系統(tǒng)容量、反應(yīng)速度、安全性等；“一般要求”是軟件本身的管理需求，如用戶界面、權(quán)限控制、用戶控制等；然后足企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需求。

在每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域里，需求又可以細(xì)分為基礎(chǔ)需求、核心需求和擴(kuò)展需求。“基礎(chǔ)需求”是企業(yè)的一般性需求或業(yè)務(wù)需求，通常情況下也是大多數(shù)軟件都能滿足的需求；“核心需求”是企業(yè)獨(dú)特的管理、業(yè)務(wù)需求或者關(guān)鍵需求，要求軟件商必須能夠提供解決方案；“擴(kuò)展需求”是不經(jīng)常出現(xiàn)、屬于錦上添花式的需求，或者手工操作也可以接收的需求。

通過(guò)對(duì)企業(yè)需求的梳理，一方面企業(yè)本身有廠穩(wěn)定的可積累的架構(gòu)，任何人再提出的需求經(jīng)過(guò)分析后都是可以添加到列表中，任何人對(duì)需求的爭(zhēng)論都有了討論的基礎(chǔ)，而不至于每次都是空對(duì)空，爭(zhēng)論結(jié)束后什么也沒(méi)有留下來(lái)；另一方面，這也讓軟件商對(duì)企業(yè)的需求有了全面的理解，雙方的溝通也就有了基礎(chǔ)。

在這里，還要特別強(qiáng)調(diào)的是，這樣一份清單一定是企業(yè)自己或者是咨詢公司與企業(yè)一起梳理的需求，是按照企業(yè)的實(shí)際需要梳理的，是以企業(yè)的語(yǔ)言來(lái)整理的，絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的軟件功能列表，更不足技術(shù)術(shù)語(yǔ)。

第三步，開(kāi)始選擇軟件

軟件很多，各有特點(diǎn)，每家軟件擅長(zhǎng)的領(lǐng)域不同。有的擅長(zhǎng)制造，有的擅長(zhǎng)分銷(xiāo)，有的擅長(zhǎng)財(cái)務(wù)，有的擅長(zhǎng)系統(tǒng)整合。由于企業(yè)對(duì)軟件信息掌握的不對(duì)稱，并且信息化的投入對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一筆可觀的支出，企業(yè)都比較慎重，不知該如何選擇。很多企業(yè)都是本著“一分錢(qián)一分貨”的原則，要選軟件就找最貴的，于是乎只要是選ERP，就把國(guó)際大型軟件列在第一位。“只買(mǎi)貴的，不買(mǎi)對(duì)的”，“反正最好的總歸不會(huì)錯(cuò)”，成了一些企業(yè)選擇軟件時(shí)的誤區(qū)。

筆者曾經(jīng)為一家企業(yè)的軟件選型提供過(guò)幫助。這家企業(yè)屬于傳統(tǒng)行業(yè)，年銷(xiāo)售規(guī)模在4個(gè)億左右，準(zhǔn)備實(shí)施ERP軟件，IT部門(mén)的負(fù)責(zé)人到是很敬業(yè)，把軟件供應(yīng)商詳細(xì)列了表，還細(xì)分成了A、B、C級(jí)，列在A級(jí)的是SAP、ORACLE等國(guó)際軟件，B級(jí)的是國(guó)內(nèi)的金蝶、用友、浪潮等軟件，C級(jí)的是當(dāng)?shù)氐闹行≤浖獭Ｈ缓筮@位負(fù)責(zé)人還分別確定了對(duì)A、B、C三級(jí)的不同

策略，A級(jí)要特別關(guān)注，指定了專人跟進(jìn)；B級(jí)適度關(guān)注，有一名員工跟進(jìn)所有的軟件商；C級(jí)是作為最后的選擇，主要是商務(wù)談判的需要。經(jīng)過(guò)與這位負(fù)責(zé)人的簡(jiǎn)單溝通，了解到這家企業(yè)的利潤(rùn)并不是很豐厚，未來(lái)幾年的發(fā)展也是相對(duì)平穩(wěn)，能夠在信息化建設(shè)方面的資金投入也不是很高，因此筆者就直接建議這位負(fù)責(zé)人不要再考慮所謂的A級(jí)軟件，或者向A級(jí)軟件商明確表示自己只選擇中小型企業(yè)解決方案。因?yàn)椋赃@家公司的資金預(yù)算只能勉強(qiáng)支付國(guó)際知名軟件的費(fèi)用，對(duì)于軟件實(shí)施的費(fèi)用、二次開(kāi)發(fā)的費(fèi)用、后期長(zhǎng)期維護(hù)的費(fèi)用、公司使用軟件的成本，公司根本沒(méi)有預(yù)算，可以說(shuō)公司不具備支撐國(guó)際軟件實(shí)施的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。而且反過(guò)來(lái)講，這樣的公司在國(guó)際軟件商眼里，根本不可能被列為A級(jí)名單中，甚至可能都不會(huì)被列為潛在客戶，可是考慮到市場(chǎng)影響，軟件商還不得不參與進(jìn)來(lái)。與其企業(yè)和軟件商花費(fèi)大量的精力在根本不可能的事情上，還不如直接瞄準(zhǔn)目標(biāo)。對(duì)于這家公司的C級(jí)選項(xiàng)，筆者也提出了不同的意見(jiàn)：B級(jí)軟件商根本不會(huì)考慮C級(jí)的商務(wù)壓力，兩者根本不具備可比性。企業(yè)這是在浪費(fèi)自己的時(shí)間，也是預(yù)支了本地中小軟件公司的信任。

買(mǎi)軟件，尤其是大型軟件，絕對(duì)不是一次性買(mǎi)賣(mài)，是企業(yè)和軟件商的共同合作，是建立在雙方共贏的基礎(chǔ)上的長(zhǎng)期合作。因此可以說(shuō)，軟件系統(tǒng)，適合最好。

最后一步，還要選擇適合的實(shí)施團(tuán)隊(duì)

大型軟件系統(tǒng)，不僅僅是一個(gè)軟件，實(shí)質(zhì)上是一套整體的解決方案。軟件是死的，終究要由人去實(shí)施，要人來(lái)使用。即使是成熟的軟件，也只是提供了一個(gè)平臺(tái)，還需要富有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施隊(duì)伍的辛苦努力，“三分軟件，七分實(shí)施”，說(shuō)的就是這個(gè)道理。在選型上，不能只重視軟件產(chǎn)品和實(shí)施廠家的品牌，而忽視實(shí)施團(tuán)隊(duì)。成熟的實(shí)施隊(duì)伍不僅僅考慮軟件本身的功能，還會(huì)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，設(shè)計(jì)詳細(xì)的解決方案，包括軟件的成熟功能和潛在的開(kāi)發(fā)功能，包括本軟件系統(tǒng)與其他軟件的接口和集成等等。其實(shí)，從某種程度上來(lái)說(shuō)，選人、選團(tuán)隊(duì)比選擇實(shí)施公司重要，選實(shí)施公司比選軟件產(chǎn)品重要。一群能夠?qū)⒐芾硭枷肱c軟件實(shí)現(xiàn)相結(jié)合的顧問(wèn)，一個(gè)善于應(yīng)用項(xiàng)目管理策略和方法的項(xiàng)目經(jīng)理，一個(gè)明白業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)和項(xiàng)目運(yùn)作方法的人，一個(gè)理論與實(shí)踐結(jié)合的、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的、合作融洽的團(tuán)隊(duì)，才是項(xiàng)目成功的第一要素。

如圖1所示，企業(yè)信息化是一項(xiàng)艱苦的工作，也是一項(xiàng)能給企業(yè)帶來(lái)巨大價(jià)值的工作，信息化的成功是企業(yè)、軟件、實(shí)施共同努力的結(jié)果，企業(yè)需要把控需求、理解產(chǎn)品、控制實(shí)施，在必要的情況下邀請(qǐng)第三方的咨詢公司輔助企業(yè)也是不錯(cuò)的選擇。