澳大利亞維多利亞州電子文件策略研究

王璟璇

隨著電子政務(wù)的推進(jìn)，大量政府公文以數(shù)字形式存在。如何克服這些數(shù)字信息自身的缺陷，保持電子公文的真實性、法律憑證性以及長期可用性，是一個重要的問題。澳大利亞維多利亞州電子文件策略（Victorian Electronic Records Strategy, 簡稱VERS）的開發(fā)和推廣實施提供了一種思路。

VERS的發(fā)展歷史

VERS是由澳大利亞維多利亞州檔案館（Public Record Office Victoria, PROV）開發(fā)的一套完善的電子文件管理方案。它包含了標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)、培訓(xùn)、咨詢和項目實施的整體框架，解決了電子文件的捕獲、管理和長期保存問題。

VERS經(jīng)歷了前期論證、標(biāo)準(zhǔn)制定、試驗演示、平臺推廣和深化發(fā)展五個階段。前期理論論證自1995年始，主要想法闡明在1996年發(fā)布的研究報告《永久保存電子文件》中。1998年項目組開發(fā)了VERS原型系統(tǒng)，從實踐上進(jìn)一步論證了VERS的初期設(shè)想，并于次年發(fā)布了《VERS最終報告》。2000年4月，維多利亞電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)出臺，2003年7月推出了2.0版本。新版本包含一個標(biāo)準(zhǔn)和五個技術(shù)規(guī)范，此外還分別附加了建議文件（Advice），提供相關(guān)的背景信息、說明性材料和示例。

標(biāo)準(zhǔn)的制定并非VERS項目的最終目的，促進(jìn)VERS在全州、全國乃至全世界的推廣應(yīng)用才是其真正使命。因此，項目組于1999至2002年在維多利亞州基建部門實施了VERS，2002年又成立了“VERS卓越中心”負(fù)責(zé)VERS的推廣、指導(dǎo)和咨詢工作以及日后的數(shù)字檔案館建設(shè)。

VERS的管理思想

在十幾年的發(fā)展歷程中，VERS經(jīng)受住了理論和實踐的考驗，得到多國電子文件管理專家的普遍認(rèn)可，成為世界領(lǐng)先的電子文件管理解決方案。

1、目標(biāo)和技術(shù)路線

政府機(jī)構(gòu)是VERS的應(yīng)用對象，VERS的核心目標(biāo)是實現(xiàn)由政府機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件可靠且真實地歸檔和長期保存。

采用面向數(shù)據(jù)（data-driven）的方法捕獲和保存電子文件是VERS所采取的基本技術(shù)路線。這點早在《永久保存電子文件》中就予以闡明。面向數(shù)據(jù)的方法不同于那種以系統(tǒng)為導(dǎo)向、專注于系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計的方法。采用這一路線主要是基于“經(jīng)濟(jì)、有效、長期”的原則。首先，電子文件的生命周期應(yīng)超過任何保存它們的系統(tǒng)，這就要求電子文件能夠獨立于任何系統(tǒng)和平臺，實現(xiàn)自我描述和自我證明；其次，面向數(shù)據(jù)的方法以數(shù)據(jù)為管理中心，凡是能夠按照VERS要求輸出或捕獲滿足要求的電子文件的系統(tǒng)或平臺都是可行的，這就避免了將現(xiàn)有文件系統(tǒng)撤銷后再建新系統(tǒng)的昂貴代價。VERS注重與現(xiàn)有系統(tǒng)的結(jié)合，因而實施推廣起來更加經(jīng)濟(jì)有效。

2、電子文件的捕獲、管理與長期保存

（1）捕獲

《永久保存電子文件》建議電子文件形成時就應(yīng)將其捕獲進(jìn)文件保存系統(tǒng)，以最大程度地保證電子文件作為證據(jù)的可靠性。捕獲的同時需要將電子文件轉(zhuǎn)換為VERS規(guī)定的長期保存格式。對于電子文件的背景信息等元數(shù)據(jù)，要求文件捕獲系統(tǒng)可以自動生成VERS元數(shù)據(jù)規(guī)范中規(guī)定的元數(shù)據(jù)，并以XML格式描述。

（2）管理和長期保存

VERS將電子文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)裝進(jìn)VEO（VERS Encapsulated Objects）。VEO是一個能夠自我證明、自我描述的獨立對象，可以獨立于任何軟件系統(tǒng)和平臺，實現(xiàn)電子文件的長期保存。

VERS標(biāo)準(zhǔn)2.0中定義了三類VEO，即文件VEO（Record VEO）、案卷VEO（File VEO）和修改VEO（Modified VEO）。在VEO中，文件具有一定的層次結(jié)構(gòu)，而相應(yīng)的元數(shù)據(jù)就層層封裝在每層結(jié)構(gòu)的外部，類似于層層包裹的洋蔥，故又稱為“洋蔥結(jié)構(gòu)”。

文件VEO是最常見的VEO，基本結(jié)構(gòu)如下圖：

VERS實現(xiàn)電子文件的長期保存主要在于三點：

第一，電子文件使用長期保存格式。電子文件被捕獲后，VERS標(biāo)準(zhǔn)要求電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，使其成為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的長期保存格式。VERS規(guī)定的長期保存格式主要是PDF和TIFF格式。PDF格式有幾個顯著優(yōu)勢：一是十分靈活，可以從任何產(chǎn)生Postscript（一種標(biāo)準(zhǔn)印刷語言）的應(yīng)用軟件中生成；二是能如實保留原有文件的內(nèi)容與外觀；三是被業(yè)界和用戶廣泛支持和使用，具有較強(qiáng)的互操作性和兼容性。

第二，封裝。VERS使用封裝技術(shù)將電子文件的內(nèi)容、元數(shù)據(jù)和數(shù)字簽名捆綁在一起，打包成VEO，文件層、文檔層和編碼層分別由XML格式的元數(shù)據(jù)來描述。其封裝過程如下：

第三，數(shù)字簽名。VEO封裝了數(shù)字簽名等認(rèn)證信息，從而實現(xiàn)數(shù)字對象的自我訪問控制和安全管理。

封裝技術(shù)和數(shù)字簽名雖然保護(hù)了VEO不被非法篡改和存取，但也固化了電子文件的內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)，妨礙了對電子文件進(jìn)行正常的增補(bǔ)修改。為實現(xiàn)元數(shù)據(jù)增補(bǔ)而又不影響證據(jù)的完整性，VERS將需要增補(bǔ)元數(shù)據(jù)的VEO整個作為內(nèi)容信息，與所附加的元數(shù)據(jù)封裝在一起，附上數(shù)字簽名形成新的VEO，即“修改VEO”。

當(dāng)實現(xiàn)文檔格式轉(zhuǎn)換、文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)封裝并加附數(shù)字簽名之后，就形成了一個可以自我證明、自我描述的VEO。隨后可以將其移交給檔案館永久保存和存取利用。

VERS的特色與不足

VERS具有以下特色：

（1）基于前沿理論、方法和技術(shù)，體現(xiàn)科學(xué)性和先進(jìn)性

VERS源于文件連續(xù)體理論，采用XML技術(shù)、封裝技術(shù)、數(shù)字簽名等先進(jìn)技術(shù)實現(xiàn)電子文件的規(guī)范化管理及長期保存，并通過不同關(guān)聯(lián)描述將多份單個文件聯(lián)系在一起，建立電子文件之間的關(guān)聯(lián)，反映了先進(jìn)的管理策略。

（2）標(biāo)準(zhǔn)配套性好，操作性強(qiáng)

VERS標(biāo)準(zhǔn)2.0包含的一個標(biāo)準(zhǔn)和五個技術(shù)規(guī)范，不僅內(nèi)容具體，而且各規(guī)范之間緊密關(guān)聯(lián)、互為支撐。除標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外，還編制了建議文件以指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用。VERS標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建了電子文件從形成機(jī)關(guān)到檔案館集中歸檔的整套解決方案，為文件保管員、檔案人員、計算機(jī)開發(fā)人員提供了較具體的實施方案，具有較強(qiáng)的操作性。

（3）元數(shù)據(jù)集體系龐大，結(jié)構(gòu)獨特，具備靈活性和兼容性

VERS共定義了159個元數(shù)據(jù)元素，幾乎囊括了電子文件生命運動中涉及的所有元數(shù)據(jù)項目。雖然元素較多，但卻具有鮮明的結(jié)構(gòu)性和層次性。為便于元數(shù)據(jù)集應(yīng)用，VERS將元素分為三類：必選項、條件項和可選項。除了必須具備必選元素外，各機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身實際靈活選用合適的元素。在制定VERS元數(shù)據(jù)集時，主要參照了澳大利亞國家檔案館（NAA）的文件保存元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（RKMS）和澳大利亞政府定位服務(wù)元數(shù)據(jù)集（AGLS），很好地實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)間的兼容。

（4）電子文件具有多文檔格式

VERS的另一特色是在封裝對象中，電子文件可以包容多文檔內(nèi)容，每份文檔又允許有多種格式的編碼，這不僅降低了文件管理的風(fēng)險，還方便了文件利用。VERS支持保存電子文檔的最初格式，例如一份Word文件在轉(zhuǎn)換為PDF保存的同時，還可以將原Word格式的文檔編碼封裝進(jìn)VEO。這既考慮到現(xiàn)在還無法預(yù)知哪種數(shù)字信息格式能夠真正經(jīng)受住時間的考驗，也是因為在某些情況下使用原格式可能比PDF更方便。不過，多文檔格式也存在一個缺陷，即增加了電子文件的存儲空間，因此有必要在安全便捷和存儲空間之間尋求平衡點。

VERS不足之處主要有兩點。首先，VERS所指的電子文件僅限于靜態(tài)文件（字處理文件和圖像），它沒有給出聲音、視頻以及多媒體等數(shù)字資源的管理方法。其次，VERS只是一個州級標(biāo)準(zhǔn)，沒有上升到國家乃至國際標(biāo)準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

1. VERS的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和建議文件參見http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/default.htm

2. Howard Quenault.VERS:Building a Digital Record Heritage.2004. http://www.vala.org.au/vala2004/2004pdfs/13Quena.PDF

3. The Public Record Office of Victoria.Keeping Electronic Records Forever, Records Management Vision Development. http:// www.prov.vic.gov.au/vers/pdf/kerf.pdf

4. 胡雨、劉越男：《澳大利亞維多利亞州電子文件策略及其啟示》，《山西檔案》 2007年第4期。

作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院