電子文件利弊談

摘 要：隨著信息技術的快速發展，電子文件作為一種新型文件類型越發被運用到各行各業，但其中也不乏帶來一些弊端。本文分別從正面和反面兩個角度分別闡述了看電子文件的方法及建議。

關鍵詞：正面看電子文件 反面看電子文件

電子文件是伴隨著計算機及網絡技術產生的不同于紙質文件的一種新文件類型，它的結構相對于傳統紙質文件具有不同的涵義和特性，也決定了兩者在本質和功能上的不同。電子文件的生存環境是計算機世界，所以它首先是一種計算機環境意義下文件，結構也就具有計算機文件的結構特征；電子文件的屬概念是“文件”，所以它又從屬于傳統檔案文件，其結構應具有傳統檔案文件的結構特征。

從正面看電子文件

從正面看電子文件就是評價它的進步性，而電子文件的進步可以從其依托的科技本身反映出來。

電子文件的產生，是計算機技術與通信技術在辦公和管理領域的運用。電子文件的科技進步性體現為兩方面：一方面是數字化生存，另一方面是網絡化傳遞。

第一，電子文件的數字化，使文件的記錄方式發生了根本性的變革。一方面它改變了信息的承載介質，使實物媒體，包括紙張、膠片、錄像帶及其他介質，像這些媒體的計算機存儲形式，例如磁盤、光盤等加快轉移。從這種意義上說，電子文件數字化的結果，可以逐漸實現無紙辦公，改善辦公環境。另一方面，數字化大大提高信息處理的質量和速度，實現了生產和管理效率的雙翼齊飛。

第二，電子文件可以被高速檢索。計算機最顯著的優點就是具有高速的運算能力和強大的邏輯判斷能力，借助于這種優勢，在計算機支持的信息系統中，能迅速、多方位地檢索到所需要的信息。

第三，電子文件信息可以借助通信網絡進行遠距離的傳遞和交流。進入20世紀90年代以來，通信網絡的發展日新月異，尤其是從1995年Intenet的國際商業化以來，一個嶄新的世界——網絡世界形成了，電子信息傳遞交流的阻礙和屏障幾乎完全被撤除，電子文件發揮著傳統文件和手工勞動所不能比擬的優勢和功能。

第四，更有利于發揮電子文件的信息資源共享。信息資源較之于材料和能量資源的優越之處，就是能夠實行共享而不損害其本身的完整性。但信息內容必須依附于某種載體而傳遞和利用，而電子文件的信息內容可以從其原來的載體上游離出來，根據利用者的需要，進行多種形式的顯示、輸出，并與其他形式的載體相結合，從而充分發揮信息資源共享的優勢。

第五，電子文件能集成多元化信息。在機讀系統中，電子文件可以運用多媒體技術，做到圖、文、聲并茂，三維立體顯示，真實地再現當時的活動情況，并隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介。

第六，有助于組建國家綜合信息系統。衡量一個國家信息產業發展程度的一項重要指標就是這個國家所組建的信息系統的完善程度與綜合程度。組建國家綜合信息系統的思想源于1950年聯合國教科文組織提出的“國家信息系統”思想，完善的國家信息系統，也有賴于檔案信息系統的建立和完善?，F代科技的發展，尤其是計算機和網絡通信技術的廣泛運用和綜合運用，使得國家信息系統的建立、完善和綜合變成可能。

從反面看電子文件

從反面看電子文件，評判它的挑戰性。這種挑戰性源于電子文件伴隨高科技生而俱來的不足之處。具體表現在以下幾個方面：

第一方面，電子文件難以確認其原始性與真實性。傳統文件原始性與真實性確定的標準有兩個方面。一方面是通過內容與原始載體的結合來確認；另一方面是通過文件的固定結構與格式來確認。而在電子文件中，這兩方面都失去了意義。首先，電子文件內容與載體經常發生結合形式的變化，但其拷貝后的復制件與原件完全一致；另外，隨著計算機軟硬件系統的更新換代，必須將原文件在新的軟件中轉換格式，以保證其可讀性。這樣一來，“原件”的概念變得難以定義。其次，從電子文件的物質結構上看，其并非一目了然，通常也不被用戶所完全了解。因此，電子文件的物質結構顯然不能像傳統文件那樣，成為文件原始性、真實性的重要標準了。就發揮作用而言，電子文件更適合于建立一種邏輯結構。

第二方面，電子文件已很難像紙質文件那樣能夠體現其形成過程。紙質文件由于內容與載體的密切結合，文件的制作、形成過程完全可以通過保存載體的方法反映出來。而電子文件的制作過程已經不再以實物化形式固定下來，除非同一文件使用不同文件名稱，否則當我們在編輯文件時，只要確認新文件對舊文件的“overwrite”，就意味著電子文件制作過程的一切痕跡，包括草稿或修正稿，統統被消滅了。這種過程一旦被消滅，就永無恢復的可能。因而，某一種思想、觀點，一項政策、計劃，一件法案動態形成的過程在傳統文件狀態下能夠輕而易舉、清晰地反映出來，但在電子文件狀態下顯得困難，而且非常容易被忽視。

第三方面，電子文件信息容易失真，而且由于沒有“原本”或“原本”無法讀出，其失真程度難以核對。造成電子文件內容失真甚至破壞的原因有以下幾點：

第一點，由于電子文件的載體和讀寫技術的不穩定性造成信息失真。一般說來，磁盤的壽命是3-5年，光盤也不過30年左右，載體材料的氧化和變質、磁場的影響、讀寫時的機械磨損(尤以磁盤為甚)，很容易破壞甚至抹去電子文件上存儲的信息。另外，讀寫機器系統的更新換代，要求人們將電子文件不斷轉移到新型存儲介質，比如磁盤有由8英寸、到5.25英寸、到3.5英寸的變化，記錄有單面單密度、雙面單密度、雙面雙密度到高密度之發展，介質有磁鼓、磁帶、磁盤、光盤之分。存儲介質的老化及轉移，電子文件的讀寫格式由舊到新等，種種原因引起信息的丟失、失真、變異都是不可避免的。

第二點，由于病毒的影響。大部分計算機病毒是破壞性的，比如著名的DIR2病毒，就是修改com和exe文件的根目錄和子目錄中的文件，而且它的出現，徹底打破了防病毒卡公司的“信仰”，也擊碎了所有用戶欲依賴于防病毒卡以保障系統安全的美夢。從目前看，計算機軟、硬件每更新一次，病毒也更新一次。因此，病毒對于計算機及其電子文件的影響，可以說是如蛆附骨、如影隨形，是計算機用戶永遠揮灑不去的陰霾。

第三點，人為破壞所致。人為破壞對電子文件信息造成損害的途徑也有內外之分。內部途徑是在編輯軟件中設置“邏輯炸彈”，導致系統運行時參數變化而改變信息的準確性，外部途徑是“黑客”攻擊計算機系統，修改甚至毀壞信息，而導致電子文件內容失真。

第四方面，電子文件的證據性難以保障。從各國目前對于電子文件的態度看，事實也是如此。比如法院愿意接收以傳統信息處理方法與技術產生的文件，如書寫、打印、照相復制與縮微膠片等，而對新技術(如數字圖像技術、電子文獻交換)產生和復制的文件，若要成為證據，要受到更多的審查，因為缺乏這類標準及這類技術的有效使用方法。為解決這一問題，各國對證據性價值或內在價值(指文件原件所特有的某種物質材料特征能夠帶來的價值)的電子文件，普遍做法是采用“雙套制”，即在保持電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件。比如在美國，雖然電子文件已被列入聯邦檔案法，成為“官方檔案”，但聯邦區級法院仍然申明，只有打印出來的電子文件，具有證據價值，否則無法確認。在英國也遇到同樣的問題，據英國公共檔案館調查表明，為了保證文件的法律問題，有85％的政府部門仍然要求用紙張拷貝保存全部或部分文件。

第五方面，結構和形式虛擬的文件常常會被忽視保管而無法反映文件的內容。前幾年我國有些檔案學者在談論電子文件時，認為“電子文件把我們帶進了一個‘虛擬文件’和‘虛擬檔案’時代”，應該說這種觀點是言過其實了。電子文件并不等于虛擬文件。虛擬文件(Virtual file)是存在的，但它主要是關系數據庫文件或Hypertext文件、表、多媒體系統。電子文件“虛擬”性質實際上由兩方面因素決定的：一是合成文件的邏輯表達式，二是“動態”數據單元。比如數據庫文件，它往往是調用動態數據庫中存儲的數據單元以邏輯關系組合在一起。如在一個用戶遍布不同地區的分散型數據庫中制作的文件，其中的表冊可能摘自甲地數據庫，正文來自乙地數據庫，而圖形選自丙地數據庫；來自同一數據庫的一份企業員工名冊文件，可以用不同的操作命令來制作，即可以用姓氏拼音字母排序，也可以根據年齡、工資、職稱排序。數據庫文件之所以有“動態”特征，則主要是因為數據庫的數據單元往往被輸入的新數據所代替，如股票、債券、期貨、貿易、天氣預報、交通、金融等數據庫，都是動態變化的，對于這些變值或增值業務活動中形成的電子文件的保存，自然成了一個必須解決的問題，也是一個確實令人感到棘手的問題。當然，解決問題的方法是有的：一是可以對每一次變動都記錄下來并將各種可能出現的組合都加以保存；二是通過建立元數據，建立健全容錯和糾錯的輔助系統及運行記錄系統加以解決。

結論

老子在二千多年前就說過的“禍兮福所倚，福兮禍所伏”，全然可以概括伴隨電子文件而來的正反兩方面效應。我們現在評價電子文件，忘記其正面效應或忘記其反面效應都可能導致產生不正常的情緒?？傊?，電子文件及其依托的智能機器系統，遠遠超過了傳統文件及手動系統，為此人們才致力發展、完善它們。在某些情況下，它們會極大地有利于人類，在某些情況下卻又會有害于人類；在某些情況下又可以對某些領域、某些人有利，對另一些領域和人不利，這取決于創造和使用它們的主體的認識水平、技能操作水平和價值觀念。因此，在我們大力發展高科技、促進技術革命的同時，不可忽視自身觀念和方法的改革，只有這樣，我們才能盡量讓技術革命造福人類自身。

作者簡介：王巍，男，漢族，國華徐州發電有限公司綜合檔案室檔案管理，副研究館員。在《秘書》、《秘書之友》、《檔案學研究》、《山西檔案》、等雜志上發表論文若干篇。