加強聲像檔案管理之我見

摘要 聲像檔案是隨著社會發展產生的一種新的檔案形式，由于重視不高，存在著一系列的管理問題，作者結合多年的檔案管理經驗，就如何更好地做好這一項基礎工作，提出了一些建議和辦法。

關鍵詞 聲像 檔案 管理

隨著社會發展及辦公條件的改善，在機關工作和開展的各類活動中形成了大量的以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的有保存價值的一些歷史記錄，即聲像檔案。對于這些有價值的聲像檔案的保存，好多單位普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。

大家都知道，檔案管理工作是一項基礎工作，也是一項重要工作，如何更好地保護好、利用好這些生動形象的特殊載體檔案，就成了我們刻不容緩的一項重要工作。

一、聲像檔案管理存在的一些問題

1．管理制度不健全

一是設備的管理混亂。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位都購買了大量的聲像設備，但聲像設備的管理卻是一亂糟。好多單位沒有制定出相應的管理制度和使用要求。致使有的設備閑置，沒有人會用，難以發揮作用，有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用。有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。二是檔案管理制度的混亂。有些機關，企事業單位雖然有專人管理設備，但沒有制定相應的聲像檔案管理制度。有些人認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；還有些人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為，這些錯誤的認識致使聲像檔案沒有集中統一管理。

2．檔案意識薄弱，沒能及時完整歸檔

一是表現在絕大多數單位雖配有專門的聲像攝錄設備，但沒有配置專門的攝錄人員，在單位一些重大活動中，有些聲像資料的攝錄屬個人自發的行為，或者雖然當時安排了單位的兼職人員從事攝錄工作，但由于當時沒有及時收集歸檔，時間長了，人員換了，個人往往以屬于自己個人的著作權為由，不愿移交單位歸檔保存，從而導致聲像資料權屬不清的問題，致使部分珍貴的聲像資料保存在個人手中。二是聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。但有些單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3．保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。必須設置聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，但大部分單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

4．聲像檔案流失嚴重

眾所周知，全市各單位每年組織重大活動，召開重要會議，都要安排人員攝影錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是部分攝錄人員根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤認為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存，從而造成檔案流失。二是人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控和流失。

二、 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

1．加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

一是對聲像設備的管理，各單位要指派出特定人員對其設備進行保管，使其不受損壞，得到有效合理地利用。二是對聲像檔案的管理，要制定檔案管理工作目標，明確檔案工作責任制，制定出一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。比如可出臺《聲像設備管理辦法》、《聲像檔案管理辦法》等，建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

2．加強宣傳、提高意識，使檔案完整歸檔

要把《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》等檔案法律法規的學習納入普法范圍，重點加強對各級領導干部、公務員、專業技術人員和檔案工作人員的宣傳教育，提高執行檔案法律法規的自覺性。要開展形式多樣的學習宣傳活動，擴大檔案法律法規的社會影響，不斷增強全社會的檔案法制意識。例如，可開展一些有關檔案法方面的知識競賽，開辟專欄宣傳檔案工作，進一步提高社會依法治檔的意識，提高人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。使每份資料都能及時歸檔，妥善管理。

3．實行聲像檔案培訓制度，組織開展聲像檔案管理的研討活動

要求各機關、企事業單位的分管檔案的有關領導、聲像檔案管理人員及錄音、錄像攝制人員參加培訓，參加研討，以提高整個檔案管理隊伍的政治素質、攝錄技術、管理水平和歸檔意識。

4．結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。