基于工作流的信息管理系統研究

摘要：工作流技術是計算機支持的協同工作(CSCW)研究領域新出現的一門學科它是實現企業業務過程建模，過程管理與集成，最終實現業務過程自動化的核心技術。基于自定義業務流程的工作流技術的研究對于企業的業務流程重組和協同工作技術的發展具有十分重要的意義。

關鍵字：辦公自動化系統；工作流

1工作流技術及信息管理系統概述

隨著各種技術的產生和發展，辦公自動化的內容不斷更新，逐漸豐富。當計算機技術、通信技術、管理科學和行為科學融入辦公自動化領域后，逐漸形成了辦公自動化系統的概念。辦公自動化系統是一種人機系統，指在辦公事務中引入現代化的管理方法，科技手段和各種輔助工具，是部分辦公活動物化于人以外的設備中，人和計算機組成的辦公信息系統。

工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域，它是針對日常工作中具有獨立程序的活動而提出的一個概念。提出的目的是通過將工作分解為定義良好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對它們進行監控，達到提高辦事效率、降低工作成本、提高企業競爭力的目的。實際上，自從進入工業化時代以來有關過程的組織管理與流程的優化工作就一直在進行，它是企業管理的主要研究內容之一。只不過在沒有引入計算機信息系統的支持以前，這些工作都是由人工來完成的。工作流技術一出現馬上就得到廣泛的重視和研究。

2基于工作流技術的信息管理系統與傳統信息管理系統的比較

工作流管理系統與企業傳統信息系統相比有很多的優勢，主要表現在:

2.1降低勞動強度，提高企業經營效率，以便集中精力處理核心業務企業在沒有應用工作流管理系統之前，通常只是運行簡單的基于數據庫的管理信息系統“在那個時候員工必須在不同的窗口中查詢，尋找自己所需的信息以及要完成的任務，復雜且耗時，而運行了工作流管理系統之后只需要查看自己電腦桌面上的任務表就能夠對自己收到待完成的任務一目了然，簡單!清晰!省時“對于高層的管理人員來說無疑更有效率，因為其需審查的工作文件類型復雜且多樣，這樣節省的時間就可以集中精力處理對企業的發展更為重要的核心事務”

2.2縮短運營周期，減少人為差錯，從而提高勞動生產率傳統的信息系統其實并沒有全面實現機上作業，某種程度上只是加強了數據處理的能力，對于業務流程沒有實現簡化的功效“而工作流系統大多是通過郵件傳遞消息，用數據庫存儲信息(如Novel和FileNet合作開發的Ensemble系統)，因此不需要人工傳遞文件與通知事務”待完成的工作信息會自動地進入下一個執行者“這樣就很好地避免了由于公文或文件太多而被丟棄或延期處理的情況，從而減輕了工作強度，縮短了運營周期，顯著提高了工作效率”

2.3新員工可以迅速適應系統，易學易會易用

傳統的企業信息系統通常是基于數據庫開發的一個獨立系統，所以對于計算機操作不是很熟悉的新員工來說培訓工作是在所難免的“而工作流管理系統大多通過類似郵件系統來對消息和文件等進行傳遞，所以只要會上網查收電子郵件，都可以很快適應系統投入工作，從而大大減少了培訓人員的工作量和時間，這對企業用戶和開發商都是很有利的”

2.4可以實現對文件!消息及任務的輕易追蹤，從而易于發現流程瓶頸，為實現企業的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能傳統企業信息系統并沒有完全實現業務流程自動化，并且各個子系統之間通常只是通過數據庫相聯系“而工作流管理系統實現了企業經營過程的流程化，使用它可以輕易追蹤到公文傳送到哪個環節以及在每個階段的響應時間等，以便于領導決策層對業務流程進行分析”分析流程就可以發現，如為什么訂單被延遲處理?哪個部門對業務的響應平均比其他的部門慢?為什么貨物被發送到錯誤的地方等，從而可有的放矢地對流程進行優化“而傳統的方式因為個人通常會太過于接近流程，或者有私己的利益和安排，以至于限制了流程的高效完成142”

2.5隨時隨地辦公，實現事務處理/零響應0

工作流管理系統較傳統的信息系統來說，由于其支持基于郵件的離線處理能力，可以通過WWW來實現任務協作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系統)，從而實現了所謂的移動辦公和處理/零響應0“即使企業中的任何一位員工出差在外，只需要用隨身帶的筆記本電腦或PDA連上Internet就可以批閱公文文件，再通過電子簽名技術保證其真實性和有效性，并及時傳回公司的系統中，進入處理隊列等待后續操作，從而不會因為一個環節的員工出差而影響整個業務的完成時間，也省去了以往的大量交接工作”

2.6靈活地更改任何流程而無需改變系統的其他部分

傳統的企業信息系統如果某一個環節不能適應新的發展要求，就必須由開發商派專人來修改應用程序代碼，有可能要改變整個系統的結構“而基于工作流管理系統的解決方法其優勢就是工作流程描述清晰，并分離于應用程序代碼”這就意味著一個工作流管理系統可以被快速地應用于支持一個新型的企業業務或過程“并且當整個進程發生改變時工作流程也相對容易被修改162”

3系統框架結構設計

在框架中，把一個OA系統分成系統結構和組成單元組織兩部分進行設計，本章將詳細介紹這兩部分的設計過程。

3.1概述

框架的基礎結構設計遵循了傳統多層結構設計方式。其中，用戶接口層(User Interface)完成用戶視圖的定義與控制，應用邏輯層(Business Logic)構建了主要的框架功能，并根據不同的功能采用了不同的技術實現，數據層(Data Access)完成了數據存儲定義和操作規則定義，客戶端與服務器端的交互模式采用了經典的MVC模式。

3.2用戶接口層

用戶接口層(User Interface)的核心任務是提供用戶一個可操作的用戶視圖。

Controller組件監控用戶在視圖上的所有有效操作，并為每個操作產生一個描述該操作對應執行功能的定義(action)，框架設計中處理為一個XML節點數據。當View Controller捕獲到一類特殊事件( Request Submit事件)時整理所有有效的action，形成一個Transaction定義，框架設計中處理為一個XML數據，同時把該定義提交給服務方的TransactionService。完成遞交后View Controller監視服務器的響應(框架設計中處理為一個XML數據，一般包含了視圖數據、格式和操作信息)，View Controller分析該響應數據，執行相應功能，并刷新用戶視圖。

3.4數據處理層

該層的主要功能是完成數據的有效存儲和讀寫。在設計時通過定義、分配角色信息，允許全部用戶的action或部分用戶的action直接進行數據存儲。默認為凡是涉及數據讀寫的用戶action，均需通過Verify Agent的校驗，以提供較高的數據安全性。

在框架中，數據以一個“整體”-有機體出現。在設計數據存儲時，應該根據使用的數據庫服務器進行靈活設計。如使用傳統的關系型數據庫系統進行數據存儲，則應該對“文”的數據進行分割存儲。應另行設計進行拆和整的兩類不同服務，這兩類服務通過配置由Verify Agent調用。為了進一步提高數據的訪問效率，同時應該設計相應的數據緩存機制，如“文”對象緩沖池和流程對象緩沖池，減少磁盤的I/O操作。通過這種處理手段，提供了一致的數據訪問接口，便于后期開發和擴展。

結語

辦公自動化系統在當前信息科學領域中飛速發展，它作為一個多學科綜合應用的技術，辦公自動化系統的研究愈來愈受到廣泛重視。隨著理論研究的不斷深入和信息技術的不斷發展，辦公自動化系統將在社會的各個領域中獲得更加廣泛的應用。本文在閱讀、參考、學習大量國內外相關理論和應用的基礎上，提出了基于工作流和時序邏輯的信息系統框架設計方法。