高校評估前的檔案工作

支貴生

教育部在全國普通高等院校開展的本科教學工作水平評估是正在實施中的高等教育質量工程的一個重要環節，也是推動高校提高教學質量、提升辦學水平、擴大社會聲譽的重大舉措。依據以往高校評估過程看,評估專家除了實地考察了解高校的實際情況之外,一項重要的工作就是系統地審閱學校各項工作形成的檔案資料,通過審閱原始檔案資料了解學校各項工作的發展過程,從而做出客觀的估價。檔案工作在評估中顯示了它無可替代的作用。

一、增強檔案工作的自評自建意識和全體教職工的檔案意識，促進檔案服務意識

教學評估是高校檔案工作發展的良好契機，在教學評估之前要重視檔案的自查自評工作，全體動員，努力使高校檔案工作形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制，使這種周期性的自評機制能夠成為高校檔案工作自我驅動的動力，推動檔案工作構筑扎實基礎，與時俱進，持續發展，使高校檔案工作步入規范化的軌道。

無論綜合性評估還是專項評估，其評價指標體系都是系統而完整的，觀測點是全方位的，特別是本科教學工作水平評估，它涉及學校工作的方方面面，要求各方面的檔案都應當是齊全完備的。因此，迎評過程中的檔案建設需要動員各方面和各層面的人員積極參與，使每位教師都要參與對歷年試卷、畢業論文和畢業設計等存檔資料的自查與整理，通過全員參與的過程全面促進自評自建意識，盡可能使檔案材料規范完善。

學校在迎接評估的準備過程中，應將評估指標各項內容所需文件、檔案材料細化，并層層落實到各個院系、處室，使全校教職工和專兼職檔案員緊密結合，增強歸檔自覺性，做好歸檔工作。要使檔案人員認識到自身所肩負的責任,更加自覺地努力工作，提高業務素質，拓寬知識面，積極主動地提供高質量、高效率的服務,充分發揮高校檔案在評估中的作用。

第一，積極主動做好檔案資源的收集工作。從實際情況看，相當一部分檔案資源長期散存在部門或個人手中，尤其是科技、聲像檔案收集難度大，這就需要檔案工作者變被動收集檔案為主動上門服務，宣傳檔案工作的重要性、增強檔案意識。

第二，準確地把握評估工作對檔案工作的要求，學習總結一切創造性的先進做法和成果，為評估工作進行全面服務。檔案部門要借助評估工作的強大推動力，進一步提高檔案的服務功能，檔案管理人員要更新觀念，正確認識檔案管理工作在當今高校評估中的重要地位和所發揮的巨大作用，在職能上要從管理型向服務型轉變。

第三，提高自身的業務素質，力爭在評估中為評估專家提供快捷、準確的檔案材料。能否及時準確地提供檔案材料是評估專家衡量高校管理水平的重要依據，在目前信息查閱、信息處理、信息傳輸速度日益發達的網絡時代，檔案管理人員更應該提高業務水平、更新觀念、強化服務意識、端正服務態度，提高服務效率，更新知識結構，提高整體素質，以便迅速準確地從浩如煙海的檔案信息中找到評估專家所需的檔案信息。

二、豐富館藏，查漏補缺是本科教學工作水平評估之前檔案工作的首要任務

高校本科教學工作水平評估的指標體系包括辦學指導思想、師資隊伍、教學管理、學風、教學效果、畢業論文或畢業設計和思想道德修養七項一級指標，評估范圍涉及學校整體工作的方方面面，所以完整、充實、豐富的檔案材料在教學工作水平評估中的作用是不可替代的。任何一所高校要接受本科教學工作水平評估,無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開檔案信息，最有說服力的依據也是檔案材料，評估專家只有全面掌握了解由檔案材料整理歸納出來的真實數據資料，才能對一個評估單位的辦學實力和辦學水平進行全面評價。若在評估過程中拿不出“真憑實據”，評估工作也就難以進行。

目前高校檔案室庫藏檔案，在數量與質量上都難以滿足各級評估材料整理工作的需要。因此，檔案部門必須以迎接本科教學工作水平評估為契機，遵循一定的原則和方法，從其形成、積累開始入手，加以規范或統一，并進行科學合理的分類整理等系統化處理，對照教學評估指標體系方案要求,加大檔案建設的宣傳力度,強化各職能部門和二級學院檔案員建檔、收集、整理、歸檔、立卷等技能培訓工作,擴大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道，查漏補缺；盡量做到經常性收集與集中性收集相結合，主動送交與上門收集相結合，歸檔范圍內與歸檔范圍外相結合，特別是對師資隊伍、學風、教學效果、教學評價、實踐教學、教學質量監控、多媒體課件、專業地位與特色、畢業生在各自工作崗位上的業績成就等非文件材料和電子文件多加關注，不斷豐富館藏,做到數量充足、質量優化、成分充實、結構合理，全面反映學校的教書育人情況，為準備豐富、翔實的本科教學工作水平評估匯報材料打下堅實的基礎。

迎評材料主要來源于學校教學檔案資料，而教學檔案資料是長期教學改革實踐中形成的原始記錄。在日常檔案工作中，要堅持檔案工作“四同步”的原則，在教學改革實踐的同時，同步做好教學檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，真實系統地記載和反映教學實踐活動，使評估支撐材料準備工作形成良好的先天基礎。努力使管理工作規范，該建檔的建檔、該歸檔的歸檔，功夫下在平時。

近些年來，伴隨著我國高等教育的快速發展，各高校的教學、科研以及基本建設等方面都在發生著日新月異的變化，反映改革建設與發展的信息資料應當是十分豐富的。由于在學校各層面的工作群體中客觀存在著檔案意識的強弱差異，使得某些工作或環節的檔案資料未能及時整理成卷或未能及時收集入檔，要彌補這些缺失，充實檔案卷宗，就要借迎評階段全面動員，全員參與之機，組織相關人員在對具體工作實踐的真實過程進行回顧的基礎上，廣泛收集散存的原始件，匯總整理并充實到檔案資料體系中去。

與此同時，由于迎評工作本身又是對至少近三年時限長度的學校工作的整體總結或專項總結，所以，可以借此機會形成具有較為完備的階段性總結材料及時歸入檔案資料庫，充實檔案全宗。

再者，近些年來多數高校始終處于快速變化的動態發展過程，師資隊伍、學生規模、基本建設、體制結構、課程體系等方面的資料，尤其是各種數據變化頻繁。再加上不同的職能部門依據本部門的職能職責會對相同項目的數據進行統計和使用，使有些數據出現多頭統計的現象，檔案資料會或多或少地存在數據矛盾和表述不一的問題。 在迎評階段的檔案建設中，應當對學校狀態數據及各方面資料進行全面的核實與修正，明確數據統計的統一口徑和標準，明確特定部門統計的特定數據的權威性。

三、優化檔案工作隊伍，使之與檔案管理規范化、現代化和高效化的要求相適應

高校評估中的考察不僅依重于校級檔案資料庫的信息途徑，而且由于評估工作要求全面、深入、細致，評估專家還要在走訪基層單位的過程中隨時調閱各職能部門和院系的檔案庫存資料。而就高校檔案管理隊伍的普遍現狀來看，學校各職能部門和各教學單位的多數檔案工作人員還兼任著本單位其他業務管理工作，且接受過檔案專業高等學歷教育者較少。高校評估中的指標要求和評價標準的逐步提高以及檔案信息化建設進程的推進都對檔案工作人員的思想業務素質和技能水平提出了更高的要求。這就使得檔案管理隊伍的培養和訓練顯得尤為重要。高校應當有計劃、有步驟、有針對性地對檔案工作人員進行多種形式的教育培訓和指導，促使他們系統學習和掌握檔案業務的知識規律和方法，并實現工作理念、知識結構和工作技能的同步更新，不斷增強對檔案現代化管理的適應性。要通過建立和完善有效的培訓機制和考核機制為檔案管理水平的不斷提高提供有力保證。

作者單位：南陽師范學院文學與新聞傳播學院