電子文件利弊談

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件作為一種新型文件類型越發(fā)被運(yùn)用到各行各業(yè)，但其中也不乏帶來(lái)一些弊端。本文分別從正面和反面兩個(gè)角度分別闡述了看電子文件的方法及建議。

關(guān)鍵詞：正面看電子文件 反面看電子文件

電子文件是伴隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)產(chǎn)生的不同于紙質(zhì)文件的一種新文件類型，它的結(jié)構(gòu)相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件具有不同的涵義和特性，也決定了兩者在本質(zhì)和功能上的不同。電子文件的生存環(huán)境是計(jì)算機(jī)世界，所以它首先是一種計(jì)算機(jī)環(huán)境意義下文件，結(jié)構(gòu)也就具有計(jì)算機(jī)文件的結(jié)構(gòu)特征；電子文件的屬概念是“文件”，所以它又從屬于傳統(tǒng)檔案文件，其結(jié)構(gòu)應(yīng)具有傳統(tǒng)檔案文件的結(jié)構(gòu)特征。

從正面看電子文件

從正面看電子文件就是評(píng)價(jià)它的進(jìn)步性，而電子文件的進(jìn)步可以從其依托的科技本身反映出來(lái)。

電子文件的產(chǎn)生，是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)在辦公和管理領(lǐng)域的運(yùn)用。電子文件的科技進(jìn)步性體現(xiàn)為兩方面：一方面是數(shù)字化生存，另一方面是網(wǎng)絡(luò)化傳遞。

第一，電子文件的數(shù)字化，使文件的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面它改變了信息的承載介質(zhì)，使實(shí)物媒體，包括紙張、膠片、錄像帶及其他介質(zhì)，像這些媒體的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)形式，例如磁盤(pán)、光盤(pán)等加快轉(zhuǎn)移。從這種意義上說(shuō)，電子文件數(shù)字化的結(jié)果，可以逐漸實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，改善辦公環(huán)境。另一方面，數(shù)字化大大提高信息處理的質(zhì)量和速度，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)和管理效率的雙翼齊飛。……